Πώς να γράψετε μια επιστολή αίτησης χορηγίας

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Προετοιμασία για υποβολή αίτησης για χορηγία
• Μέρος 2 Δομή της επιστολής
• Μέρος 3 Τελειοποίηση περιεχομένου

Αν ελπίζετε να πείσετε κάποιον να χρηματοδοτήσει το σχέδιό σας, θα πρέπει να του στείλετε μια επιστολή χορηγίας για να τον ενθαρρύνετε να σας βοηθήσει. Θα πρέπει επίσης να περιγράψει με σαφήνεια τα οφέλη που θα πάρει, αν δεχτεί το αίτημά σας. Η σύνταξη κατάλληλης επιστολής μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά ανάμεσα σε ένα αίτημα που λαμβάνεται υπόψη και ένα άλλο που παραμένει ανεκπλήρωτο.

στάδια

Μέρος 1 Προετοιμασία για υποβολή αίτησης για χορηγία

1. 
   

   
   Ορίστε τους στόχους σας. Τι θέλετε να πετύχετε στέλνοντας την επιστολή σας για χορηγία; Να είστε συγκεκριμένοι. Τι περιμένετε από τον πιθανό σας χορηγό; Ποια θα είναι η χορηγία και γιατί είναι τόσο σημαντική; Είναι απαραίτητο να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις προτού αρχίσετε να γράφετε την επιστολή σας.
   • Πράγματι, μια επιστολή χορηγίας πρέπει να είναι ακριβής και καλά στοχοθετημένη. Εάν η επιστολή είναι υπερβολικά ασαφής ή δεν εξηγείτε τα συμπεράσματα του έργου σας, ενδέχεται να μην επιτύχετε τον στόχο σας.
   • Εξηγήστε τη σημασία της πραγματοποίησης των στόχων σας. Ο αντίκτυπος μιας αίτησης χορηγίας θα ενισχυθεί αν είναι γραμμένος με αντικειμενικό ή παθιασμένο τόνο. Πρόκειται για να πείσετε τον αναγνώστη να ξοδέψει χρόνο ή χρήμα για την αιτία σας, ίσως εξηγώντας πώς βοηθάτε κάποιον ή την κοινότητα.

2. 
   

   
   
   
   Κάντε μια λίστα με εταιρείες που μπορεί να ενδιαφέρονται για την αίτησή σας. Ποιος θα μπορούσε να παρακινήσει να σας βοηθήσει να υλοποιήσετε το σχέδιό σας; Μπορεί να υπάρχει επιχειρηματίας ηγέτης που έχει προσωπικό λόγο για να σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας. Μπορεί να υπάρχει μη κερδοσκοπικός οργανισμός που έχει ήδη υποστηρίξει αποστολές όπως τη δική σας. Ποιος συνέβαλε στην επίτευξη παρόμοιων γεγονότων; Πρέπει να διερευνήσετε αυτές τις ερωτήσεις.
   • Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε στον κατάλογό σας εταιρείες ή άτομα με τα οποία γνωρίζετε ή έχετε συνεργαστεί προηγουμένως, είτε εσείς είτε ένας από τους υπαλλήλους σας. Ποτέ μην υποτιμάτε την αξία των προσωπικών σχέσεων.
   • Μην παραμελούν τις μικρές επιχειρήσεις ή εκείνες που δεν έχουν πραγματικά μια παρουσία. Μπορεί να είναι πρόθυμοι να σας βοηθήσουν. Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να κάνετε μια άποψη τοπικός. Μια τοπική επιχείρηση βλέπει συχνά ένα πλεονέκτημα στη διατήρηση σχέσεων με τις κοινότητες της περιοχής.
   • Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα, προσελκύστε όλους όσους ενδιαφέρονται, διαστέλλοντας τις εταιρείες μεταξύ των υπαλλήλων σας και έχοντας καθένα από αυτούς να έρχεται σε επαφή με αρκετούς από αυτούς.

3. 
   

   
   
   
   Προσδιορίστε αυτό που ψάχνετε Μια χορηγία μπορεί να λάβει πολλές μορφές. Πριν περιγράψετε την επιστολή σας, πρέπει να ξέρετε τι πρόκειται να ζητήσετε.
   • Είναι δυνατόν να λάβετε δωρεές σε χρήμα ή σε είδος. Μια δωρεά σε είδος σημαίνει ότι αντί να δίνει χρήματα, η εταιρεία προσφέρει υλικά ή προϊόντα που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Μερικές φορές μπορεί να είναι μια υπηρεσία και όχι υλικά αγαθά.
   • Μπορεί να σας ενδιαφέρει ο εθελοντισμός αντί να λαμβάνετε χρήματα. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να είστε σαφής και συγκεκριμένος για αυτό που ψάχνετε.

4. 
   

   
   Διατυπώστε τις προτάσεις σας. Συχνά μια επιστολή χορηγίας σας επιτρέπει να καθορίσετε το ποσό της βοήθειας που σας ζητάμε. Έτσι, ορισμένες εταιρείες μπορούν να σας βοηθήσουν, ακόμα και αν οι πόροι τους δεν είναι τόσο σημαντικοί όσο αυτοί των μεγάλων πολυεθνικών.
   • Ορίστε τα επίπεδα χορηγίας σας. Πρέπει να περιγράψετε με σαφήνεια τα διάφορα οφέλη που προκύπτουν βάσει του επιπέδου της χορηγίας. Οι άνθρωποι που δίνουν περισσότερα πρέπει να πάρουν περισσότερες ευχές.
   • Μεταξύ των πλεονεκτημάτων που μπορείτε να προσφέρετε, εξετάστε την ηλεκτρονική δημοσίευση ενός banner ή διαφήμισης για την εταιρεία ή τον ανάδοχο. Η δημοσίευση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει το λογότυπο της εταιρείας, το οποίο μπορεί επίσης να εμφανίζεται στα σχετικά διαφημιστικά υλικά ή προγράμματα εκδηλώσεων.

5. 
   

   
   Προσδιορίστε τον παραλήπτη της επιστολής σας. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε στην συνοδευτική επιστολή σας την απρόσωπη έκφραση "σε ποιον δικαιώματος".
   • Συχνά, είναι καλύτερο να στείλετε την επιστολή στον επικεφαλής της ενδιαφερόμενης εταιρείας ή στον διευθυντή ανθρώπινων πόρων. Θα πρέπει να καλέσετε την εταιρεία ή να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της για να βρείτε τον υπεύθυνο για τις δωρεές. Μην προσπαθήσετε να μαντέψετε. Για να είναι αποτελεσματική, η επιστολή της χορηγίας πρέπει απαραίτητα να απευθύνεται στο σωστό άτομο. Εισαγάγετε σωστά το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη.
   • Για να μην χάνετε χρόνο, καθορίστε εάν ο οργανισμός έχει δημοσιεύσει κατευθυντήριες γραμμές για φιλανθρωπικούς σκοπούς και γράψτε την επιστολή σας με αυτές τις οδηγίες.

Μέρος 2 Δομή της επιστολής

1. 
   

   
   Εξετάστε τα μοντέλα επιστολών της χορηγίας. Μπορείτε να βρείτε αυτά τα μοντέλα στο διαδίκτυο. Ορισμένοι ιστότοποι πληρώνουν, αλλά πολλοί είναι ελεύθεροι. Θα πρέπει να αναθεωρήσετε αυτές τις επιστολές για να πάρετε μια ιδέα σχετικά με τη μορφή και το περιεχόμενο.
   • Ωστόσο, αποφύγετε να ακολουθήσετε το παράδειγμα σας στην επιστολή. Πρέπει να προσαρμόσετε και να προσωποποιήσετε το e σας ανάλογα με τον παραλήπτη για να αποφύγετε τη γραφή σε ένα στυλ που είναι πολύ στερεότυπο.
   • Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι ένας ηγέτης υποστηρίζει την αιτία σας, μπορείτε να του γράψετε προσωπικά. Θα πρέπει να γνωρίζετε το φόντο των ανθρώπων ή των εταιρειών για τις οποίες υποβάλλετε αίτηση και θα πρέπει επίσης να δώσετε μια προσωπική επαφή στις επιστολές σας.

2. 
   

   
   Επιλέξτε τον κατάλληλο τόνο. Ο τόνος της επιστολής σας θα προσαρμοστεί στον παραλήπτη. Ωστόσο, θα πρέπει να εκφραστείτε με επίσημο και άγνωστο τρόπο, καθώς πρόκειται για αίτηση χορηγίας.
   • Χρησιμοποιήστε ένα επίσημο επιστολόχαρτο με το λογότυπο και το όνομα του οργανισμού σας. Έτσι, η επιστολή σας θα έχει επίσημη εμφάνιση. Εάν υποβάλλετε αίτηση για χορηγία για τον εαυτό σας, μπορείτε πάντα να δημιουργήσετε ένα επιστολόχαρτο που φέρει το όνομά σας στην κορυφή γραμμένο με ωραία γραμματοσειρά.
   • Εάν γράφετε σε μια εταιρεία ή σε άλλο οργανισμό, να είστε όσο το δυνατόν πιο επίσημος για να έχετε καλύτερη επίπτωση.Αν είστε μέλος της οικογένειας ή ένας φίλος, μπορείτε να υιοθετήσετε ένα λιγότερο επίσημο στυλ, αλλά να αποφύγετε να εμφανίζεστε περιστασιακά ή ασέβεια. Ένα σύντομο γραπτό ηλεκτρονικό μήνυμα πιθανότατα δεν θα έχει καμία επίδραση και στις δύο περιπτώσεις.

3. 
   

   
   Παρουσιάστε την επιστολή σας ως εμπορική επιστολή. Μια τυπική επιστολή χορηγίας παρουσιάζεται συνήθως ως εμπορική επιστολή. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη σωστή δομή για να κρατήσετε επίσημη εμφάνιση.
   • Ξεκινήστε την επιστολή γράφοντας την ημερομηνία, μετά το όνομα και τη διεύθυνση του δότη.
   • Περάστε μια γραμμή και γράψτε την ακόλουθη πρόσκληση: "Αγαπητέ xxx", ακολουθούμενο από κόμμα.
   • Να είστε σύντομος. Το e πρέπει να ταιριάζει σε μία σελίδα. Γενικά, οι άνθρωποι σπάνια έχουν χρόνο να διαβάσουν μακριές επιστολές. Τα περισσότερα από αυτά που ζητάτε θα σας δώσουν μόνο ένα λεπτό για να διαβάσετε το αίτημά σας. Έτσι, εκτός από τη συντομία, βεβαιωθείτε ότι είστε σύντομοι και σαφείς.
   • Στείλτε το αίτημά σας με τακτικό ταχυδρομείο. Ένα αίτημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας υποδείξει ότι δεν έχετε δώσει τη σοβαρότητα σε αυτό το είδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. 
   

   
   Τελειώστε την επιστολή σας με ευγένεια. Συμπληρώστε το e ευχαριστώντας τον παραλήπτη για το ενδιαφέρον που έφερε στο αίτημά σας. Φροντίστε να διαχωρίσετε τις παραγράφους σας και να αφήσετε αρκετό χώρο για τη χειρόγραφη υπογραφή σας.
   • Χρησιμοποιήστε με μια φόρμουλα ευγενείας όπως: "Σας παρακαλώ να επαινείτε, αγαπητέ κύριε, την έκφραση της διακεκριμένης μου εκτίμησης. Στη συνέχεια, γράψτε το όνομα και τον τίτλο σας. Υπογράψτε την επιστολή προσωπικά.
   • Συμπεριλάβετε συνημμένα. Θυμηθείτε να επισυνάψετε ένα έντυπο φυλλάδιο για να παρουσιάσετε τον οργανισμό ή το έργο σας. Αυτό θα δώσει στην αίτησή σας περισσότερη αξιοπιστία και θα ενθαρρύνει τον παραλήπτη να σας υποστηρίξει.
   • Παρομοίως, εάν ο οργανισμός σας έχει λάβει κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να συμπεριλάβετε αντίγραφα των άρθρων που υποβάλατε για να παρουσιάσετε τα επιτεύγματά σας.

Μέρος 3 Τελειοποίηση περιεχομένου

1. 
   

   
   Γράψτε μια καλή εισαγωγή. Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής, θα πρέπει να παρουσιάσετε τον εαυτό σας ή την οργάνωσή σας και να δώσετε λεπτομέρειες σχετικά με τη δραστηριότητά σας. Μην γυρίζετε το δοχείο. Αντ 'αυτού, αναζητήστε την προσοχή του αναγνώστη από την αρχή.
   • Μην υποθέσετε ότι ο αναγνώστης σας γνωρίζει ή τι κάνει ο οργανισμός σας. Εξηγήστε σαφώς αυτά τα σημεία. Ξεκινήστε με μια περιγραφή του οργανισμού, εάν πρόκειται για επιστολή που σας έχει αποσταλεί από έναν οργανισμό ή τον εαυτό σας, αν η χορηγία σας αφορά προσωπικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε αυτό το "σύνδεσμο X είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που ασχολείται με την κοινωνική επανένταξη »κ.λπ.
   • Αμέσως επισημάνετε μερικά επιτεύγματα για να διευκρινιστεί στον παραλήπτη ότι η χορηγία είναι ασφαλής. Αναφέρατε με σαφήνεια και με ακρίβεια τι θα χρησιμοποιηθούν τα κεφάλαια.
   • Πρέπει να εκφράσετε άμεσα την αίτησή σας για χορηγία και να εξηγήσετε τους λόγους είτε στην πρώτη παράγραφο είτε στη δεύτερη.

2. 
   

   
   Δώστε λεπτομέρειες σχετικά με τα οφέλη που προσφέρονται. Για να σας βοηθήσουν, οι δυνητικοί σας προστάτες πρέπει να έχουν συμφέρον να το κάνουν. Έτσι, στις επόμενες παραγράφους της επιστολής, δείχνουν σαφώς τα οφέλη. Αυτά είναι τα οφέλη που θα ωφελήσουν τους δωρητές, όχι εκείνα που θα επωφεληθούν από εσάς.
   • Αν προσφέρετε διαφημιστικό χώρο στους δωρητές, δώστε λεπτομέρειες για τη μέθοδο που σκοπεύετε να εφαρμόσετε. Επομένως, να είστε πολύ συγκεκριμένοι. Το γεγονός θα μεταδοθεί τηλεοπτικά; Ποιος θα είναι ο αριθμός των συμμετεχόντων; Θα υπάρξουν προσωπικότητες ανάμεσα στο παρόν; Αναφέρετε επίσης εάν άλλες μεγάλες εταιρείες ή ανταγωνιστές χορηγούν την εκδήλωσή σας.
   • Προσφέρετε αρκετές δυνατότητες στους προστάτες. Θα εκτιμήσουν την ευκαιρία να επιλέξουν έναν τύπο που να ταιριάζει στις ανάγκες τους ή στον προϋπολογισμό τους.

3. 
   

   
   Παρουσιάστε στοιχεία για να πείσετε τους αναγνώστες σας. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μερικούς αριθμούς, τον αριθμό των συμμετεχόντων ή τα δημογραφικά στοιχεία των δικαιούχων.
   • Επίσης, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε εν συντομία ένα επιχείρημα για να μετακινήσετε τον αναγνώστη, για παράδειγμα τον αντίκτυπο της εκδήλωσης για τη βελτίωση της κατάστασης ενός μειονεκτούντος ατόμου.
   • Εξηγήστε πώς εκφράζετε την ευγνωμοσύνη σας στους ευεργέτες σας. Μπορείτε να τους επιτρέψετε να εγκαταστήσουν διαφημιστικό χώρο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης σε αντάλλαγμα για τη χορηγία τους.
   • Δώστε τις βασικές λεπτομέρειες της συμφωνίας αιχμής. Έτσι, ο πιθανός δωρητής θα μπορέσει να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία σας. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε έναν σφραγισμένο φάκελο με τη διεύθυνσή σας για να ενθαρρύνετε τον παραλήπτη να απαντήσει. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε την προθεσμία.
   • Ζητήστε από τους δωρητές να επιλέξουν τον τύπο αναγνώρισης τους. Για παράδειγμα, πώς να τα παραθέσετε ή να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη τους. Προσφέρετε ευκαιρίες, αλλά μην κάνετε υποθέσεις. Ρωτήστε.

4. 
   

   
   Εισάγετε τον κώνο της εκδήλωσης. Πρέπει να παράσχετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες υπέρ του οργανισμού σας ή της εκδήλωσής σας.
   • Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια επιστολή για λογαριασμό μιας φιλανθρωπικής κοινότητας, θα πρέπει να παρουσιάσετε την οργάνωση αυτή με την ημερομηνία της δημιουργίας της, τη σύνθεση του εκτελεστικού συμβουλίου, τους αποδέκτες των παρεχόμενων υπηρεσιών, τα πραγματοποιηθέντα επιτεύγματα και τις διακρίσεις που έχει κάνει ο οργανισμός. ερώτηση που ελήφθη.
   • Επιδείξτε, αλλά μην προσποιείτε. Μην πείτε μόνο ότι η οργάνωση ή η εκδήλωση είναι εξαιρετική ή σημαντική. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να πείσετε τον ανταποκριτή σας, παρουσιάζοντας λεπτομέρειες και αποδεικτικά στοιχεία για να αποδείξετε τους ισχυρισμούς σας. Σε γενικές γραμμές, τα εντυπωσιακά στοιχεία είναι πιο πειστικά από μια μακρά ομιλία.

5. 
   

   
   Παρακολουθήστε προσωπικά. Εάν απλά στείλετε μια επιστολή σε μια εταιρεία, δεν θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη σχέση. Μια επιστολή χορηγίας είναι μια εξαιρετική φόρμουλα, ωστόσο είναι καλύτερο να ακολουθήσετε το αίτημά σας με έναν πιο προσωπικό τρόπο.
   • Εάν δεν λάβετε απάντηση μετά από δέκα ημέρες, μπορείτε να καλέσετε τον ανταποκριτή σας ή να τον επισκεφθείτε. Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι πολλοί διευθυντές είναι πολύ απασχολημένοι και δεν παραδέχονται ότι διαταράσσονται. Επομένως, σκεφτείτε πρώτα να καλέσετε να ζητήσετε συνέντευξη ή πληροφορίες.
   • Βεβαιωθείτε ότι είστε ενθουσιασμένοι με το έργο σας. Αποφύγετε να αναφέρετε αποθαρρυντικά στοιχεία. Μην δίνετε την εντύπωση ότι ζητάτε το έμβλημα ή προσπαθείτε να κάνετε τον ανταποκριτή σας να αισθάνεται ένοχος για τη δωρεά.
   • Ακόμη και αν είναι η απάντηση ασαφώς, μην διστάσετε να ακολουθήσετε ούτως ή άλλως. Μην ξεκινήσετε αμέσως μετά την αποστολή της επιστολής σας και μην επιμένετε να διακινδυνεύσετε να διαταράξετε τον δυνητικό σας δότη.
   • Ποτέ μην είναι θλιβερός. Μην υποθέσετε ότι οι ανταποκριτές σας θα συμφωνούν πάντοτε να σας γνωρίσουν ή να κάνουν δωρεές. Απλώς τους ευχαριστήστε για το χρόνο που σας έδωσαν.
   • Μην ξεχάσετε να στείλετε μια επιστολή ευχαριστίας εάν λάβετε χορηγία.

6. 
   

   
   Αναθεωρήστε το e. Μπορείτε να σβήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας σας εάν δεν ξαναδιαβάσετε την επιστολή σας. Δεν θα είστε σοβαροί εάν στείλετε μια επιστολή γεμάτη ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Γιατί ένα άτομο θα ήθελε να συμμετάσχει σε ένα γεγονός που είναι αντιεπαγγελματικό;
   • Ελέγξτε τη στίξη. Πολλοί άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν κόμματα ή αποστάγματα. Σε αυτό το σημείο, οι μικρές λεπτομέρειες έχουν μεγάλη σημασία.
   • Εκτυπώστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας και ξαναδιαβάστε το μετά από λίγες ώρες. Μερικές φορές, παρακολουθώντας το e στην οθόνη, μπορεί να μην εντοπίσετε τυχόν σφάλματα.
   • Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε κατάλληλο φάκελο και ειλικρινά το γράμμα σας σωστά.

7. 
   

   
   Ακολουθεί ένα παράδειγμα μιας επιστολής.

Η κεφαλίδα σας (αν υπάρχει)
Ημερομηνία: ____
Διεύθυνση: _________
_________________
_________________


Αγαπητέ κύριε / κυρία / κυρία _______

Πρόσφατα, προσκλήθηκα να συμμετάσχω στον προκαταρκτικό διαγωνισμό για τον τίτλο της "Miss France". Συμμετέχοντας σε αυτόν τον περιφερειακό διαγωνισμό, θα έχω την ευκαιρία να επιλέξω να εκπροσωπήσω την περιοχή μας στον εθνικό διαγωνισμό για την επιλογή "Miss France".

Θα ήθελα να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου για την υποστήριξή σας και να σας παρακαλέσω να υποστηρίξετε την αίτησή μου για τις εκλογές της κυρίας Ασκείτιν. Μεταξύ 20 και 50 υποψηφίων θα συμμετάσχουν σε αυτό το διαγωνισμό ομορφιάς. Αυτή η εκδήλωση θα μεταδοθεί ζωντανά μέσω περιφερειακής τηλεόρασης. Θα ακολουθήσει περίπου διακόσια έως τριακόσιες χιλιάδες θεατές. Εκείνοι που θα υποστηρίξουν την αίτησή μου θα αναφερθούν κατά τη διάρκεια του διαγωνισμού και σε μελλοντικές δημοσιεύσεις της ιστοσελίδας των διοργανωτών.

Το ποσό δωρεάς είναι μεταβλητό. Μπορείτε να με βοηθήσετε επιλέγοντας έναν από τους παρακάτω τύπους, οι οποίοι συνίστανται στη δημοσίευση στοιχείων σχετικά με την επιχείρησή σας:

____ €, το όνομά σας, την περιγραφή και το λογότυπό σας,

____ €, το όνομα και την περιγραφή σας,

____ €, το όνομά σας και το λογότυπό σας,

____ €, το όνομά σας.

Εάν αποδέχεστε το αίτημά μου, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου στο ___________________.

Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε, τη διαβεβαίωση της βαθύτατης εκτίμησής μου.


"Η υπογραφή σας".

"Το όνομά σας".