Πώς να συμπληρώσετε μια απόδειξη

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Συμπλήρωση παραλαβής
• Μέρος 2 Κατανόηση της αφοσίωσης και βασικά στοιχεία μιας παραλαβής

Μια απόδειξη είναι μια έγγραφη βεβαίωση παραλαβής που πιστοποιεί ότι έχει παραληφθεί ένα χρηματικό ποσό ή ένα συγκεκριμένο αγαθό. Εάν εκτελείτε μια επιχείρηση ή κάνετε μια πώληση, σας συμβουλεύουμε να λάβετε μια απόδειξη που μπορείτε και ο αγοραστής σας να χρησιμοποιήσετε για να κρατήσετε τους λογαριασμούς σας. Επομένως, η απόδειξη θα θεωρηθεί ως σύμβαση μεταξύ του αγοραστή ή του πωλητή και εσάς και θα σας επιτρέψει επίσης να παρακολουθείτε τις διάφορες δαπάνες που πραγματοποιείτε.

στάδια

Μέρος 1 Συμπλήρωση παραλαβής

1. 
   

   
   Αγοράστε εισπράξεις χαρτιού από άνθρακα για να επιταχύνετε τη διαδικασία. Αν συμπληρώσετε τις αποδείξεις σας με το χέρι, σκεφτείτε να αγοράσετε ένα μπλοκ χαρτονομισμάτων από χαρτί. Χάρη σε αυτό, συμπληρώνοντας μια απόδειξη, θα έχετε δύο αντίγραφα που θα είναι έτοιμα, ένα για εσάς και το άλλο για τον πελάτη.
   • Οι αποδείξεις χαρτιού άνθρακα είναι επίσης συχνά επισημαίνονται και φέρουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για την απόδειξη αγοράς. Εάν όχι, θα παρουσιάσουν ένα πρότυπο το οποίο μπορείτε να συμπληρώσετε με σαφήνεια και σωστά.

2. 
   

   
   Συμπληρώστε όλες τις χειρόγραφες αποδείξεις με ένα μαύρο στυλό μελάνης. Για να βεβαιωθείτε ότι η απόδειξή σας θα είναι ευανάγνωστη, θα πρέπει να την συμπληρώσετε χρησιμοποιώντας ένα μαύρο στυλό μελάνης. Η απόδειξή σας πρέπει να είναι μόνιμη εγγραφή και για να γίνει αυτό, πρέπει να αποφύγετε την πλήρωσή της με μολύβι ή χρωματιστές κηλίδες μελάνης που μπορεί να εξασθενίσουν με την πάροδο του χρόνου.
   • Όταν συμπληρώνετε μια απόδειξη με το χέρι, φροντίστε να την περιγράψετε λίπος και ευανάγνωστη, ώστε να είναι πιο εύκολη η ανάγνωση. Εάν χρησιμοποιείτε αποδείξεις χαρτιού άνθρακα, πατήστε το άκρο της γραφίδας καθώς γράφετε για να εμφανιστεί το μελάνι στο δεύτερο ή το τρίτο αντίγραφο.

3. 
   

   
   
   
   Χρησιμοποιήστε μια σφραγίδα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τυπωμένη σφραγίδα από την εταιρεία σας ή προτυπωμένες κενές αποδείξεις που φέρουν το όνομα της εταιρείας σας. Για να δώσετε πιο τυπικό χαρακτήρα στις αποδείξεις, πρέπει να τοποθετήσετε τη σφραγίδα της εταιρείας σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προτυπωμένες αποδείξεις που φέρουν το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας. Αυτό θα δηλώσει σαφώς στον πελάτη ότι τα προϊόντα προέρχονται από την εταιρεία ή την εταιρεία σας και είναι χρήσιμη αναφορά εάν η απόδειξη πρόκειται να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον.

4. 
   

   
   Ενσωματώστε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τις αποδείξεις πωλήσεων. Εάν συμπληρώσετε μια απόδειξη χέρι ή δημιουργήσετε ένα αντίγραφο σε ένα έγγραφο σε έναν υπολογιστή, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ενσωματώσει βασικά στοιχεία όπως:
   • τα στοιχεία του πωλητή
   • στοιχεία του αγοραστή
   • την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η συναλλαγή
   • τις λεπτομέρειες σχετικά με το προϊόν
   • το ποσό της συναλλαγής
   • τη μέθοδο πληρωμής
   • την υπογραφή του πωλητή και του αγοραστή

5. 
   

   
   
   
   Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες. Ελέγξτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την απόδειξη μίσθωσης. Μια απόδειξη μίσθωσης είναι απαραίτητη για έναν μισθωτή εάν αυτός πληρώνει με μετρητά ή τραπεζικό έλεγχο και θέλει να παρακολουθεί τις πληρωμές αυτές. Είναι επίσης χρήσιμο για τον ιδιοκτήτη επειδή χρησιμεύει ως απόδειξη για το ενοίκιο που έχει συλλεχθεί. Επιπλέον, ορισμένες χώρες απαιτούν από τους ιδιοκτήτες να εκδίδουν αποδείξεις μίσθωσης σε ενοικιαστές. Αν προσπαθείτε να εκδώσετε μια απόδειξη μίσθωσης για τον ενοικιαστή ή τον ιδιοκτήτη σας, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι περιέχει τις παρακάτω βασικές πληροφορίες:
   • το συνολικό ποσό του καταβληθέντος μισθώματος
   • την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η πληρωμή
   • το πλήρες όνομα του ενοικιαστή
   • το πλήρες όνομα του ιδιοκτήτη
   • διεύθυνση κατοικίας ενοικίασης
   • την περίοδο μισθώματος
   • τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε (επιταγή, μετρητά κ.λπ.)
   • την υπογραφή του ενοικιαστή και του ιδιοκτήτη

6. 
   

   
   Θυμηθείτε να εκτυπώσετε δωρεάν ένα αντίγραφο της απόδειξης. Αν θέλετε να δημιουργήσετε έντυπες αποδείξεις για την εταιρεία ή την επιχείρησή σας, λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν πολλά αντίγραφα των αποδείξεων που είναι ελεύθερα διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Απλά εκτυπώστε τα και σφραγίστε τα με το όνομα της εταιρείας σας για να τα προσαρμόσετε στις καθημερινές σας συναλλαγές.

Μέρος 2 Κατανόηση της αφοσίωσης και βασικά στοιχεία μιας παραλαβής

1. 
   

   
   Κατανοήστε την εγκυρότητα μιας απόδειξης. Τα έσοδα είναι πολύ σημαντικά επειδή θα σας επιτρέψουν να παρακολουθείτε το εισόδημά σας για φορολογικούς σκοπούς. Διατηρήστε όλα τα έσοδά σας, ειδικά αν έχετε μια επιχείρηση, επειδή θα πρέπει να δικαιολογήσετε τα έξοδά σας στα φορολογικά σας έσοδα. Εάν είστε υπεύθυνοι για μια εταιρεία, θα χρειαστεί να εκδώσετε μια απόδειξη στους πελάτες σας και οι περισσότερες εταιρείες θα σας δώσουν μια απόδειξη για τις αγορές σας.
   • Όταν αγοράζετε ακριβά αντικείμενα ή προσφέρετε ακριβές υπηρεσίες, είναι απολύτως σημαντικό να λάβετε μια απόδειξη. Στην πραγματικότητα, συνιστά προληπτικό μέτρο ότι, σε περίπτωση νομικών προβλημάτων σχετικά με τη συναλλαγή, και τα δύο μέρη μπορούν να αποδείξουν την παραλαβή ως αποδεικτικό στοιχείο στο δικαστήριο.

2. 
   

   
   Λάβετε υπόψη ότι συνήθως υπάρχουν τέσσερις τύποι αποδείξεων. Θεωρητικά, θα μπορούσατε να συμπληρώσετε μια απόδειξη για σχεδόν κάθε συναλλαγή που κάνετε, είτε είναι το ενοίκιό σας, υπηρεσίες εξωραϊσμού ή κούρεμα. Υπάρχουν γενικά τέσσερις τύποι αποδείξεων που θα σας εκδίδονται τουλάχιστον μία φορά όταν πραγματοποιείτε πωλήσεις ή αγορές.
   • Απόδειξη πληρωμής: Για την επεξεργασία μιας συναλλαγής, το πρόσωπο που πωλεί ένα στοιχείο θα εκδώσει μια απόδειξη πληρωμής. Η τελευταία πρέπει να περιλαμβάνει αναφορά, ημερομηνία έκδοσης και ποσό που έχει εισπραχθεί. Εάν η πληρωμή έγινε σε μετρητά, πρέπει να υπάρχει μια σημείωση που δηλώνει ότι. Ωστόσο, αν η πληρωμή γίνεται με επιταγή ή με εντολή πληρωμής, θα πρέπει να αναφερθεί ο αριθμός εντολής ή ο αριθμός επιταγής. Στην περίπτωση που η συναλλαγή έχει καταβληθεί μέσω πιστωτικής κάρτας, πρέπει να αναφερθεί ο τύπος της κάρτας (Visa, MasterCard, Skrill) και τα τελευταία τέσσερα ψηφία της τελευταίας.
   • Μια ιατρική απόδειξη: πρόκειται για τιμολόγιο που δικαιολογεί την αγορά ιατρικών προϊόντων, όπως φάρμακα, συνταγή ή όργανο χειρουργικής επέμβασης. Αυτός ο τύπος απόδειξης πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες όπως τον κωδικό διάγνωσης, την ημερομηνία και την ώρα της διαβούλευσης και το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε.
   • Απόδειξη πώλησης: Θα λάβετε σίγουρα αυτό το είδος απόδειξης κάθε φορά που πραγματοποιείτε αγορές και αν ασκείτε μια επιχείρηση, θα εκδώσετε μια παραλαβή πώλησης σε έναν πελάτη μόλις παραδώσετε τα σχετικά προϊόντα. Η απόδειξη θα χρησιμοποιηθεί ως απόδειξη αγοράς και θα πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία όπως η ημερομηνία κατά την οποία έγινε η πώληση, το ποσό που εισπράχθηκε, το όνομα και η τιμή των προϊόντων και η ταυτότητα του προσώπου που διαχειρίζεται τη συναλλαγή.
   • Μια απόδειξη μίσθωσης: αυτός ο τύπος απόδειξης θα εκδοθεί στον ενοικιαστή από τον ιδιοκτήτη του. Θα χρησιμεύσει ως απόδειξη ότι ο ενοικιαστής έχει πληρώσει το ενοίκιο και πρέπει να περιλαμβάνει τα ονόματα του ιδιοκτήτη και του μισθωτή, τη διεύθυνση του ενοικιαζόμενου διαμερίσματος, την περίοδο χρέωσης, το ποσό του ενοικίου, καθώς και τις ημερομηνίες έναρξης ισχύος και λήξης της σύμβασης μίσθωσης. .
   • Εάν πουλάτε ή αγοράζετε αξεσουάρ online, θα κάνετε ή θα λάβετε ηλεκτρονική απόδειξη. Οι ηλεκτρονικές αποδείξεις είναι στην πραγματικότητα ψηφιακές αποδείξεις που περιέχουν τις ίδιες πληροφορίες που είναι διαθέσιμες σε μια απλή απόδειξη πληρωμής και δικαιολογούν την αγορά προϊόντων ή εξαρτημάτων που γίνονται στο διαδίκτυο.

3. 
   

   
   Κατανοήστε τα βασικά στοιχεία μιας παραλαβής πελάτη και πωλητή. Για τους σκοπούς του παρόντος άρθρου, θα επικεντρωθούμε στις αποδείξεις πληρωμής που ανταλλάσσονται μεταξύ προμηθευτή και πελάτη. Ως πάροχος μιας υπηρεσίας ή ενός προϊόντος, θα χρειαστεί να εκδώσετε μια απόδειξη που περιέχει τις βασικές πληροφορίες.
   • Στοιχεία επικοινωνίας του προμηθευτή: Σε αυτό το επίπεδο, πρέπει να υπάρχει στην κορυφή της απόδειξης το όνομα του προμηθευτή (ή της εταιρείας του), τη διεύθυνσή του, τον αριθμό τηλεφώνου του ή τη διεύθυνσή του. Θα πρέπει επίσης να προσέξετε να συμπεριλάβετε το όνομα του διαχειριστή καταστήματος ή του ιδιοκτήτη της επιχείρησης ή της εταιρείας.
   • Στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτή: Περιλαμβάνει το πλήρες όνομα του πελάτη ή του λάκα.
   • Η ημερομηνία της συναλλαγής: αυτή είναι η ημέρα, ο μήνας και το έτος κατά το οποίο έγινε η συναλλαγή. Αυτές οι πληροφορίες θα είναι χρήσιμες κατά τη διάρκεια των φορολογικών διαδικασιών.
   • Στοιχεία προϊόντος: Σε αυτό το επίπεδο, πρέπει να γράψετε μια σύντομη περιγραφή των προσφερόμενων υπηρεσιών ή προϊόντων που πωλούνται, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της ποσότητας, της αναφοράς προϊόντος και κάθε άλλης πληροφορίας που θα αναγνώριζε το προϊόν. Αυτό το τελευταίο στοιχείο θα είναι πολύ χρήσιμο αν πρέπει να θυμάστε την πώληση στο μέλλον.
   • Το ποσό της συναλλαγής: Διαχωρίστε το συνολικό ποσό της συναλλαγής, παρουσιάζοντας την αρχική τιμή του προϊόντος, τον φόρο, το κόστος εργασίας, καθώς και τυχόν προσφορές ή εκπτώσεις που έγιναν. Αυτή η αποσύνθεση τιμών θα επικυρώσει περαιτέρω την πώληση και θα την κάνει μοναδική.
   • Τρόπος πληρωμής: ενημερώστε τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιεί ο πελάτης. Αυτό μπορεί να γίνει σε μετρητά, με επιταγή, μέσω χρεωστικής ή πιστωτικής κάρτας.
   • Η υπογραφή του προμηθευτή και του πελάτη: αφού η παραλαβή έχει συνταχθεί ή εκτυπωθεί και ο πελάτης έχει πληρώσει, πρέπει τώρα να βάλετε στο κάτω μέρος της απόδειξης ένα σημείωμα «πληρωμένο» και να ζητήσετε από τον πελάτη να υπογράψει την υπογραφή του. Μπορείτε επίσης να υπογράψετε ένα αντίγραφο της απόδειξής σας για την εξυπηρέτησή σας και να το φυλάξετε στα αρχεία σας.