Πώς να δημιουργήσετε ένα διαφημιστικό ταχυδρομείο

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Ετοιμαστείτε
• Μέρος 2 Εκτελέστε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με το Microsoft Office
• Μέρος 3 Πραγματοποίηση συγχώνευσης αλληλογραφίας με το OpenOffice

Η Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια λειτουργία των περισσότερων σουιτών γραφείου που σας επιτρέπει να προσαρμόσετε ένα βασικό έγγραφο πριν την αποστείλετε σε πολλούς παραλήπτες. Είναι δυνατή η δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για μεγάλο αριθμό διαφορετικών εγγράφων, όπως φακέλους, ετικέτες, επιστολές, s faxes ή ακόμα αριθμημένα κουπόνια και κουπόνια.

στάδια

Μέρος 1 Ετοιμαστείτε

1. 
   

   
   Δημιουργήστε το αρχείο δεδομένων σας. Μπορεί επίσης να είναι ένα φύλλο εργασίας (τύπος Excel), ένα χαμηλό δεδομένο ή ένα έγγραφο που έχει τη σωστή μορφοποίηση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, εταιρείες ή άτομα χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα, επομένως αυτή είναι η επιλογή που θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα στο υπόλοιπο του παρόντος άρθρου.
   • Το αρχείο δεδομένων σας πρέπει να περιέχει όλες τις πληροφορίες που σκοπεύετε να μεταβάλλετε μεταξύ δύο αντιγράφων. Για παράδειγμα, εάν αποφασίσετε να στείλετε μια επιστολή προσαρμοσμένης φόρμας, το αρχείο δεδομένων σας θα πρέπει να περιέχει τουλάχιστον τα ονόματα και τις διευθύνσεις των ατόμων στα οποία θέλετε να στείλετε την επιστολή.
     • Σε μια γραμμή, τοποθετήστε κάθε στοιχείο πληροφοριών σε ένα κελί στο υπολογιστικό φύλλο. Έτσι, στο τέλος της κατασκευής του αρχείου δεδομένων σας, κάθε κατηγορία πληροφοριών (όνομα, όνομα, διεύθυνση ...) θα πρέπει να έχει τη δική της στήλη.
   • Επιλέξτε αντίστοιχες επικεφαλίδες για κάθε στήλη σας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας συνδέει τη στήλη δεδομένων μετά τη στήλη. Έτσι, ανεξάρτητα από το λογισμικό που χρησιμοποιείται, θα σκεφτεί ότι η πρώτη γραμμή κάθε στήλης αντιστοιχεί στον τύπο πληροφοριών που υπάρχουν στην υπόλοιπη στήλη. Σας συμβουλεύουμε λοιπόν να χρησιμοποιήσετε ονόματα που σας φαίνονται σχετικά, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε το δρόμο σας.
     • Για παράδειγμα, εάν η στήλη σας χρησιμοποιείται για την αποθήκευση ονομάτων, το αργό θα μπορούσε να είναι "Όνομα" και κάτω από τη βραδύτητα θα μπορούσατε να εισάγετε τα τελευταία ονόματα των εμπλεκόμενων ατόμων. Έτσι, στο επόμενο βήμα της αποστολής μηνυμάτων, όταν το λογισμικό σας ρωτά ποιο πεδίο θέλετε να εισάγετε στον τύπο σας, θα δείτε "Όνομα" γραμμένο και θα θυμάστε τι είναι.
   • Τα άτομα με τη σουίτα του Microsoft Office που χρησιμοποιούν το Microsoft Outlook για να γράψουν τα δικά τους έχουν επίσης την επιλογή να χρησιμοποιούν το βιβλίο διευθύνσεων τους ως αρχείο δεδομένων.

2. 
   

   
   
   
   Αποθηκεύστε το αρχείο δεδομένων σας. Αποθηκεύστε το σε ένα μέρος που θα θυμάστε εύκολα και θα του δώσετε ένα διφορούμενο όνομα για να το βρείτε εύκολα.

3. 
   

   
   Γράψτε το βασικό σας έγγραφο τώρα. Αυτό είναι το έγγραφο τύπου που θα προσαρμόσετε αργότερα. Για παράδειγμα, αν αποφασίσετε να περιγράψετε ένα δείγμα επιστολής, το βασικό σας έγγραφο θα είναι το ίδιο το γράμμα. Όλα τα πεδία που θέλετε να προσαρμόσετε με τη συγχώνευση αλληλογραφίας θα πρέπει να παραμείνουν κενά αυτή τη στιγμή.

Μέρος 2 Εκτελέστε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με το Microsoft Office

1. 
   

   
   Μεταβείτε στη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Ανοίξτε το βασικό έγγραφο και κάντε κλικ στην επιλογή "Συγχώνευση αλληλογραφίας", έπειτα "Εκκίνηση συγχώνευσης αλληλογραφίας" και στη συνέχεια "Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα". Εάν η λειτουργικότητα δεν είναι εμφανής, κάντε κλικ στο "Εργαλεία"> "Γραμματοσειρές και αλληλογραφία"> "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

2. 
   

   
   
   
   Απαντήστε στις ερωτήσεις του Microsoft Office. Το εργαλείο αλληλογραφίας του Word έχει μερικά βήματα που πρέπει να κάνετε για να διευκολύνετε τη ζωή σας και να συγχωνεύσετε τα δεδομένα μεταξύ του βασικού εγγράφου και του αρχείου δεδομένων σας, το οποίο είναι εξυπνότερο και καλύτερα προσαρμοσμένο στις ανάγκες σας.
   • Αρχίστε με την ένδειξη του τύπου εγγράφου του εγγράφου προέλευσης. Κάντε κλικ στον πλησιέστερο στον τύπο του εγγράφου και κάντε κλικ στο κουμπί Next: Basic Document.
   • Καθορίστε το βασικό έγγραφο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν έχετε ακολουθήσει τις εξηγήσεις μας μέχρι στιγμής, θα πρέπει να μπορείτε να ελέγξετε το πλαίσιο "Χρήση του τρέχοντος εγγράφου". Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο: Επιλέξτε παραλήπτες".

3. 
   

   
   Επιλέξτε το Word που καλεί "μια υπάρχουσα λίστα". Αυτό είναι στην πραγματικότητα το αρχείο δεδομένων που δημιουργήσατε νωρίτερα. Επιλέξτε το πλαίσιο και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να περιηγηθείτε στον υπολογιστή σας για να βρείτε το αρχείο δεδομένων σας και να το συνδέσετε με το έγγραφο προέλευσης.
   • Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, αυτό είναι δυνατό επίσης, απλά ελέγξτε το αντίστοιχο πλαίσιο.

4. 
   

   
   Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Το Office σάς επιτρέπει να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε ολόκληρες στήλες πληροφοριών όπως κρίνετε κατάλληλο. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να συμπληρώσετε στο βασικό σας έγγραφο, καθιστώντας το αρχείο δεδομένων πιο ευέλικτο, καθώς θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές πληροφορίες σε διαφορετικές αποστολές. Όταν όλα φαίνονται σωστά, κάντε κλικ στο "Επόμενο".
   • Τα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν κάνοντας κλικ στο κεφάλι κάθε στήλης. Αυτό σας επιτρέπει, για παράδειγμα, να περιηγηθείτε γρήγορα και να βρείτε ακριβείς πληροφορίες, αν το αρχείο δεδομένων σας επιβάλλει.

5. 
   

   
   Εισάγετε πεδία στο βασικό έγγραφο. Σε αυτή τη νέα σελίδα του οδηγού αποστολής μηνυμάτων, θα σας ζητηθεί να γράψετε το βασικό σας έγγραφο (αν δεν το έχετε κάνει ήδη) και θα σας προσφέρουμε επίσης μια ευρεία επιλογή επιλογών για να εισάγετε πεδία δεδομένων από το αρχείο δεδομένων σας βασικό έγγραφο.
   • Για να εισαγάγετε ένα πεδίο στο βασικό σας έγγραφο, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να τοποθετήσετε το πεδίο και κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί στον οδηγό για να εισάγετε το πεδίο.
     • Είναι δυνατό να διαγράψετε ένα πενιχρό πεδίο ή να το τοποθετήσετε δύο φορές πατώντας το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιό σας, σαν να προσπαθείτε να διαγράψετε ένα απλό γράμμα στο Word.
   • Οι προρυθμισμένες επιλογές ποικίλλουν ελαφρώς ανάλογα με τον τύπο εγγράφου που έχετε ορίσει στο Word. Το Office καταβάλλει κάθε προσπάθεια για να παρέχει τα σωστά είδη δεδομένων βάσει του αρχείου δεδομένων που έχετε επιλέξει. Για παράδειγμα, εάν έχετε δηλώσει στο Word ότι γράφετε ένα γράμμα φόρμας, μπορείτε να δείτε μια επιλογή που σας επιτρέπει να εισάγετε ένα μπλοκ διευθύνσεων που περιλαμβάνει το όνομα και το όνομα του παραλήπτη καθώς και την πλήρη διεύθυνση του, μερικές γραμμές.
     • Ορισμένες προρυθμισμένες επιλογές θα ανοίξουν αυτόματα δευτερεύοντα παράθυρα για να σας επιτρέψουν να συμπληρώσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες. Αλλά μην ανησυχείτε, όλα αυτά εξηγούνται πάντοτε με αρκετά σαφή και εύκολο τρόπο κατανόησης.
     • Εάν χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις προρυθμισμένες επιλογές και το Word δεν φαίνεται να μπορεί να βρει τις σωστές πληροφορίες στο αρχείο δεδομένων σας, αυτό δεν είναι ένα πρόβλημα: κάντε κλικ στο "Ταίριασμα πεδίων" και πείτε στο πρόγραμμα τι αντιστοιχεί σε κάθε πεδίο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δείξετε στο Word ότι πρέπει να χρησιμοποιήσει τη στήλη "Όνομα" του αρχείου δεδομένων σας για να συμπληρώσετε το πεδίο "Επώνυμο" στο μπλοκ διευθύνσεων του εγγράφου προέλευσης.
   • Για να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας πεδία, κάντε κλικ στο "Πρόσθετες επιλογές". Στη συνέχεια θα μπορείτε να δείτε τις κεφαλίδες των στηλών σας και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτά τα ονόματα.

6. 
   

   
   Ελέγξτε τις επιστολές σας. Όταν χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι τα προσαρμοσμένα πεδία θα περιέχουν μόνο τα ακριβή δεδομένα (αυτά που εισήχθησαν από το αρχείο δεδομένων σας) κατά τη στιγμή της εκτύπωσης. Ωστόσο, το Office σάς επιτρέπει να κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου σας για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστά τοποθετημένες όπως αποφασίσατε τοποθετώντας τα διαφορετικά πεδία. Μην διστάσετε να κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου σας αρκετές φορές, μέχρις ότου τα πάντα είναι ακριβώς όπως το θέλετε.

7. 
   

   
   Ολοκληρώστε τη συγχώνευση των δύο εγγράφων σας. Το τελευταίο βήμα του βοηθού συγχώνευσης βήμα προς βήμα σας ενημερώνει ότι όλα βρίσκονται στη θέση του και ότι το λογισμικό είναι έτοιμο να ξεκινήσει να εκτυπώνει τα έγγραφά σας. Στη συνέχεια, θα εκτυπώσει όσα αντίγραφα χρειάζονται, μεταβάλλοντας μεταξύ των πεδίων που καθορίσατε στο έγγραφο προέλευσης.
   • Μπορείτε να κάνετε μεμονωμένες αλλαγές στα γράμματα της επιλογής σας κάνοντας κλικ στο πλήκτρο "Επεξεργασία γραμμάτων μεμονωμένα" προτού αρχίσετε να εκτυπώνετε τα έγγραφα.

Μέρος 3 Πραγματοποίηση συγχώνευσης αλληλογραφίας με το OpenOffice

1. 
   

   
   Δημιουργία βάσης δεδομένων. Με το OpenOffice.org, μια συγχώνευση αλληλογραφίας απαιτεί πάντα μια βάση δεδομένων, ωστόσο, μπορείτε να τοποθετήσετε τα δεδομένα σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο (όπως το Excel ή το Calc) πρώτα.
   • Στο βασικό σας έγγραφο, ανοίξτε το μενού Αρχείο και επιλέξτε την επιλογή δημιουργίας μιας νέας βάσης δεδομένων.
   • Στο παράθυρο που μόλις ανοίξατε, επιλέξτε το πλαίσιο "Σύνδεση σε υπάρχουσα βάση δεδομένων". Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "υπολογιστικό φύλλο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
   • Στην επόμενη σελίδα, πείτε στο OpenOffice.org τη διαδρομή για να αποκτήσετε πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν θέλετε ή όχι να εισαχθεί ένας κωδικός πρόσβασης στη βάση δεδομένων, επιλέγοντας το πλαίσιο κάτω από τη διαδρομή του αρχείου δεδομένων. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
   • Σε αυτό το παράθυρο, επιλέξτε εάν θέλετε ή όχι να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων στον υπολογιστή σας (για ευκολότερη πρόσβαση αργότερα) και να επιλέξετε εάν θέλετε ή όχι να ανοίξετε τη βάση δεδομένων ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτήν (Αυτό πιθανώς δεν είναι δεν είναι απαραίτητο αν μόλις δημιουργήσατε το υπολογιστικό σας φύλλο). Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων.
     • Δώστε στη βάση δεδομένων σας ένα εύκολο όνομα για να θυμάστε, ώστε να μην χάνετε χρόνο ψάχνοντας για αυτό αργότερα.

2. 
   

   
   Εισάγετε τα πεδία σας. Τώρα που το βασικό σας έγγραφο συνδέεται με μια εύχρηστη βάση δεδομένων για το OpenOffice.org, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συγχωνεύσετε τα δεδομένα της επιλογής σας στη συγχώνευση αλληλογραφίας σας.
   • Κάντε κλικ στο μενού "Εισαγωγή", στη συνέχεια "Πεδία" και τέλος "Άλλο ..." στο υπομενού. Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτό με τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl + F2".
   • Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην καρτέλα "βάση δεδομένων".
   • Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου διαλόγου και αναζητήστε τη βάση δεδομένων που μόλις δημιουργήσατε.
     • Μόλις επιλεγεί η βάση δεδομένων σας, θα εμφανιστεί στη λίστα με την ένδειξη "Επιλεγμένες βάσεις δεδομένων" στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.
   • Στη λίστα που ονομάζεται "Πληκτρολογήστε" στα αριστερά του παραθύρου, επιλέξτε "Τα πεδία αλληλογραφίας".
   • Κάντε κλικ στο κουμπί "+" δίπλα στη βάση δεδομένων σας: πρέπει να εμφανιστεί ένα υπολογιστικό φύλλο παρακάτω. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "+" δίπλα στην επιλογή "Αυτό" και θα δείτε τα πεδία που επιλέξατε κατά τη δημιουργία του υπολογιστικού φύλλου.
   • Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα πεδία που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή" για να το τοποθετήσετε στο βασικό σας έγγραφο.
     • Θυμηθείτε να τοποθετήσετε τον κέρσορα όπου θέλετε να εισάγετε το πεδίο σας. Εάν ξεχάσετε, αυτό δεν είναι πρόβλημα: απλά κόψτε το πεδίο και κολλήστε το στη σωστή θέση.
     • Όπως και με το Office, τα πεδία αντιμετωπίζονται ως απλοί αλφαριθμητικοί χαρακτήρες όταν βρίσκονται στο βασικό σας έγγραφο. Μπορείτε να τα μετακινήσετε με το πλήκτρο διαστήματος ή να τα διαγράψετε με το πλήκτρο διαγραφής στο πληκτρολόγιό σας.

3. 
   

   
   Ολοκλήρωση της συγχώνευσης. Ελέγξτε ότι όλα τα πεδία είναι στη σωστή τους θέση. Μόλις γίνει αυτή η επαλήθευση, ξεκινήστε την εκτύπωση. Στη συνέχεια, θα εκτυπώσει όσα αντίγραφα χρειάζεται, μεταβάλλοντας μεταξύ των πεδίων που έχετε ορίσει στο βασικό έγγραφο