Πώς να απαντήσετε σωστά

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέθοδος 1 Συζητήστε με κάποιον προσωπικά
• Μέθοδος 2 Απαντήστε σε SMS
• Μέθοδος 3 Απάντηση από

Ο τρόπος με τον οποίο ανταποκρίνεστε σε κάποιον θα έχει αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβάνονται εσάς και τους άλλους. Ευτυχώς, μπορείτε να μάθετε να ανταποκρίνεστε με τον σωστό τρόπο την κατάλληλη στιγμή. Αν μιλάτε σε κάποιον αυτοπροσώπως, δώστε προσοχή σε αυτούς και αφήστε τους να εκφραστούν πριν προσπαθήσουν να απαντήσουν. Σε μια συνομιλία με SMS, υπάρχουν επίσης άγνωστοι κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για να επικοινωνήσετε σωστά. Το L είναι ένας πιο επίσημος τρόπος επικοινωνίας και θα πρέπει να σεβαστείτε μια επαγγελματική ετικέτα για να μεταδώσετε αποτελεσματικά τις πληροφορίες και να απαντήσετε κατάλληλα.

στάδια

Μέθοδος 1 Συζητήστε με κάποιον προσωπικά

1. 
   

   
   Ακούστε προσεκτικά. Όταν κάποιος σας μιλάει, κοιτάξτε τους στο μάτι και προσέξτε τι λέει. Θα του δείξετε ότι τον ακούτε και ότι καταλαβαίνετε τα λόγια του.
   • Δώστε όλη την προσοχή στον συνομιλητή σας, ώστε να μιλάει με ευκολία.
   • Εάν δεν το κάνετε καλά, πλησιάστε τον (τον) και ρωτήστε τον αν θέλει να πάει σε μια πιο ήσυχη θέση.

2. 
   

   
   Σημειώστε τα μη λεκτικά υποδείγματα. Η γλώσσα του σώματος μπορεί να πει τόσο πολύ, αν όχι περισσότερο, από τις λέξεις. Όταν κάποιος σας μιλάει, παρακολουθήστε τη γλώσσα του σώματος για να μάθετε καλύτερα πώς να ανταποκριθείτε.
   • Για παράδειγμα, εάν ο καλών σας κοιτάζει γύρω ή κινείται συνεχώς τα πόδια σας, μπορεί να είναι ότι είναι νευρικός ή φοβισμένος. Θα μπορούσατε να τον ρωτήσετε αν όλα είναι καλά, πριν προσπαθήσετε να απαντήσετε στα λόγια του.
   • Προσέξτε επίσης τον τρόπο με τον οποίο μιλάει. Αν η φωνή του είναι δυνατή ή επιθετική, η συζήτηση μπορεί να αρχίσει να τσιμπίζει. Για να αποφύγετε την κλιμάκωση της κατάστασης, θα πρέπει να δοκιμάσετε μια άλλη προσέγγιση.

3. 
   

   
   
   
   Μην προετοιμάζετε την απάντησή σας ενώ το άλλο πρόσωπο μιλάει. Εάν είστε πολύ ανυπόμονος να απαντήσετε όταν ο συνομιλητής σας δεν έχει ακόμη τελειώσει, μιλάτε και μπορεί να ενοχληθείτε. Περιμένετε έως ότου τελειώσει το άτομο και έχετε ακούσει τα πάντα πριν σκεφτείτε τι θα απαντήσετε.
   • Είναι πολύ αγενές να κόψεις κάποιον να του πεις για τις σκέψεις του.

   Συμβούλιο: όπως μιλάει, ακούστε τον συνομιλητή σας και διανοητικά σημειώστε τα σημεία που θέλετε να απαντήσετε. Ωστόσο, μην τον αποκόψετε για να του δώσετε μια πνευματική ή γρήγορη απάντηση.

4. 
   

   
   Περιμένετε μέχρι να τελειώσει ο λόγος για να απαντήσετε. Όταν μιλάτε με κάποιον, αφήστε τους να ολοκληρώσουν την ομιλία πριν απαντήσουν. Έτσι, θα έχετε όλες τις πληροφορίες που θέλει να μοιραστεί μαζί σας και θα μπορέσετε να δώσετε μια ολοκληρωμένη και προσαρμοσμένη απάντηση.
   • Ο συνομιλητής σας θα μπορούσε να προσθέσει ένα τελευταίο κομμάτι πληροφοριών αφού τελειώσετε να μοιράζεστε τις σκέψεις σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να πει "ας περιμένουμε, ξέχασα να πω κάτι. Αφήστε τον να τελειώσει αυτό που έχει να πει.

5. 
   

   
   
   
   Απαντήστε σχολαστικά και με αυτοπεποίθηση. Πριν απαντήσετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να επανεξετάσετε όλες τις πληροφορίες που σας παρουσιάστηκαν. Παρέχοντας μια ελλιπή απάντηση, θα αφήσετε το άτομο να γνωρίζει ότι δεν ακούτε καλά.
   • Λαμβάνοντας μια στιγμή για να σκεφτείτε την απάντησή σας θα σας επιτρέψει επίσης να κάνετε έξυπνες παρατηρήσεις.

6. 
   

   
   Κάντε ερωτήσεις. Εάν χρειάζεστε διευκρινίσεις ή περισσότερες πληροφορίες, κάντε ερωτήσεις. Εάν δεν καταλαβαίνετε ή δεν καταλαβαίνετε τι λέει το άτομο, μην προσπαθήσετε να απαντήσετε με βάση τη μερική ή εσφαλμένη κατανόηση του τι έλεγε. Ζητήστε του να επαναλάβει αυτά που είπε ή να εξηγήσει τι σημαίνει έτσι ώστε να μπορεί να απαντήσει σωστά.
   • Εάν δεν είστε σίγουροι για τις προθέσεις κάποιου ή θέλετε να διευκρινίσουν τις προθέσεις τους πριν απαντήσετε, ρωτήστε τους μια ανοιχτή ερώτηση όπως "τι εννοείτε με αυτό; "
   • Δεν υπάρχει κακό να ζητάς από κάποιον να επαναλάβει αυτό που είπε αν δεν άκουγα ή δεν καταλάβατε τι έλεγε.

7. 
   

   
   Μιλήστε καθαρά και άμεσα. Αφού λάβετε υπόψη σας όσα σας έχουν πει και σκέφτεστε τι εννοούσατε, μιλήστε με σαφήνεια και αυτοπεποίθηση. Μην χρησιμοποιείτε ασαφείς και αντιφατικούς όρους για να εμφανίζετε πιο έξυπνοι ή πιο πνευματικοί. Οι άνθρωποι εκτιμούν την ειλικρίνεια. Απαντήστε σαφώς, για να δείξετε στο άλλο άτομο ότι τον καταλαβαίνετε και δώστε σημασία σε αυτό που λέει.
   • Βεβαιωθείτε ότι το άτομο είναι προσεκτικό όταν μιλάτε, οπότε δεν χρειάζεται να επαναλάβετε τον εαυτό σας.
   • Εάν κάποιος άλλος θέλει να μιλήσει, παρατηρήστε το και αφήστε τον να μιλήσει.
   • Αφήστε το άλλο άτομο να απαντήσει σε αυτό που μόλις είπατε. Μην φύγετε μόλις ολοκληρώσετε την ποινή σας. Μην τερματίζετε τη συζήτηση αμέσως μόλις έχετε την ευκαιρία να μιλήσετε.

8. 
   

   
   Δεχτείτε ότι κάποιος δεν συμφωνεί μαζί σας. Ακόμη και αν έχετε σκεφτεί τι εννοούσατε, υπάρχει πάντα η πιθανότητα κάποιος να διαφωνεί με αυτό που λέτε. Αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό! Να είστε προετοιμασμένοι για κάποιον που θα σας αντικρούσει ή θα προσπαθήσει να σας δυσφημίσει για αυτό που λέτε.
   • Κρατήστε ένα δροσερό κεφάλι και μην χάσετε την ψυχραιμία σας αν κάποιος προσπαθήσει να σας προκαλέσει.
   • Αφήστε το άλλο άτομο να μοιραστεί τις απόψεις και τις πεποιθήσεις του. Μην προσπαθήσετε να τον αναγκάσετε να αποδεχθεί την άποψή σας.

Μέθοδος 2 Απαντήστε σε SMS

1. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε μια απλή γλώσσα στα SMS σας. S, γράμματα και ακόμη και πρόσωπο με πρόσωπο συνομιλίες μπορεί να έχουν μια επίσημη δομή. Λόγω της σύντομης και περιορισμένης φύσης των SMS, μια περιστασιακή γλώσσα είναι η πιο κατάλληλη και καλύτερο μεταφέρει τον προσωπικό τόνο της συνομιλίας.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε "I V", αντί για "Πηγαίνω" για να κερδίσετε χώρο, πληκτρολογήστε ταχύτερα ή να χαρίσετε έναν πιο χαλαρό τόνο.
   • Οι κανόνες στίξης είναι γενικά πολύ λιγότερο αυστηροί σε SMS. Για παράδειγμα, πάρα πολλά κόμματα θα κάνουν τη συνομιλία επίσημη και υπερβολική.
   • Μην νομίζετε απαραίτητα ότι μια συνομιλία μέσω SMS θα είναι απαραιτήτως πολύ χαλαρή, αλλά αν ο συνομιλητής σας χρησιμοποιεί την άτυπη γλώσσα, κάνετε το ίδιο έτσι ώστε να αισθάνεται άνετα.

2. 
   

   
   Ζητήστε ανοιχτές ερωτήσεις για να ανοίξετε τη συζήτηση. Αν θέλετε να συνεχίσετε τη συνομιλία με SMS, ρωτήστε ανοικτές ερωτήσεις ώστε ο συνομιλητής σας να σας πει περισσότερα και να εκφράσει τη γνώμη του σχετικά με το θέμα. Ζητώντας κλειστές ερωτήσεις, οι οποίες λένε "ναι" ή "όχι", η συζήτηση θα πάει μακριά.
   • Για παράδειγμα, εάν μιλάτε σε έναν συνάδελφο σχετικά με ένα επαγγελματικό θέμα, μπορείτε να τον ρωτήσετε κάτι σαν: "Τι πιστεύετε για το νέο έργο; "
   • Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το τι σκέφτεται το άτομο για ένα θέμα, στείλτε τον σε ένα "Συμφωνώ, αλλά από πού πιστεύετε ότι προέρχεται"; "

3. 
   

   
   Αποφύγετε την αποστολή πολύ σύντομων απαντήσεων. Το SMS θα πρέπει να είναι σχετικά σύντομο, αλλά μια απότομη απάντηση ή πάρα πολύ σύντομη μπορεί να σας υποδείξει ότι είστε θυμωμένος με τον συνομιλητή σας. Για να απαντήσετε στον αποστολέα του SMS, γράψτε μια πλήρη απάντηση σε τουλάχιστον μία ή δύο προτάσεις.
   • Μερικές φορές είναι απολύτως αποδεκτό να απαντάτε με "OK", αν ο κώνος είναι ο σωστός. Αλλά συχνά ένα "ναι", "όχι" ή "OK" μπορεί να φαίνεται απότομο και κρύο.

   Συμβούλιο: αν οι απαντήσεις σας είναι συνήθως σύντομες, οι συγγενείς σας πιθανότατα θα το χρησιμοποιήσουν.

4. 
   

   
   Σημειώστε τον τόνο με σημεία στίξης και συναισθηματικά. Λόγω της απρόσωπης φύσης των ανταλλαγών SMS, οι συνομιλητές σας μπορεί να παρερμηνεύσουν τον τόνο των συναισθημάτων ή των συναισθημάτων σας που θέλετε να μεταδώσετε. Για να αποφύγετε παρεξήγηση, χρησιμοποιήστε με σθένος και συναισθηματικά, αν υπάρχει κίνδυνος αμφιβολίας.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να απαντήσετε "OK βρήκα, ευχαριστώ :)" έτσι ώστε ο παραλήπτης να μην νομίζει ότι είστε αναστατωμένοι ή ξηροί.
   • Μερικές φορές ένα τελικό σημείο μπορεί να σας υποδείξει ότι είστε απογοητευμένοι. Για παράδειγμα, θα ακούγεται πολύ πιο χαλαρό αν λέτε "όχι, δεν είναι αυτό", ότι "όχι, αυτό δεν είναι. "

5. 
   

   
   Διαβάστε ξανά πριν στείλετε. Πριν πατήσετε "Αποστολή", αφιερώστε λίγο χρόνο για να το διαβάσετε ξανά. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη, ότι οι πληροφορίες εξηγούνται σωστά και ότι ο ήχος είναι σωστός.
   • Μόλις αποσταλεί, δεν θα μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να το διαβάσετε ξανά πριν το στείλετε.

6. 
   

   
   Μην στείλετε πολλά άτομα μετά το άλλο. Πολλές ειδοποιήσεις και μια ολόκληρη σειρά SMS ενδέχεται να ενοχλήσουν τον παραλήπτη. Απάντηση με ένα δοχείο μόνο που έχετε να πείτε, αντί για πολλά σύντομα.
   • Μπορείτε φυσικά να στείλετε ένα δεύτερο αν έχετε ξεχάσει τις πληροφορίες ή εάν πρέπει να διευκρινίσετε ένα σημείο.
   • Εάν ο παραλήπτης σας δεν απαντά 2 δευτερόλεπτα στη σειρά, είναι πιθανό ότι δεν θέλει να σας μιλήσει ή ότι δεν παίρνει το τηλέφωνό του σε αυτόν. Σε μια περίπτωση όπως και στην άλλη, δώστε του χρόνο να σας απαντήσω.

7. 
   

   
   Ζητήστε από το άλλο άτομο να του μιλήσει τηλεφωνικά. Το SMS είναι σύντομο και σύντομο από τη φύση του. Εάν η συζήτηση αρχίζει να γίνεται πολύ περίπλοκη για να εκφράσετε σωστά τις σκέψεις σας μέσω SMS, ζητήστε από το άτομο να σας καλέσει, ώστε να μπορείτε να συνομιλήσετε μαζί του.
   • Στείλτε του ένα ως "θα ήταν ευκολότερο για μένα να μιλήσω τηλεφωνικά. Δώσε μου μια κλήση όταν μπορείς! Ευχαριστώ! "

Μέθοδος 3 Απάντηση από

1. 
   

   
   Απάντηση σε ένα σε 48 ώρες. Είναι σημαντικό να απαντήσετε σε ένα σε εύλογο χρόνο, από ευγένεια και επαγγελματισμό. Δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε αμέσως, αλλά φροντίστε να απαντήσετε εντός δύο ημερών.
   • Εάν δεν σας απασχολούσε ή σας έστειλε κατά λάθος, απαντήστε στον αποστολέα, ώστε να γνωρίζετε ότι δεν είστε ο σωστός αποδέκτης.

2. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό. Το ένα είναι συνήθως πολύ πιο επίσημο από ένα SMS ή ένα τηλεφώνημα. Ξεκινήστε την απάντησή σας με "γεια" ή "hi", ακολουθούμενη από το όνομα του ατόμου, για να ξεκινήσετε τον δρόμο με τον σωστό τρόπο.
   • Εάν το άτομο που απαντάτε προτιμά ένα συγκεκριμένο χαιρετισμό ή σας έχει ζητήσει να το καλέσετε με το όνομά του, σεβόμαστε την επιθυμία του. Για παράδειγμα, εάν προτιμάτε να την ονομάσετε "François" αντί για "Jean-François", το κάνετε.

3. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε τα θαυμαστικά σημεία με φειδώ. Στο σχολείο σας, ακολουθήστε τους κανόνες γραμματικής, ορθογραφίας και στίξης. Ωστόσο, προσέξτε να μην χρησιμοποιείτε το θαυμαστικό πολύ συχνά ή να δίνετε την εντύπωση ότι είστε ανυπόμονος ή ανυπόμονος. Χρησιμοποιήστε αυτό το σημάδι στίξης μόνο όταν η κατάσταση είναι σωστή.
   • Ένα θαυμαστικό θα είναι ευπρόσδεκτο όταν συγχαίρω κάποιον ή μοιραστεί καλά μηνύματα. Αλλά με τη χρήση του πολύ συχνά, θα χάσει όλα τα αποτελέσματά του.

4. 
   

   
   Μην χρησιμοποιείτε την αστυνομία. Χρησιμοποιήστε μια κλασική γραμματοσειρά ώστε να εμφανίζεται επαγγελματική. Μην χρησιμοποιείτε πολύχρωμες γραμματοσειρές ή γραμματοσειρές όπως το Comic Sans για να απαντήσετε σε μία.
   • Η πιο κλασική επιλογή θα είναι η χρήση του Arial ή Times New Roman, μεγέθους 10 ή 12.

5. 
   

   
   Μην βάζετε κανέναν σε αντίγραφο. Μερικές φορές είναι χρήσιμο να τοποθετήσετε ένα τρίτο άτομο σε ένα αντίγραφο μιας απάντησης σε μία, προκειμένου να εισαχθεί στη συνομιλία. Εντούτοις, τοποθετώντας έναν επόπτη ή έναν συνάδελφο σε ένα αντίγραφο όταν δεν είναι απαραίτητο, κινδυνεύετε να οργώσετε ή να τιμωρήσετε το άτομο στο οποίο απαντάτε.
   • Αν πρέπει να συμπεριλάβετε ένα τρίτο μέρος σε μια αλυσίδα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Bcc" ή αόρατο αντίγραφο άνθρακα.

6. 
   

   
   Αποφασίστε ποιος θα απαντήσει σε μια ομάδα. Εάν το πιο κατάλληλο φαίνεται να είναι να απαντήσετε σε όλους τους ανθρώπους στους οποίους έχει αποσταλεί, κάντε κλικ στην επιλογή "απάντηση σε όλους" όταν την στείλετε. Από την άλλη πλευρά, εάν πρέπει να θέσετε μια ερώτηση ή να εξηγήσετε ένα συγκεκριμένο θέμα ή πρόβλημα σε ένα μόνο άτομο, απαντήστε απευθείας, μόνο.
   • Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, αλλά χρειάζεται μόνο να απαντήσετε σε μερικούς από αυτούς, επιλέξτε τις επαφές που θα απαντήσετε.

7. 
   

   
   Απαντήστε κάποιον να λέει "ευχαριστώ" μόνο εάν είναι απαραίτητο. Οι πολύ σύντομες, που δεν προσθέτουν πολλά στη συζήτηση, είναι γενικά άχρηστες. Εάν ο αποστολέας δεν σας έχει ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι έχετε λάβει και καταλάβετε την απάντηση με "ευχαριστώ" θα είναι άχρηστο και συχνά ενοχλητικό.

   Συμβούλιο: αν ο αποστολέας σας στείλει ένα αίτημα επιβεβαίωσης, επιβεβαιώστε την παραλαβή του l κάνοντας κλικ στο παράθυρο διαλόγου.

8. 
   

   
   Ελέγξτε το και φροντίστε να το στείλετε στον κατάλληλο παραλήπτη. Αν είναι σκορπισμένο με ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη, θα φαίνεται αντιεπαγγελματικό. Πριν κάνετε κλικ στο "αποστολή", αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε ξανά την απάντησή σας. Ελέγξτε την ορθογραφία και τη γραμματική και βεβαιωθείτε ότι το στείλετε στο σωστό άτομο.
   • Μην βασίζεστε στον αυτόματο διορθωτή για να εντοπίσετε το παραμικρό λάθος!
   • Ξαναδιαβάστε το φωνητικό σας προτού το στείλετε, ώστε να συνειδητοποιήσετε το αποτέλεσμα.
   • Σε πολλές περιπτώσεις, οι εφαρμογές και τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπληρώνουν αυτόματα τις διευθύνσεις καθώς πληκτρολογείτε στο πεδίο "παραλήπτες" και είναι πολύ εύκολο να στείλετε το λάθος άτομο.