Πώς να οργανώσετε το γραφείο σας

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Αδειάστε το γραφείο
• Μέρος 2 Αναδιοργάνωση του γραφείου
• Μέρος 3 Προώθηση της απόδοσης

Όπως συχνά λέγεται, "ένα βρώμικο γραφείο είναι ένα σημάδι ενός διαταραγμένου πνεύματος". Η διατήρηση ενός καθαρού, οργανωμένου χώρου εργασίας θα έχει απίστευτη επίδραση στην παραγωγικότητα, την εστίαση και την ικανότητά σας να βρείτε όλα όσα χρειάζεστε. Μπορεί να εκπλαγείτε από τη δική σας αποτελεσματικότητα στην εργασία σας αφού καθαρίσετε το χάος στο γραφείο σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι λίγος χρόνος, η πειθαρχία για να πετάξετε τα πράγματα που δεν χρειάζεστε και ένα σύστημα για να βεβαιωθείτε ότι όλα ταιριάζουν.

στάδια

Μέρος 1 Αδειάστε το γραφείο

1. Ξεκινήστε από το μηδέν. Θα είναι ευκολότερο για σας να οργανώσετε αν ξεκινήσετε με ένα κενό γραφείο. Καταργήστε τα πάντα σε αυτό. Αφαιρέστε τα αντικείμενα από τα συρτάρια (εάν υπάρχουν). Τοποθετήστε τα πάντα σε ξεχωριστό τραπέζι ή στο πάτωμα για ταξινόμηση αργότερα. Αφού αφαιρέσετε όλα τα πράγματα από το γραφείο, θα είναι πιο εύκολο να φανταστείτε πώς θέλετε να το οργανώσετε.
   • Θα σας πάρει πιθανώς περισσότερο χρόνο για να λύσετε τα πράγματα που βρίσκονται στο γραφείο μετά από κάθε άλλο και να αποφασίσετε ποιες να πετάξουν μακριά.

2. 
   

   
   Καθαρίστε το γραφείο από πάνω προς τα κάτω. Απολαύστε το καθαρό γραφείο σας καθαρό προσεκτικά. Σκουπίστε και σκουπίστε την κορυφή με ένα καθαριστικό πολλαπλών επιφανειών. Αντιμετωπίστε τους κηλιδωμένους λεκέδες και τις γρατζουνιές στα ξύλινα γραφεία. Θα μοιάζει με νέα μόλις τελειώσετε.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει όλα από το γραφείο πριν αρχίσετε να καθαρίζετε. Διαφορετικά, θα πρέπει να καθαρίσετε το παζάρι.

3. 
   

   
   
   
   Απορρίψτε τα παλιά πράγματα που δεν χρησιμοποιείτε. Πάρτε όλα τα πράγματα που έχετε από το γραφείο σας και χωρίστε τα σε δύο σωρούς: ένα για τα πράγματα που θα πετάξετε στα σκουπίδια και ένα για τα πράγματα που θέλετε να κρατήσετε. Μην μετακινείτε. Αφήστε να απαλλαγείτε από όσο περιττά πράγματα, όσο μπορείτε, έως ότου απομείνετε με τα απαραίτητα. Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι ευκολότερο για σας να κρατήσετε το γραφείο σας καθαρό.
   • Οι άνθρωποι συνδέονται συχνά με αντικείμενα που δεν χρησιμοποιούν και δεν χρησιμοποιούνται για αυτά. Κατακτήστε την περιττή επιχείρησή σας για να σας χαρίσει περισσότερη γαλήνη όταν τελειώσετε.
   • Μην ξεχάσετε να ρίξετε τα σκουπίδια που βρίσκετε κατά τον καθαρισμό του γραφείου σας. Μπορούν επίσης να μετρήσουν για μεγάλο μέρος της διαταραχής.

   
   

   
   Ενημερώστε το χώρο σας. Ρίξτε μια ματιά στο γραφείο σας και βρείτε όλα όσα είναι ξεπερασμένα. Αυτό περιλαμβάνει ημερολόγια από τα προηγούμενα χρόνια, μηνύματα στα οποία έχετε ή δεν έχετε απαντήσει, ακόμα και παλιές φωτογραφίες. Αντικαταστήστε αυτά τα αντικείμενα με ενημερωμένες εκδόσεις. Πέτα τους στα σκουπίδια ή αποθηκεύστε τα σε ένα ειδικό μέρος. Όλα στο γραφείο σας πρέπει να είναι καινούργια και έτοιμα για χρήση.
   • Έχετε το δικαίωμα να παραμείνετε σε πράγματα που έχουν συναισθηματική αξία. Αν έχετε μια παλιά φωτογραφία, ένα δώρο ή ένα αναμνηστικό που θέλετε να κρατήσετε, αποθηκεύστε το σε ασφαλές μέρος και μην το αφήσετε να συσσωρευτεί στο γραφείο σας.

Μέρος 2 Αναδιοργάνωση του γραφείου

1. 
   

   
   
   
   Αλλάξτε τη διάταξη του γραφείου σας. Τώρα ήρθε η ώρα να βάλεις τα πράγματα πίσω στο γραφείο, αλλά δεν χρειάζεται να τα επαναφέρετε εκεί που ήταν. Σκεφτείτε νέους τρόπους αναδιοργάνωσης του γραφείου σας για να επωφεληθείτε από τον χώρο που έχετε. Μπορεί να αποφασίσετε να τοποθετήσετε τα πράγματα στη θέση τους, αλλά στην απέναντι πλευρά του γραφείου ή θα μπορούσατε να επιλέξετε μια νέα θέση γι 'αυτούς. Αναπτύξτε μια ρύθμιση που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι ενώ εργάζεστε.
   • Η αναδιοργάνωση των πραγμάτων σας στο γραφείο είναι μια μικρή αλλαγή που θα έπρεπε, ωστόσο, να επιτύχει η μονοτονία που αισθάνεστε όταν καθίσετε στην εργασία και πάντα βλέπετε τα ίδια πράγματα στους ίδιους χώρους.
   • Στην Κίνα υπάρχει ακόμη και μια τέχνη αφιερωμένη στην οργάνωση αντικειμένων της καθημερινής ζωής. Αυτό είναι το «φενγκ σούι» και αυτά τα θεραπευτικά ψυχολογικά αποτελέσματα έχουν αποδειχθεί καλά.

2. 
   

   
   Συμπληρώστε με νέα επιχείρηση. Λείπετε χαρτί, στυλό ή συρραπτικά; Πηγαίνετε σε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου και επιλέξτε τον εξοπλισμό που χρειάζεστε. Κάντε μια λίστα έτσι ώστε να μην ξεχάσετε τίποτα. Εστιάστε στα πράγματα που χρησιμοποιείτε πολύ και τείνετε να τρέχετε γρήγορα. Όταν ήρθε η ώρα να δουλέψετε, θα έχετε ό, τι χρειάζεστε.
   • Ακόμα κι αν ο χώρος εργασίας σας παρέχει όλα τα αναλώσιμα γραφείου που χρειάζεστε, θα πρέπει να διατηρήσετε ορισμένα που σας ανήκουν στο χέρι (για παράδειγμα, ο αγαπημένος σας τύπος στυλό μπορεί να σας κάνει πιο άνετα).

3. 
   

   
   Σκεφτείτε την οργάνωση της επιχείρησής σας. Μόλις έχετε μια καλή ιδέα για το βλέμμα που θέλετε να δώσετε στο γραφείο σας, ρυθμίστε την επιχείρησή σας εκεί για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας, ενώ εξαλείφετε κάθε χάος. Για παράδειγμα, κρατήστε το μέσον του γραφείου για τον υπολογιστή σας, διατηρώντας παράλληλα τα σημαντικά αντικείμενα και έγγραφα σας στα χέρια σας. Εκτός από τη διευκόλυνση της εργασίας σας, θα σας βοηθήσει να μην χάσετε χρόνο ψάχνοντας για τα υπάρχοντά σας, επειδή θα αποθηκευτούν λογικά.
   • Η διαίσθησή σας θα είναι συνήθως ο καλύτερος οδηγός σας για να σας πούμε πού πρέπει να συσκευάσετε τα πράγματα σας. Αν ψάχνετε για ορισμένα πράγματα σε ορισμένα μέρη, αυτό είναι ίσως το καλύτερο μέρος για να τα βγάλουμε μακριά.

   
   

   
   Προσθέστε λίγο στυλ. Ο στόχος σας είναι να αποκτήσετε ένα καθαρό και οργανωμένο γραφείο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι βαρετό. Προσθέστε μερικές διακοσμητικές πινελιές για να το δώσετε περισσότερη προσωπικότητα. Κάποιες κορνίζες φωτογραφιών, ένα μικρό άγαλμα ή ένα διασκεδαστικό φλιτζάνι καφέ μπορούν να ζωντανέψουν το χώρο και να το κάνουν πιο ζεστό.
   • Εάν εργάζεστε σε ένα κουτί ή σε ένα γραφείο, μπορείτε να φέρετε μερικά οικιακά αντικείμενα για να καταπολεμήσετε τη διάθεση του έργου.
   • Κρατήστε αφίσες και αφίσες στον τοίχο που θα σας παρακινήσουν να εργαστείτε σκληρά.

Μέρος 3 Προώθηση της απόδοσης

1. 
   

   
   Διατηρήστε τα βασικά στοιχεία στα χέρια σας. Εάν συνειδητοποιήσετε ότι πρέπει συχνά να μετακινηθείτε για να φτάσετε σε ένα αντικείμενο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι παραμένει πιο προσιτό. Σκεφτείτε τις κινήσεις που κάνετε συχνά για να φτάσετε στο γραφείο σας και να οργανώσετε τα πράγματα σας κατά σειρά σπουδαιότητας. Ακολουθώντας αυτή την προσέγγιση θα διευκολύνετε την εύρεση και χρήση της επιχείρησής σας.
   • Στυλό και μολύβια, χαρτί, σημειωματάρια, συσκευές επικοινωνίας και ψηφιακά αξεσουάρ θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ανοικτές θέσεις ή κάπου όπου μπορείτε εύκολα να τα φτάσετε.
   • Ξεχωρίστε τα μολύβια και τα στυλό σε ένα φλιτζάνι για να τα κρατήσετε μαζί και έτοιμα για χρήση χωρίς να καταλάβετε υπερβολικό χώρο.
   • Αφήστε τους συνδετήρες και τα συρραπτικά κοντά στον εκτυπωτή ή από όπου χειρίζεστε τα έγγραφά σας.
   • Θα μπορούσατε να κερδίσετε έως και μία ώρα την ημέρα, μειώνοντας τον χρόνο που χρειάζεστε για να βρείτε τα πράγματα σας στο χάος του γραφείου σας.

2. 
   

   
   Αποθηκεύστε τα αντικείμενα που χρησιμοποιείτε συχνά στα χέρια σας. Τα μη βασικά στοιχεία που χρησιμοποιείτε συχνά μπορούν να αποθηκευτούν στα συρτάρια, ώστε να μπορείτε να τα βγάλετε όταν τα χρειάζεστε. Κρατήστε τα κορυφαία συρτάρια για πράγματα που καταλαμβάνουν χώρο και πράγματα που χρησιμοποιείτε συχνά, αλλά δεν χρειάζεται να κρατάτε πάνω από το γραφείο.
   • Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή, ταμπλέτα ή άλλες ηλεκτρονικές συσκευές πιο συχνά από στυλό ή χαρτί για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Σε αυτή την περίπτωση, αυτά τα δευτερεύοντα υλικά πρέπει να αποθηκεύονται στα χέρια σας για να αφήνετε χώρο στο γραφείο για τις ηλεκτρονικές σας συσκευές.
   • Εάν έχετε πολλά μικρότερα αντικείμενα, μπορείτε να αγοράσετε δίσκους αποθήκευσης για τα συρτάρια σας. Θα προσαρμοστούν στον χώρο στο τελευταίο και έχουν διαμερίσματα διαφόρων μεγεθών για να διατηρήσουν όλα τα αντικείμενα σας ορατά και καλά οργανωμένα.
   • Κάντε τον εαυτό σας μια διανοητική λίστα της θέσης προτεραιότητας κάθε πράγμα. Εάν χρησιμοποιείτε συχνά ένα στοιχείο ή είναι σημαντικό να το κρατάτε κοντά, μπορείτε να το αφήσετε στο γραφείο σας. Εάν το χρειάζεστε μόνο από καιρό σε καιρό, μπορείτε να το κρατήσετε με ασφάλεια σε συρτάρι. Αν το χρησιμοποιείτε σπάνια ή δεν ταιριάζει στο γραφείο, θα πρέπει να βρείτε ένα άλλο μέρος για να το κρατήσετε.

   
   

   
   Αποθηκεύστε περιττό χάος μακριά από το γραφείο. Ό, τι κι αν αποφασίσετε να κρατήσετε, αλλά που δεν χρησιμοποιείτε συχνά, πρέπει να αποθηκεύονται αλλού, έτσι ώστε να μην συσσωρεύονται και να μην σας γεμίζουν.Αυτό περιλαμβάνει τα προσωπικά σας αντικείμενα, τα σνακ, τα ποτά και τα gadget που χρησιμοποιείτε μόνο σε σπάνιες περιπτώσεις. Τα γραπτά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται σε φακέλους που τακτοποιείτε μαζί σε ένα μικρό ντουλάπι, ενώ τα υπόλοιπα θα πρέπει να αποθηκεύονται στο κάτω συρτάρι ή άλλη ντουλάπα, αν δεν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε. Αποφύγετε όσο το δυνατόν περισσότερο να τοποθετείτε τα πράγματα στο γραφείο σας, εκτός από αυτά που χρειάζεστε.
   • Προσπαθήστε να πάρετε τη συνήθεια της αποθήκευσης των αντικειμένων σας μετά τη χρήση τους. Διαφορετικά, θα τείνουν να συσσωρεύονται στο γραφείο σας ή να γεμίζουν γρήγορα τα συρτάρια σας εάν δεν προσέχετε.

3. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε ένα καλάθι αγορών για τα έγγραφά σας. Για να σας διευκολύνουν να περάσετε με όλα τα χαρτιά σας, θα πρέπει να επενδύσετε σε ένα καλάθι ταχυδρομείου. Πρόκειται για ρηχά καλάθια πολλαπλών επιπέδων που σας επιτρέπουν να επιλέξετε ένα όροφο για τα πρόσφατα έγγραφα και ένα άλλο για έγγραφα που πρέπει να επιστραφούν, καθώς και για αναπάντητα μηνύματα ή ότι έχετε ήδη επιστρέψει. Με την αποθήκευση των εγγράφων σας σε ένα καλάθι ταχυδρομείου, φακέλους και ένα μικρό ντουλάπι, θα αποφύγετε να καταρρεύσετε το γραφείο σας κάτω από τα χαρτιά.
   • Το καλάθι ταχυδρομείου ή τα πολλαπλά καλάθια που στοιβάζονται το ένα πάνω στο άλλο μπορούν να σας βοηθήσουν να εξαλείψετε το σωρό που δημιουργείται από τα έγγραφα στο γραφείο σας.
   • Κρατήστε ένα καλάθι αγορών για τα έγγραφα που έχετε ολοκληρώσει ή χρειάζεται να συμπληρώσετε, ένα άλλο για το μήνυμα που πρέπει να απαντήσετε ή έχετε ήδη απαντήσει, κλπ.

4. 
   

   
   Διατηρήστε τον έλεγχο του κοινόχρηστου χώρου εργασίας. Μερικοί άνθρωποι πρέπει να χρησιμοποιούν ένα κοινόχρηστο γραφείο ή ένα κοινόχρηστο κιβώτιο στη δουλειά ή το γραφείο σας μπορεί να καταλήξει κοντά σε άλλα γραφεία, αφήνοντάς σας με ένα μάλλον περιορισμένο χώρο εργασίας. Μπορείτε ακόμα να λάβετε μέτρα για τον έλεγχο αυτού του κοινόχρηστου χώρου.
   • Πρώτον, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε σαφή όρια για το ποιος κατέχει τι. Στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε την οργάνωση του δικού σας τμήματος, μεγιστοποιώντας την αποθήκευση και την αποτελεσματικότητά του.
   • Βάλτε μια ετικέτα στα προσωπικά σας αντικείμενα και κρατήστε τα δίπλα από εκεί που κάθονται. Προσδιορίστε τα έγγραφα που σας ανήκουν και αποθηκεύστε τα σε μεμονωμένα συνδετικά που θα τοποθετήσετε στη συνέχεια στα συρτάρια ή σε ένα ντουλάπι.
   • Αποφασίστε σχετικά με έναν κοινό χώρο για την αποθήκευση των αντικειμένων που μοιράζεστε, έτσι ώστε η διαταραχή να μην αναπαριστά αργά στον προσωπικό σας χώρο.
   • Φορέστε μια τσάντα ή μια πετσέτα για να αποθηκεύσετε τα πράγματά σας. Εάν εργάζεστε σε έναν κοινόχρηστο χώρο, μπορεί να μην είστε σε θέση να διατηρείτε τόσα αναλώσιμα και αξεσουάρ που θέλετε στο γραφείο και στα συρτάρια.
   • Έχετε τη συνήθεια να αποθηκεύετε και να καθαρίζετε τακτικά για να διατηρείτε καθαρό το κοινόχρηστο γραφείο ή το χώρο εργασίας σας. Όσο περισσότεροι άνθρωποι συγκεντρώνονται σε περιορισμένο χώρο, τόσο περισσότερα απόβλητα, χαρτιά και διαταραχές συσσωρεύονται.

• Διατηρήστε ελάχιστα προσωπικά είδη και διακοσμήσεις κατά την οργάνωση του γραφείου σας κατά την εργασία. Όσο περισσότερα αντικείμενα έχετε στην επιφάνεια εργασίας σας, τόσο περισσότερο χώρο θα νιώσετε χαοτική και αποδιοργανωμένη.
• Βεβαιωθείτε ότι βρίσκετε μια καρέκλα γραφείου που δίνει καλή υποστήριξη στην πλάτη σας. Εάν δεν κρατάτε καλή στάση, θα μπορούσε να επηρεάσει την υγεία και τη διάθεσή σας.
• Δημιουργήστε ένα σύστημα αποθήκευσης για να γνωρίζετε πάντα τι έχει ήδη ολοκληρωθεί, τι πρέπει να ολοκληρωθεί και τι μπορείτε να πετάξετε. Οργανώστε τα έργα με βάση τη σημασία και την πρόοδό τους.
• Κρατήστε ένα καλάθι απορριμμάτων χαρτιού κοντά στο γραφείο σας για να το πετάξετε αμέσως. Αν το αναβάλλετε, θα συσσωρευτούν.
• Τοποθετήστε ετικέτες στα συρτάρια για να μάθετε πού βρίσκονται τα πράγματα σας, ώστε να μην χρειάζεται να κοιτάτε παντού όποτε τα χρειάζεστε.
• Αγοράστε και χρησιμοποιήστε απλά κουτιά αποθήκευσης για να διαχειριστείτε το χάος. Θα πρέπει να κρατήσετε κάποια στοιχεία στο χέρι, ενώ τα αποθηκεύετε κάπου. Μπορείτε να τα βάλετε κάτω από το γραφείο, δίπλα ή ακόμα και σε άλλο δωμάτιο.
• Εάν θέλετε να ξεδιπλώσετε, μπορείτε να δοκιμάσετε να δημιουργήσετε τα δικά σας βοηθήματα αποθήκευσης με μοναδικά και εξατομικευμένα υλικά.
• Εάν δεν έχετε αρκετό χώρο στο γραφείο για μια λάμπα, αγοράστε ένα με ένα ζεύγος πένσας που προσαρτάτε στην άκρη.
• Ξεφορτωθείτε όλες τις πιθανές περισπασμούς. Αυτό θα σας βοηθήσει να μείνετε διανοητικά οργανωμένοι επίσης.
• Αγοράστε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, διάτρηση οπών και διαιρέτες για να οργανώσετε τα έγγραφά σας.
• Εάν έχετε έναν υπολογιστή στην επιφάνεια εργασίας σας, πρέπει να οργανώσετε τα αρχεία σας. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τον καθαρισμό του εσωτερικού του υπολογιστή και του φορητού υπολογιστή.
• Προσπαθήστε να κρατήσετε ένα σημειωματάριο πρακτικό σε περίπτωση που θέλετε να γράψετε κάτι.

• Βεβαιωθείτε ότι θυμάστε πού αποθηκεύετε τα πράγματα σας. Εάν έχετε πολλά εργαλεία, gadgets ή φακέλους που πρέπει να θυμάστε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με την τοποθεσία όλων των πραγμάτων στο γραφείο σας για να σας βοηθήσουμε να μείνετε οργανωμένοι.
• Το χάος στο γραφείο σας θα μειώσει την παραγωγικότητά σας. Πηγαίνετε εύκολα και θα είστε πιο αποτελεσματικοί στην εργασία σας.