Πώς να προετοιμαστείτε για μια συνάντηση

Περιεχόμενο

• στάδια

είναι ένα wiki, που σημαίνει ότι πολλά άρθρα γράφονται από διάφορους συγγραφείς. Για να δημιουργηθεί αυτό το άρθρο, 17 άτομα, μερικοί ανώνυμοι, συμμετείχαν στην έκδοση και τη βελτίωσή του με την πάροδο του χρόνου.

Η προετοιμασία είναι πολύ σημαντική για μια επιτυχημένη συνάντηση. Οι συναντήσεις είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος πολλών σταδιοδρομιών, οπότε δεν είναι μια μικρή επιχείρηση!

στάδια

1. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν είναι απαραίτητο ή όχι. Αν προγραμματίζετε μια συνάντηση μόνο για να μεταφέρετε πληροφορίες, μην χάνετε χρόνο για τους άλλους. Στείλτε τους ένα σημείωμα.
2. Ετοιμάστε γνώμη. Πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα, την ημερήσια διάταξη και τη θέση της συνεδρίασης. Διανείμετε αυτήν την ειδοποίηση στους συμμετέχοντες αρκετά χρόνο εκ των προτέρων.
3. Επισυνάψτε τις σημειώσεις από την προηγούμενη συνάντηση, εάν υπήρχε μία. Αυτό θα δώσει στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να εντοπίσουν σημεία που δεν καταλαβαίνουν ή εκείνα με τα οποία δεν συμφωνούν.
4. Τοποθετήστε τα βασικά στοιχεία στη θέση τους. Τοποθετήστε καρέκλες και τραπέζια πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Πάρτε χαρτί και στυλό για όλους. Βάλτε μια καράφα με νερό στη μέση του τραπεζιού και γυαλιά κατά μήκος του τραπεζιού.
5. Ανακοινώστε την έναρξη της συνεδρίασης. Αυτό σημαίνει ότι το πρόσωπο που προεδρεύει στη συνάντηση ζητά τη σιωπή ώστε η συνεδρίαση να ξεκινήσει. Καθορίστε τους τριμηνιαίους στόχους της ομάδας.Η ατζέντα της ημέρας είναι μια λίστα θεμάτων που θα απευθυνθείτε, σε προκαθορισμένο χρόνο, για την επίτευξη αυτού του στόχου. Για παράδειγμα: 1) Αναθεώρηση της κατάστασης των στόχων του προηγούμενου τριμήνου (15 λεπτά), 2) Tour de table για προτάσεις στόχων (20 λεπτά), 3) Επιλογή 5 στόχων (10 λεπτά).
6. Περάστε το βιβλίο παρουσίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα κομμάτι χαρτί στην αρχή της συνάντησης και να έχετε όλοι παρόντες να περιγράψουν το όνομά τους και την υπογραφή τους. Αυτά τα ονόματα θα συμπεριληφθούν στην αναφορά.
7. Σκεφτείτε την έκθεση. Ζητήστε από τον γραμματέα που είναι υπεύθυνος για τα πρακτικά να περιγράψουν τα κύρια σημεία της συνάντησης και να τα πληκτρολογήσετε αργότερα.
8. Ρωτήστε, στο τέλος της επίσημης συνάντησης, αν κάποιος έχει ερωτήσεις. Αυτό είναι γνωστό ως διάφορα θέματα. Προσδιορίστε μια ημερομηνία για την επόμενη σύσκεψη και συμπληρώστε επίσημα αυτό.

συμβουλή

• Μια ατζέντα περιγράφει μια συνάντηση και μας εμποδίζει να μιλάμε πάρα πολύ για ένα συγκεκριμένο θέμα.
• Είναι κοινή η σύσταση ενός προέδρου στην Ετήσια Γενική Συνέλευση. Η καρέκλα οδηγεί τη συνάντηση, διασφαλίζει ότι ακολουθείται η ατζέντα και ότι μόνο ένα άτομο μιλάει κάθε φορά.
• Αν δεν έχει οριστεί καρέκλα, ρωτήστε αν κάποιος άλλος θα ήθελε να γεμίσει αυτό το ρόλο για τη συνάντηση.
• Η ίδια αρχή ισχύει για τον γραμματέα που είναι υπεύθυνος για την έκθεση.
• Είναι σημαντικό να έχουμε έναν ακριβή απολογισμό για να αποφύγουμε περαιτέρω διαφωνίες.
• Αυτές οι οδηγίες σχετίζονται με μια επίσημη συνάντηση.
• Ακόμα και στο πλαίσιο μιας άτυπης συνάντησης, πρώτα στείλτε μια ειδοποίηση που δηλώνει την ώρα και την ημερομηνία της συνάντησης είναι μια καλή ιδέα. Στην εργασία, η συμμετοχή των συμμετεχόντων σε μια άτυπη συνάντηση μπορεί να είναι αρκετή.

προειδοποιήσεις

• Ο πρόεδρος πρέπει να έχει μια ισχυρή προσωπικότητα για να εξασφαλίσει την ομαλή διεξαγωγή της συνάντησης.