Πώς να οργανώσετε τον χρόνο σας αποτελεσματικά

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Αξιολογήστε την τρέχουσα διαχείριση του χρόνου σας
• Μέρος 2 Αποφυγή περισπασμών
• Μέρος 3 Χρησιμοποιώντας το χρόνο σας αποτελεσματικά

Όλοι έχουν ακούσει ποτέ κάποιον να παραπονιέται ότι δεν υπάρχουν αρκετές ώρες της ημέρας για να κάνουν ό, τι πρέπει να κάνουν. Ορισμένες βασικές συμβουλές για την οργάνωση και τη διαχείριση του χρόνου σας μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο σας. Με την εκμάθηση πώς να οργανώσετε το χρόνο σας αποτελεσματικά, θα είστε σε θέση να επιτύχετε πολλά περισσότερα πράγματα.

στάδια

Μέρος 1 Αξιολογήστε την τρέχουσα διαχείριση του χρόνου σας

1. 
   

   
   Παρακολουθήστε τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Παρακολουθήστε τι κάνετε κάθε μέρα και σημειώστε τους διαφορετικούς τρόπους που περνάτε το χρόνο σας. Θα εκπλαγείτε να δείτε πόσο χρόνο χάνετε την ημέρα που το συγκρίνετε με το χρόνο που περνάτε κάνοντας αυτό που πρέπει να κάνετε.
   • Μην ξεχάσετε να σημειώσετε τις πιο μάταιες δραστηριότητες, για παράδειγμα όταν προετοιμάζετε το πρωινό σας, όταν κάνετε τις οικιακές εργασίες, όταν ντους, κλπ.

2. 
   

   
   Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητές σας σε ένα σημειωματάριο. Μόλις παρατηρήσετε όλες τις δραστηριότητές σας και υπολογίσετε πόσο χρόνο περάσετε να τις κάνετε, γράψτε το σε ένα σημειωματάριο. Τοποθετήστε όλες τις πληροφορίες στο ίδιο σημειωματάριο, επειδή θα μπορείτε να εντοπίσετε πιο εύκολα πρότυπα που επαναλαμβάνονται και φορές όταν χάνετε χρόνο αν τα δείτε όλα στην ίδια σελίδα.
   • Μην ξεχνάτε τίποτα και σημειώστε ξεκάθαρα κάθε εισαγωγή στο σημειωματάριο Μην ομαδοποιείτε ξεχωριστά συμβάντα σε μία καταχώρηση, μην υποτιμάτε δευτερεύουσες εργασίες και γράφετε τις ακριβείς ώρες κατά την αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο καταρρέει η ημέρα σας.
   • Μπορεί να είναι χρήσιμο να ομαδοποιήσετε ορισμένες δραστηριότητες σε κατηγορίες. Για παράδειγμα, μπορεί να παρατηρήσετε μπλε οικιακές εργασίες, κόκκινες δραστηριότητες εργασίας και χόμπι με μαύρο χρώμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε καλύτερα πώς ξοδεύετε το χρόνο σας.

3. 
   

   
   
   
   Αξιολογήστε το χρόνο σας. Ξοδεύεις μια ώρα να μην κάνεις τίποτα; Δύο ώρες για να αποφασίσετε πού να φάτε; Οκτώ ώρες για να σερφάρετε στο Διαδίκτυο; Βρείτε πρότυπα που σας λένε πώς αφιερώνετε το χρόνο σας και καθορίζετε ποιες δραστηριότητες χρειάζονται και ποιες δραστηριότητες δεν χρειάζονται.
   • Χάνετε χρόνο επειδή δεν έχετε τον έλεγχο του εαυτού σας; Θέλετε τα πράγματα πολύ συχνά μια μέρα στην άλλη; Δεχτείτε υπερβολική ευθύνη; Αυτές είναι ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε τον εαυτό σας, ενώ αξιολογείτε τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας.
   • Ίσως συνειδητοποιήσετε ότι διαιρείτε την ημέρα σας με τρόπο που δεν έχει νόημα. Για παράδειγμα, μπορεί να μην είναι σοφό να εργάζεστε μισή ώρα πριν περάσετε δέκα λεπτά κάνοντας ασήμαντα πράγματα πριν επιστρέψετε στην εργασία για μισή ώρα. Θα είστε πιο συγκεντρωμένοι και παραγωγικοί αν εργάζεστε για μια ώρα και φροντίζετε λιγότερο σημαντικά πράγματα αργότερα.
   • Είναι καλύτερο να αντιμετωπίζετε τα καθήκοντά σας, σπάζοντας τα. Αυτή η μέθοδος σας ζητά να διαθέσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα σε μια μόνο εργασία χωρίς να σας αποσπάται η προσοχή.

4. 
   

   
   
   
   Σκεφτείτε τις ρυθμίσεις. Τώρα που ξέρετε ακριβώς τι κάνετε στην εποχή σας, αρχίστε να κάνετε ενεργές προσαρμογές στο πρόγραμμά σας. Βεβαιωθείτε ότι προσδιορίζετε περιοχές που δεν μπορείτε να μειώσετε. Δεν είναι επειδή κάτι παίρνει πολύ χρόνο ότι είναι ώρα να χάσετε.

5. 
   

   
   Βρείτε τι συμβαίνει. Εάν περάσετε τρεις ώρες την ημέρα στέλνοντας έγγραφα εργασίας, είναι απίθανο να μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε σε αυτή τη δραστηριότητα. Ωστόσο, αν στέλνετε τέσσερα ή πέντε μέλη προσωπικού μεταξύ θέσεων εργασίας, ίσως μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε σε αυτή τη δραστηριότητα.

6. 
   

   
   Αλλάξτε τις συνήθειες σας. Όποιο και αν είναι το πρόβλημά σας για τη διαχείριση του χρόνου σας, υπάρχει πάντα μια λύση. Μόλις βρείτε τον χρόνο που χάνετε το χρόνο σας ή τον τρόπο που πρέπει να περάσετε το χρόνο σας, θα χρειαστεί να κάνετε μια συντονισμένη προσπάθεια για να αλλάξετε τις συνήθειες διαχείρισης του χρόνου σας.
   • Αν ξοδεύετε πολύ χρόνο για να κάνετε τις οικιακές εργασίες ή για να προετοιμαστείτε να φάτε, σκεφτείτε να νοικιάσετε έναν οικονόμο ή έναν μάγειρα. Για ορισμένους ανθρώπους, ο χρόνος τους αξίζει περισσότερο από τα χρήματά τους.
   • Μπορείτε να περάσετε ένα μεγάλο μέρος της ημέρας σας σερφ χωρίς στοχο στο Internet. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβασή σας σε συγκεκριμένους ιστότοπους ή σε κοινωνικά δίκτυα όταν προτιμάτε να εργαστείτε ή να κάνετε κάτι άλλο.

Μέρος 2 Αποφυγή περισπασμών

1. 
   

   
   Προσδιορίστε τις περισπασμούς στη ζωή σας. Οι συνεχείς αποσπάσεις είναι η μεγαλύτερη απειλή για την καλή διαχείριση του χρόνου. Πρέπει να καταλάβετε ποιες δραστηριότητες ή ποια άτομα τείνουν να χάνουν το χρόνο σας. Είτε πρόκειται για φίλο που δεν σταματά να μιλά ποτέ, ούτε για μια ένοχη ευχαρίστηση που σας απομακρύνει από τη δουλειά σας, θα πρέπει να βρείτε τρόπους για να αποφύγετε οτιδήποτε χάνετε το χρόνο σας.
   • Αν ξοδεύετε πολύ χρόνο σε κάτι που δεν παράγει τα επιθυμητά αποτελέσματα, είναι πιθανώς μια απόσπαση της προσοχής στη ζωή σας που πρέπει να αποφύγετε.
   • Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, πιθανώς θα σκεφτείτε πολλούς από τους συναδέλφους σας ως περισπασμούς. Αποφύγετε τις περιττές συνομιλίες όταν έχετε να κάνετε πράγματα. Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι η στάση σας στο γραφείο είναι εξίσου σημαντική για την πρόοδο της καριέρας σας ως τις δεξιότητές σας για τη διαχείριση του χρόνου, οπότε δεν πρέπει να είστε κακοί.

2. 
   

   
   Αποφύγετε μακρές συνομιλίες στο τηλέφωνο. Αν περνάτε πολύ χρόνο στο τηλέφωνο, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις συνήθειες συζήτησης. Συχνά, μπορείτε να επιτύχετε ταχύτερα αποτελέσματα με προσωπικές και όχι τηλεφωνικές συζητήσεις, γι 'αυτό πρέπει να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε στην κρέμονται.
   • Πολλές τηλεφωνικές συνομιλίες, ιδίως στην αρχή ή στο τέλος, περιλαμβάνουν περιττές ή περιττές συζητήσεις. Οι άνθρωποι τείνουν να αποκλίνουν από το θέμα ενώ είναι στο τηλέφωνο, οπότε πρέπει να δώσετε προσοχή. Σε προσωπικές συναντήσεις, αισθάνεστε περισσότερο υποχρεωμένοι να συζητήσετε μόνο το θέμα που σας ενδιαφέρει. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν υπάρχουν άλλες παρεκκλίσεις όταν βρίσκεστε μπροστά από τον καλούντα σας.

3. 
   

   
   Μην ξοδεύετε πολύ χρόνο στο Διαδίκτυο. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το δίχτυ ως ένα σημαντικό εργαλείο για την εκτέλεση εργασιών που πρέπει να γίνουν. Ωστόσο, υπάρχουν ακριβώς όσοι απολαμβάνουν την ανάγνωση άχρηστων άρθρων ή αθλητικών ειδήσεων ή την παρακολούθηση φωτογραφιών από αστέρια, γάτες ή κουτάβια. Μείνετε συγκεντρωμένοι ενώ χρησιμοποιείτε το Internet. Υπάρχουν προγράμματα που μπορείτε να εγκαταστήσετε, τα οποία μπλοκάρουν συγκεκριμένες εφαρμογές, ιστότοπους και τομείς για να μειώσετε τις περισπασμούς που προσφέρει ο ιστός.
   • Αποφύγετε το Facebook και άλλους ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης, όταν υποτίθεται ότι εστιάζεστε σε κάτι άλλο.
   • Θα χάσετε επίσης πολύ χρόνο ψάχνοντας για διάφορα θέματα στο Google. Μπορείτε να σκεφτείτε να κάνετε μια γρήγορη αναζήτηση σε ένα μόνο θέμα και προτού να το ξέρετε, πέρασα τρεις ώρες ψάχνοντας τα βάθη του Δικτύου.

4. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε ένα σύμβολο "μην ενοχλείτε". Πιθανότατα γνωρίζετε αυτό το σημάδι που κρέμεται στην πόρτα των δωματίων του ξενοδοχείου. Μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικό στο γραφείο ή στο χώρο εργασίας σας. Μπορείτε να πάρετε αυτό το είδος σημάδι συλλέγοντας το ένα στο επόμενο ξενοδοχείο όπου θα μείνετε ή εκτυπώνοντας ένα στο σπίτι που μπορείτε να κρεμάσετε στην πόρτα του γραφείου σας όταν αυτό είναι απαραίτητο. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τον κίνδυνο περιττών συνομιλιών που θα σας αποσπάσουν την προσοχή από την εργασία σας.
   • Εάν εργάζεστε στο σπίτι, είναι απαραίτητο να έχετε ένα αποκλειστικό χώρο μόνο για εργασία. Μην εργάζεστε στους κοινόχρηστους χώρους του σπιτιού, καθώς η τηλεόραση, η τηλεφωνική ή η κονσόλα παιχνιδιών βίντεο θα μπορούσαν εύκολα να σας αποσπάσουν από την εργασία σας.

5. 
   

   
   Πάρτε χρόνο για τις αναπόφευκτες περισπασμούς. Υπάρχουν κάποιες περισπασμούς που οι άνθρωποι απλά δεν μπορούν να αποφύγουν. Μερικές φορές είναι το αφεντικό σας που έρχεται σε σας για να συζητήσετε πράγματα και άλλους ή ένα παλαιότερο μέλος της οικογένειάς σας που χρειάζεται βοήθεια με απλά πράγματα. Όποια και αν είναι αυτές οι αναπόφευκτες περισπασμούς, αν προετοιμάσετε εκ των προτέρων, δεν θα επηρεάσουν το χρόνο που χρειάζεστε για άλλα έργα ή δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρώσετε.

Μέρος 3 Χρησιμοποιώντας το χρόνο σας αποτελεσματικά

1. 
   

   
   Γράψτε τα πάντα. Μην βασίζεστε στη μνήμη σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε. Γράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε σε ένα μέρος και να είστε έτοιμοι να συμβουλευτείτε αυτή τη λίστα συχνά για να πετύχετε τους στόχους σας.
   • Ακόμα κι αν η συγκεκριμένη εργασία σας φαίνεται δευτερεύουσα ή δευτερεύουσα, σημειώστε την. Το ημερολόγιό σας θα πρέπει να συμπληρώνεται με μικρά σχόλια όπως "καλέστε τον John", "αναζητήστε περιθώρια κέρδους" ή "στείλτε ένα στον προϊστάμενο".
   • Κρατήστε ένα σημειωματάριο μαζί σας συνεχώς για να σημειώσετε τις εργασίες που εμφανίζονται. Νομίζεις ότι θα θυμάσαι να τους γράψεις αργότερα, αλλά δεν θα το κάνεις.

2. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο. Προσθέτοντας ένα απλό ημερολόγιο στα εργαλεία που σας βοηθούν να οργανώσετε, μπορείτε να οργανώσετε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά. Γράψτε τις νέες προθεσμίες, τις εργασίες ή τις συναντήσεις, όταν προσθέτουν το πρόγραμμά σας. Πάρτε το χρόνο κάθε πρωί για να ξαναδιαβάσετε το ημερολόγιό σας για να μάθετε τι είναι μπροστά.

3. 
   

   
   Αποφύγετε την υπερβολική εργασία. Οργανώστε το πρόγραμμά σας για να αποφύγετε να έχετε πολλά πράγματα να κάνετε ή να είστε υπεύθυνοι για πάρα πολλά έργα την ίδια στιγμή. Ελέγξτε το ημερολόγιό σας πριν αποδεχτείτε κάτι για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το χρόνο. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και να ρίξετε μια κανονική ματιά στο ημερολόγιό σας.

4. 
   

   
   Εξαλείψτε τις περισπασμούς. Οργανώστε το χρόνο σας παραγωγικά εξαλείφοντας στοιχεία που θα μπορούσαν να σας αποσπούν την προσοχή ή να σας κάνουν να χάσετε το στόχο σας ή να καθυστερήσετε. Κρατήστε τις τηλεοράσεις και τις κονσόλες παιχνιδιών μακριά από το δωμάτιο όπου μελετάτε ή πληρώνετε λογαριασμούς για να εστιάσετε μόνο στα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν πρώτα και να κρατήσετε τα χόμπι αργότερα.

5. 
   

   
   Οργανώστε τις εργασίες σας. Διαχειριστείτε το χρόνο σας αποτελεσματικά οργανώνοντας τον εαυτό σας να κάνει πρώτα μερικά σημαντικά ή επείγοντα καθήκοντα. Σημειώστε το στο ημερολόγιό σας επισημαίνοντάς το με ειδικό έγχρωμο δείκτη ή τοποθετώντας αυτοκόλλητο. Φροντίστε για αυτές τις επείγουσες δραστηριότητες πρώτα να δώσετε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να τελειώσετε, στη συνέχεια να εργαστείτε σε λιγότερο επείγουσες δραστηριότητες μόλις ολοκληρώσετε τις πρώτες.
   • Μην διστάσετε να αλλάζετε τις προτεραιότητές σας από καιρό σε καιρό. Υπάρχουν πράγματα που μπορούν να εμφανιστούν την τελευταία στιγμή και που απαιτούν γρήγορα την προσοχή σας. Θα πρέπει να σταματήσετε να κάνετε αυτό που κάνετε και μερικές φορές να εστιάσετε ξανά την ενέργεια και τον χρόνο σας σε δραστηριότητα τελευταίας στιγμής. Απλά βεβαιωθείτε ότι δεν συμβαίνει πολύ συχνά.
   • Εάν συνειδητοποιήσετε ότι ανακατεύετε συνεχώς τις προτεραιότητές σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, κάτι είναι λάθος. Ακόμα κι αν πρέπει να αναμένετε μικρές προσαρμογές στη χρήση του χρόνου, εάν πρέπει να κάνετε συνεχείς αλλαγές, μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι δεν οργανώσατε σωστά τις δραστηριότητές σας από την αρχή.

6. 
   

   
   Να είστε ρεαλιστές. Δώστε στον εαυτό σας έναν ρεαλιστικό χρόνο για να ολοκληρώσετε κάθε μία από τις εργασίες σας. Αν νομίζετε ότι μια δραστηριότητα θα διαρκέσει μισή ώρα έως μια ώρα για να ολοκληρωθεί, δώστε στον εαυτό σας μια ώρα. Διατηρώντας ρεαλιστικές πληροφορίες σχετικά με το πόσο χρόνο θα πάρει μια δραστηριότητα, θα αποφύγετε την υπερφόρτωση ή την καθυστέρηση.
   • Η πρόληψη είναι πάντα καλύτερη από τη θεραπεία και σας δίνει περισσότερο χρόνο από ό, τι χρειάζεστε. Εάν ολοκληρώσετε την εργασία σας νωρίτερα, μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία, η οποία δεν θα πρέπει να επηρεάσει την παραγωγικότητά σας.

7. 
   

   
   Οργανώστε τις βασικές δραστηριότητες. Μην ξεχάσετε να μετρήσετε το χρόνο που χρειάζεστε για βασικές δραστηριότητες όπως γεύματα ή ντους. Αυτό μπορεί να σας φανεί φυσικό, αλλά είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να τα κάνετε μεταξύ των άλλων δραστηριοτήτων σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν τα ξεχνάτε ή δεν αργείτε.

8. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα υπενθυμίσεων. Ρυθμίστε ένα απλό σύστημα υπενθυμίσεων επιπλέον του χρονοδιαγράμματος που σας βοηθά να θυμάστε σημαντικά καθήκοντα και προθεσμίες. Χρησιμοποιήστε μετά το ή τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας για να θυμηθείτε να κάνετε κάτι ή σχεδιάστε μια δραστηριότητα. Αυτό το σύστημα θα σας βοηθήσει να μην ξεχάσετε τίποτα.
   • Αποφύγετε να βασίζεστε σε άλλους για να θυμάστε τι πρέπει να κάνετε. Σίγουρα θα σας ξεχάσουν καθώς θα ξεχάσετε τον εαυτό σας.
   • Εάν έχετε κάτι πολύ σημαντικό να κάνετε, οργανώστε πολλές υπενθυμίσεις. Θα μπορούσατε να αγνοήσετε ένα post-it ή μια ειδοποίηση στο τηλέφωνο.

9. 
   

   
   Ζητήστε βοήθεια. Ζητήστε από κάποιον να σας βοηθήσει ή να αναθέσει απλούστερες εργασίες εάν είναι απαραίτητο. Θα βοηθήσετε τον εαυτό σας να διαχειρίζεστε το πρόγραμμά σας αν είστε υπερήφανοι για τον εαυτό σας και ζητάτε από κάποιον να κάνει απλά καθήκοντα, όπως βοήθεια με το σπίτι ή προετοιμασία δείπνου όταν είστε απασχολημένοι.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε μεταβιβάσει τις ευθύνες σας σε ειδικευμένα άτομα. Δεν αρκεί να ολοκληρώσετε την εν λόγω εργασία, θέλετε επίσης να γίνει καλά.
   • Μην παίρνετε τη συνήθεια να ζητάτε συνεχώς βοήθεια από τους συναδέλφους σας. Αυτό σημαίνει ότι δεν ξέρετε πώς να διαχειριστείτε το χρόνο σας. Θα είστε τεμπέληδες και μη κινητοποιημένοι.

10. 
    

    
    Αξιολογήστε την παραγωγικότητά σας. Από καιρό σε καιρό, είναι απαραίτητο να κάνουμε ένα βήμα πίσω και να αναλύσουμε τι έχετε επιτύχει, την ποιότητα της απόδοσής σας και το χρόνο που χρειάστηκε. Γνωρίζοντας αυτές τις πτυχές της δουλειάς σας και της ζωής σας, θα είστε σε θέση να αλλάξετε το πρόγραμμά σας και τις καθημερινές σας συνήθειες, οι οποίες θα μπορούσαν να παράγουν εκπληκτικά αποτελεσματικά αποτελέσματα.

11. 
    

    
    Επιβραβεύστε τον εαυτό σας. Εάν εργάζεστε σκληρά ή πάρα πολύ, θα φτάσετε σε ένα στάδιο εξάντλησης και θα είναι δύσκολο για εσάς να συγκεντρωθείτε ακόμα και στις απλούστερες εργασίες. Στη συνέχεια πρέπει να πάρετε μια στιγμή από καιρό σε καιρό για να γιορτάσετε αυτό που έχετε καταφέρει και να ανταμείψετε τον εαυτό σας κάνοντας κάτι που πραγματικά αγαπάτε.
    • Βεβαιωθείτε ότι έχετε διασκεδάσει τον ελεύθερο χρόνο σας. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνο και αποφύγετε να απαντήσετε στις ερωτήσεις σας. Αν συνδυάσετε την εργασία και την ευχαρίστηση, δεν θα απολαύσετε τον εαυτό σας και θα συσσωρεύσετε κόπωση.
    • Εάν εργάζεστε Δευτέρα ή Παρασκευή, ξεκουραστείτε το Σαββατοκύριακο. Αν έχετε μόλις δουλέψει τρεις μήνες χωρίς διακοπή για το ίδιο έργο, κάντε λίγες διακοπές όταν τελειώσετε.