Πώς να απαντήσω στο τηλεφώνημα του προϊσταμένου μου

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Εφαρμογή της επαγγελματικής εθιμοτυπίας στο τηλέφωνο
• Μέρος 2 Συζητήστε με τον προϊστάμενό σας
• Μέρος 3 Απάντηση σε τηλεφωνική κλήση εκτός των ωρών εργασίας

Η λήψη τηλεφωνικής κλήσης από το αφεντικό σας είναι μερικές φορές πηγή ανησυχίας, ειδικά αν συχνά σας κάνει νευρικό και σας κάνει να χάσετε την εμπιστοσύνη σας. Ο καλύτερος τρόπος για να απαντάτε σε τηλεφωνικές κλήσεις από τον εργοδότη σας είναι να ασκείτε επαγγελματική εθιμοτυπία στο τηλέφωνο ανά πάσα στιγμή και να είστε πάντα έτοιμοι να δεχτείτε εργασίες και να απαντήσετε σε ερωτήσεις που σχετίζονται με την εργασία τους.

στάδια

Μέρος 1 Εφαρμογή της επαγγελματικής εθιμοτυπίας στο τηλέφωνο

1. 
   

   
   Πάρτε την κλήση. Αφήστε το τηλέφωνο να κουδουνίζει δύο έως τρεις φορές πριν σηκώσετε. Αυτό θα του δώσει την εντύπωση ότι είστε απασχολημένος και καλή απόδοση. Πάρτε την κλήση πολύ νωρίς, δίνετε την εντύπωση ότι δεν είστε πολύ απασχολημένοι ή δεν κάνετε τίποτα καθόλου, περιμένοντας πάρα πολύ καιρό πριν κάνετε αυτό υποδηλώνει ότι ο καλών δεν είναι προτεραιότητα για εσάς.
   • Θυμηθείτε να εφαρμόζετε αυτόν τον κανόνα κάθε φορά που βρίσκεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, όποιος σας καλεί. Μην το κάνετε ή δεν εφαρμόζετε τους κανόνες της άνεσης μόνο όταν το αφεντικό σας προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας τηλεφωνικά, αλλά με όλους, συμπεριλαμβανομένων των συναδέλφων σας, των πελατών και των προμηθευτών σας, οι οποίοι θα είναι πιο δεκτικοί εάν συμπεριφέρεστε κατάλληλα. Επιπλέον, δεν μπορείτε ποτέ να είστε σίγουροι όταν ο εργοδότης σας θα σας καλέσει από άλλη γραμμή.

2. 
   

   
   
   
   Χαιρετήστε τον επαγγελματικά. Όταν απαντάτε στο τηλέφωνο, προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικός και ευχάριστος. Για παράδειγμα, αν σας καλούν οι συνεργάτες σας ή ο εργοδότης σας, πείτε: "Εδώ ο Jean Poisson. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω; "
   • Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη οργάνωση με πολλαπλά τμήματα, καθορίστε το όνομα του τμήματος ή του τμήματος σας στο χαιρετισμό σας. Πες: "Εδώ ο Jean Poisson από το εμπορικό τμήμα. Τι μπορώ να κάνω για σας; "
   • Όταν απαντάτε σε μια τηλεφωνική κλήση από μια εξωτερική γραμμή, πληκτρολογήστε το όνομα της επιχείρησής σας, ακόμα κι αν νομίζετε ότι το αφεντικό σας μπορεί να σας καλεί. Για παράδειγμα, ας πούμε, "γεια! Εδώ Υπηρεσία ABC, Jean Poisson στη συσκευή. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω; "

3. 
   

   
   Καταπίνετε τα τρόφιμα ή φτύνετε το τσίχλες σας. Κάντε το καλύτερο πριν πάρετε το τηλέφωνο, αλλά αν δεν μπορείτε να το κάνετε έγκαιρα, ολοκληρώστε τη δράση με τον πιο διακριτικό και ήσυχο τρόπο. Η συζήτηση με τσίχλες ή τρόφιμα στο στόμα είναι ακατάλληλη και δίνει μια κακή εικόνα του εαυτού. Καλύτερα ο συνομιλητής θα το συνειδητοποιήσει.

4. 
   

   
   
   
   Μιλήστε σαφώς και απευθείας στο μικρόφωνο. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε προβλήματα επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του προϊσταμένου σας, κάτι που μπορεί να προκαλέσει προβλήματα αργότερα. Επιπλέον, ο προϊστάμενός σας θα είναι απογοητευμένος αν έχει πρόβλημα να επικοινωνήσει μαζί σας λόγω προβλήματος ήχου ή κακής ποιότητας ήχου.
   • Θυμηθείτε επίσης να χαμογελάσετε όταν απαντάτε και μιλάτε στο τηλέφωνο. Η πλειοψηφία των καλούντων, συμπεριλαμβανομένου του αφεντικού σας, θα γνωρίζει ότι χαμογελάτε με τη φωνή και τον τόνο σας. Αυτό θα έχει θετικές συνέπειες για τον προϊστάμενό σας, ειδικά αν εργάζεστε σε μια βιομηχανία που σχετίζεται με πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών.

5. 
   

   
   Δώστε την προσοχή σας. Να είστε πολύ προσεκτικοί όταν μιλάτε στο τηλέφωνο με το αφεντικό σας. Σταματήστε ό, τι κάνετε ακόμα κι αν πρόκειται για έργο που σας είχε δώσει νωρίτερα. Να είστε έτοιμοι να ακούσετε τι πρέπει να σας πω.
   • Σε γενικές γραμμές, αποφύγετε να αποσπούνται από εξωτερικούς παράγοντες όταν επικοινωνείτε με τον προϊστάμενό σας. Για παράδειγμα, αν κάποιος από τους συναδέλφους σας έρχεται στο γραφείο σας ενώ είστε στο τηλέφωνο, πείτε του με μια ευγενική χειρονομία ότι δεν μπορείτε να του μιλήσετε αυτή τη στιγμή.

Μέρος 2 Συζητήστε με τον προϊστάμενό σας

1. 
   

   
   Σημειώστε. Πάρτε το σημειωματάριό σας και είστε έτοιμοι να σημειώσετε όταν συνομιλείτε μαζί του. Κάνοντας αυτό θα σας επιτρέψει να είστε έτοιμοι ανά πάσα στιγμή για να σημειώσετε οποιεσδήποτε σημαντικές πληροφορίες που θα ήθελε να σας γνωστοποιήσει κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, όπως: χρόνοι, ημερομηνίες, διευθύνσεις ή οδηγίες για μια συγκεκριμένη εργασία.Αυτό θα σας επιτρέψει επίσης να γράψετε όλα τα σημαντικά ερωτήματα που θα θέλατε να του ζητήσετε σε αντάλλαγμα.
   • Να θυμάστε πάντα να έχετε στο γραφείο σας, σε ένα συρτάρι ή σε ένα εύκολα προσβάσιμο μέρος, ένα σημειωματάριο και ένα στυλό. Η κατοχή ενός κοντινού φορητού υπολογιστή σας επιτρέπει να καταγράφετε σημαντικές πληροφορίες κάθε φορά που πραγματοποιείτε προγραμματισμένη ή μη προγραμματισμένη τηλεφωνική κλήση.
   • Εάν δεν έχετε σημειωματάριο στο χέρι, αλλά κάθονται μπροστά από τον υπολογιστή σας, ανοίξτε μια κενή σελίδα ή έγγραφο του Word και σημειώστε σαν να χρησιμοποιούσατε φορητό υπολογιστή. Να γνωρίζετε, ωστόσο, ότι θα μπορέσει να σας ακούσει να πληκτρολογείτε, γι 'αυτό να είστε πολύ προσεκτικοί και να ακούτε προσεκτικά, ώστε να είναι λιγότερο διατεθειμένος να αναρωτιέται αν οι ήχοι του πληκτρολογίου σας σχετίζονται πραγματικά με τη συνομιλία σας.

2. 
   

   
   Μείνετε ήρεμοι. Αναπνεύστε βαθιά και ήρεμα για λίγα λεπτά και πιείτε λίγο νερό, όπως απαιτείται, για να σας καθησυχάσει. Είναι εύκολο να αναγνωρίσετε ένα άγχος άτομο στο τηλέφωνο, ειδικά αν αναπνέει σκληρά ή έχει μια τρέμουλο, διστακτική φωνή. Η διατήρηση της ηρεμίας θα σας βοηθήσει επίσης να αισθανθείτε πιο σίγουροι και να ελέγξετε την κατάσταση.
   • Εάν γνωρίζετε ότι ο εργοδότης σας θα σας καλέσει σύντομα, απελευθερώστε τον εαυτό σας από το άγχος περπατώντας λίγο πριν λάβετε την κλήση σας. Σηκωθείτε και περπατήσετε λίγο στο γραφείο ή την υπηρεσία σας, θα σας βοηθήσει. Απλά φροντίστε να επιστρέψετε εγκαίρως για την κλήση.
   • Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να ηρεμήσετε γρήγορα πριν ή κατά τη διάρκεια της κλήσης, πάρτε μερικές βαθιές αναπνοές. Εισπνεύστε όσο πιο αργά γίνεται μέσω της μύτης για τέσσερα έως πέντε δευτερόλεπτα. Κρατήστε την αναπνοή σας για άλλα τρία δευτερόλεπτα και στη συνέχεια εκπνεύστε ήπια για άλλα τέσσερα έως πέντε δευτερόλεπτα. Η εισπνοή οξυγόνου θα σας βοηθήσει να ανακουφίσετε την ένταση και να σας επιτρέψουμε να καθαρίσετε το κεφάλι σας.

3. 
   

   
   Πρακτική ενεργή ακρόαση όλη την ώρα. Δεδομένου ότι δεν σας μιλάει στο πρόσωπο, είναι σημαντικό να καταλαβαίνετε σαφώς όλα όσα σας λέει στο τηλέφωνο. Μη διστάσετε να του ζητήσετε να επαναλάβει και να εξηγήσει πράγματα που δεν έχετε ακούσει ή δεν έχετε καταλάβει.
   • Στην πραγματικότητα, ζητήστε διευκρινίσεις ή επιβεβαιώστε κάποιες λεπτομέρειες από καιρό σε καιρό, ακόμα και αν κατανοήσετε τις οδηγίες του. Απλά προσπαθήστε να συνοψίσετε τις οδηγίες σας με τα δικά σας λόγια προτού κρεμάσετε. Με την άσκηση ενεργητικής ακρόασης, θα του δείξετε ότι τον ακούτε με επιμονή και είναι επαγγελματίας.

4. 
   

   
   Απαντήστε του σύντομα. Μην πηγαίνετε γύρω από τον θάμνο, πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο και απαντάτε άμεσα. Αυτό δίνει την εντύπωση ότι είστε καλά προετοιμασμένοι και θα επιτρέψετε στο προϊστάμενό σας να επικεντρωθεί στον σκοπό της κλήσης του χωρίς να είναι πολύ αποσπασμένος. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο εργοδότης σας είναι πολύ απασχολημένος και σας καλεί μόνο επειδή θέλει κάποιες συγκεκριμένες πληροφορίες από εσάς. Αν δεν σας ζητήσει συγκεκριμένα να του δώσετε όλες τις λεπτομέρειες, δώστε του ακριβώς αυτό που θέλει.
   • Για άλλη μια φορά, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να ζητήσετε διευκρινίσεις εάν χρειαστεί. Ο εργοδότης σας είναι σίγουρα πολύ απασχολημένος, αλλά είναι προτιμότερο να περάσετε 60 δευτερόλεπτα περισσότερο τώρα, ζητώντας την ερώτησή σας από το να χρειαστεί να περάσετε ώρες για να διορθώσετε τα λάθη σας με το αφεντικό σας. Εάν έχετε πολλές ερωτήσεις, αλλά δεν έχετε αρκετό χρόνο να ζητήσετε, ρωτήστε τον ηγέτη σας εάν μπορείτε να έρθετε πιο κοντά σε έναν συγκεκριμένο συνάδελφο ή να συμβουλευτείτε ένα γραπτό έγγραφο για να είστε πιο ενημερωμένοι.

5. 
   

   
   Κάνε λεκτική νεύμα. Κάνετε αυτό σε όλη τη συνομιλία. Οι λεκτικές λέξεις είναι δηλώσεις όπως "ναι", "συμφωνώ", "καταλαβαίνω" και "βλέπω". Όλοι δείχνουν ότι το ακούτε ενεργά.
   • Φυσικά, αυτά τα λεκτικά νεύματα πρέπει να γίνονται σε κατάλληλους χρόνους κατά τη διάρκεια της συνομιλίας. Περιμένετε για ένα διάλειμμα μετά από μια εντολή ή μια εξήγηση πριν κάνετε κάτι τέτοιο.

6. 
   

   
   Έχετε μια θετική στάση καθ 'όλη τη διάρκεια της κλήσης. Έχοντας μια θετική και δυναμική στάση δείχνει στον προϊστάμενό σας ότι είστε σίγουροι, ικανοί και δεν φοβάστε να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις της εργασίας. Για παράδειγμα, εάν σας καλέσει να συζητήσετε ένα πρόβλημα, μιλήστε σε αυτόν για πιθανές λύσεις που μπορείτε να εφαρμόσετε.
   • Να είστε όσο το δυνατόν πιο δεκτικοί ακόμα κι αν επικρίνει το έργο ή τη στάση σας. Αποδεχτείτε την κριτική, συνοψίζοντας την με τα δικά σας λόγια, στη συνέχεια συζητήστε πώς να το διορθώσετε. Μπορείτε να εκφράσετε ειλικρινά τις ανησυχίες σας για τη μελλοντική πορεία, αλλά αποφύγετε τις δικαιολογίες για παρελθόντα λάθη ή προβλήματα.
   • Διατυπώστε τη φράση σας χρησιμοποιώντας την αντωνυμία "I" αντί για "εσείς" όταν θέλετε να εκφράσετε τις ανησυχίες σας ή να εξηγήσετε παρελθόντα προβλήματα. Αυτό θα επιτρέψει στον ηγέτη σας να μην τοποθετηθεί στον αμυντικό, να σας απαντήσει αρνητικά ή για το χτύπημα του θυμού. Για παράδειγμα, εάν σας καλέσει να συζητήσετε μαζί σας για μια εργασία που δεν ήταν σε θέση να ολοκληρώσετε έγκαιρα, πείτε "Είχα πρόβλημα να συγκεντρώσω τις απαραίτητες πληροφορίες" αντί να σας πω "εσείς δεν μου έδωσαν εγκαίρως τις απαραίτητες πληροφορίες ".

7. 
   

   
   Τον ευχαριστώ. Θυμηθείτε να ευχαριστήσετε τον σεφ για το χρόνο σας για να σας καλέσω. Αν και είναι αυτός που σε κάλεσε, και όχι το αντίστροφο, ευχαριστώντας τον ότι σας καλούσε είναι ένας πολύ καλός τρόπος να του δείξετε την εκτίμησή σας για το χρονικό διάστημα που σας έχει δώσει. Για παράδειγμα, πείτε: "Ξέρω ότι έχετε μια κουραστική μέρα, σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για να με καλέσετε. "
   • Κάνετε αυτό κάθε φορά που ο προϊστάμενος σας σας καλεί και ειδικά όταν το κάνει να εκφράσει μια ανησυχία, να επικρίνει το έργο σας ή να εξηγήσει ένα έργο. Ο στόχος είναι να σας δείξουμε πόσο ανυπόμονος είστε να ολοκληρώσετε τις αποστολές που σας έχουν δοθεί και να τον ευχαριστήσετε για το χρόνο που σας έχει δώσει είναι ένας τρόπος να αναγνωρίσετε ότι η κλήση του θα σας βοηθήσει να κάνετε καλή δουλειά.

Μέρος 3 Απάντηση σε τηλεφωνική κλήση εκτός των ωρών εργασίας

1. 
   

   
   Απαντήστε στην κλήση αν είναι δυνατόν. Εάν το αφεντικό σας σας τηλεφωνήσει μετά από ώρες εργασίας, πάρτε και συζητήστε μαζί του αν δεν παρεμβαίνει στις άλλες προτεραιότητές σας. Κάνοντας κάτι τέτοιο είναι ακόμα πιο σημαντικό εάν βρισκόσασταν σε αυτή τη θέση για λιγότερο από έξι μήνες.
   • Η προθυμία σας να επικοινωνήσετε με το αφεντικό σας μετά τις κανονικές ώρες λειτουργίας θα δείξει πόσο αφιερωμένο είστε στην επιχείρησή σας και την εργασία σας.
   • Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε αυτόν όταν σας καλέσει, υπογράψτε τον το συντομότερο δυνατό. Στην ιδανική περίπτωση, θα ακούσετε τη φωνή που έχετε αφήσει και θα καλέσετε το συντομότερο δυνατόν. Ανάλογα με την κουλτούρα της εταιρείας και τη φύση της κλήσης, θα πρέπει να μπορείτε να πάρετε στέλνοντας ένα e-mail ή e-mail για να εξηγήσετε γιατί δεν θα μπορούσατε να πάρετε την κλήση του εάν δεν μπορείτε να τον καλέσετε πίσω.

2. 
   

   
   Ελέγξτε την εταιρική σας κουλτούρα. Σε ορισμένες εταιρείες, ο εργοδότης απαιτεί από τον υπάλληλο να διατηρεί επαφή μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από το χρόνο ή την ημέρα. Παρόλο που αυτό μπορεί να φαίνεται άδικο, θα πρέπει να το αποδεχτείτε ως μέρος της εταιρικής σας κουλτούρας, εάν θέλετε να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτό.
   • Εάν δεν ξέρετε ποιοι κανόνες πρέπει να ακολουθήσετε, πλησιάστε τους συναδέλφους σας. Μπορεί να μάθετε ότι μπορείτε να περιμένετε λίγες ώρες πριν απαντήσετε ή ότι όλοι θα απαντήσουν αμέσως. Βρείτε τις σωστές πληροφορίες και εφαρμόστε το.

3. 
   

   
   Μείνετε θετικοί και ενεργείτε ανάλογα με την κατάσταση. Πάντα να είστε ευγενικοί και θετικοί όταν ακούτε τον εργοδότη σας, ακόμη και εκτός των ωρών εργασίας. Τούτου λεχθέντος, πρέπει να εξετάσετε κάθε κατάσταση ξεχωριστά πριν αποφασίσετε πώς να την απαντήσετε.
   • Για παράδειγμα, εάν ο εργοδότης σας επικρίνει ή σας δίνει οδηγίες σχετικά με μια δουλειά, σημειώστε κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, αλλά μην διστάσετε να συνεχίσετε τις εξωεπαγγελματικές σας δραστηριότητες όταν ολοκληρωθεί η κλήση. Αν η εργασία που σας έχει δώσει δεν είναι επείγουσα, μπορείτε να την αφήσετε στην άκρη και να την εκτελέσετε κατά τη διάρκεια των κανονικών ωρών εργασίας.
   • Από την άλλη πλευρά, εάν πρόκειται για κατάσταση έκτακτης ανάγκης, πρέπει να βάζετε τον εαυτό σας ταυτόχρονα και να λύσετε το πρόβλημα χωρίς να χάσετε ένα δευτερόλεπτο, σύμφωνα με τις επιθυμίες του προϊσταμένου σας.

4. 
   

   
   Αξιολογήστε την ικανοποίηση από την εργασία σας. Ο προϊστάμενος δεν μπορεί λογικά να αναμένει ότι θα είναι διαθέσιμος 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα. Ωστόσο, δεν υπάρχει εγγύηση ότι οι προσδοκίες του θα είναι λογικές. Αν το αφεντικό σας σας τηλεφωνήσει τακτικά μετά από ώρες και σας κάνει να αισθάνεστε άβολα ή ανήσυχος, σκεφτείτε να ψάξετε για άλλη δουλειά.
   • Απενεργοποιήστε το κινητό σας τηλέφωνο αν γνωρίζετε ότι ο εργοδότης σας θα καλέσει μετά από ώρες, αλλά αν δεν είστε συνδικαλισμένος, πιθανότατα θα απολύσετε ανά πάσα στιγμή. Το αφεντικό σας μπορεί να αποσύρει αν παρατηρήσει ότι δεν απαντάτε στις κλήσεις του μετά από ώρες εργασίας ή σας στέλνουμε πίσω γι 'αυτό.