Πώς να γράψετε μια επίσημη πρόσκληση

Περιεχόμενο

• στάδια
• Γράψτε μια επίσημη πρόσκληση

Η πρόσκληση είναι μια σημαντική πτυχή στην οργάνωση ενός γεγονότος ή μιας κοινωνικής δραστηριότητας δεδομένου ότι επιτρέπει να ανακοινώσει το χρώμα που θα λάβει το γεγονός γενικά και επίσης να καθορίσει τον ακριβή αριθμό των προσκεκλημένων που θα είναι στο παιχνίδι. Πέρα από τον αναμενόμενο αριθμό επισκεπτών, πρόσκληση με την αναφορά RSVP θα γνωρίζει πόσοι άνθρωποι είναι βέβαιο ότι θα συμμετάσχουν στην εκδήλωση έτσι ώστε να γίνουν οι απαραίτητες ρυθμίσεις για τα μέσα αξιολόγησης, επιλογής τροφίμων και υπηρεσιών. Η μάθηση για να γράψετε μια επίσημη πρόσκληση με συγκεκριμένες μορφές και κανόνες θα επιτρέψει σε σας και τους καλεσμένους σας να είναι καλά ενημερωμένοι για την εκδήλωση.

στάδια

Γράψτε μια επίσημη πρόσκληση

1. 
   

   
   Τοποθετήστε το λογότυπο ή τα διακριτικά του οργανισμού ή του οικοδεσπότη στο επάνω μέρος της κάρτας πρόσκλησης.

2. 
   

   
   Γράψτε το πλήρες όνομα του οικοδεσπότη χωρίς να βάζετε ονομασίες όπως (Dr./M./Mme.), εκτός από την περίπτωση επίσημου τίτλου.
   • Θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα πλήρη ονόματα των κεντρικών υπολογιστών εάν το γεγονός διοργανώνεται από δύο ή περισσότερα άτομα. Καταχωρίστε τους τίτλους του κεντρικού υπολογιστή σε μια γραμμή κάτω από το όνομά του και τοποθετήστε πρώτα το όνομα του κύριου κεντρικού υπολογιστή. Μια εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα ισχύει όταν είναι πρόεδρος και η σύζυγός του που διοργανώνει την εκδήλωση, όπου ο τίτλος πρόεδρος προηγείται του ονόματος του οικοδεσπότη. Σε αυτή την περίπτωση, δεν απαιτείται καμία γραμμή τίτλου.

3. 
   

   
   
   
   Στείλτε την πρόσκληση. Έχετε την ευκαιρία να επιλέξετε υποστηριζόμενες φόρμουλες όπως Η παρουσία σας ζητείται ή μια λιγότερο παρατεταμένη πολυλογία όπως Είστε θερμά προσκεκλημένοι να λάβετε μέρος.

4. 
   

   
   Εκπαιδεύστε τους ανθρώπους για το γεγονός. Για παράδειγμα, μιλήστε ένα πρωινό, μια τελετή απονομής βραβείων ή μια υποδοχή.

5. 
   

   
   Αναφέρετε το σκοπό της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, προς τιμή του ...

6. 
   

   
   Δώστε την ημερομηνία του συμβάντος. Ανάλογα με το πώς θέλετε να είναι επίσημη η πρόσκληση, μπορείτε να γράψετε την πλήρη ημερομηνία ως εξής Πέμπτη, 11 Μαΐου ή να διατηρήσετε τη σύντομη μορφή ως Πέμπτη 11 Μαΐου. Ο πιο συνεπής τρόπος για να γράψετε την πρόσκλησή σας είναι να περιγράψετε πλήρως την ημερομηνία.

7. 
   

   
   
   
   Γράψτε όλη την ώρα του συμβάντος. Χρησιμοποιήστε όρους όπως το πρωί ή το βράδυ αν αυτό δεν είχε ήδη αναφερθεί σαφώς στον σκοπό της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, εάν ένα γεγονός πρόκειται να πραγματοποιηθεί στις 8 μ.μ., θα γράψετε στις 8 μ.μ.. Εάν πρόκειται για πρωινό ή δείπνο, δεν θα είναι απαραίτητο να συνοδεύσετε τις ώρες άλλων εκφράσεων όπως το πρωί ή το βράδυ.

8. 
   

   
   Καθορίστε τον τόπο της εκδήλωσης και τη διεύθυνση του δρόμου όπου θα πραγματοποιηθεί.

9. 
   

   
   Δώστε ειδικές οδηγίες εάν χρειάζεται. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να συμπεριλάβετε το δρομολόγιο της εκδήλωσης, θέστε συνημμένο δρομολόγιο.

10. 
    

    
    Τοποθετήστε τις πληροφορίες κράτησης. Το ακρωνύμιο RSVP προέρχεται από τη γαλλική έκφραση απαντήστε, παρακαλώ. Αυτό ισχύει για πάρτι και εκδηλώσεις, όπου απαιτείται να γνωρίζετε τον αριθμό των επισκεπτών για να κάνετε ρυθμίσεις για καθίσματα, γεύματα και άλλες ανάγκες. Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε μια κάρτα απάντησης, αντικαταστήστε τον αριθμό τηλεφώνου και το όνομα κάρτα συνημμένου. Αναφέρετε στην κάρτα την προθεσμία απάντησης, η οποία είναι είτε ημερομηνία που ορίσατε είτε συνήθως δύο εβδομάδες πριν από την εκδήλωση. Μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα φάκελο προσωπικής διεύθυνσης με σφραγίδα, εκτός από την κάρτα απάντησης, για να διευκολύνετε τους επισκέπτες να τους στείλουν πίσω μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η κάρτα απάντησης ενδέχεται επίσης να απαιτεί πληροφορίες όπως το γεύμα ή η προτίμηση του καθίσματος. Η κάρτα απάντησης πρέπει να εκτυπώνεται με το ίδιο στυλ με την κάρτα πρόσκλησης. Αν επιτρέπεται η απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν είναι πλέον απαραίτητο οι επισκέπτες να επιστρέφουν την κάρτα απάντησης μέσω αλληλογραφίας.
    • Για προσκλήσεις που δεν περιέχουν κάρτες απαντήσεων, γράψτε τον αριθμό τηλεφώνου και το όνομα του ατόμου που θα απαντήσει. Μην αναφέρετε μια προθεσμία απάντησης.