Πώς να οργανώσετε μια επίδειξη

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Ετοιμάστε μήνες εκ των προτέρων
• Μέρος 2 Οργανώστε δύο εβδομάδες πριν
• Μέρος 3 24 ώρες πριν από το συμβάν
• Μέρος 4 Διαχείριση της εκδήλωσης

Πιστεύετε πιθανώς ότι η οργάνωση ενός γεγονότος είναι μια συντριπτική εργασία. Αυτό μπορεί να συμβεί αν δεν έχετε την αίσθηση της οργάνωσης ή του προγραμματισμού. Αλλά να είστε σίγουροι, γιατί θα δούμε μαζί πώς να το κάνουμε, από την προετοιμασία, η οποία μπορεί να διαρκέσει μήνες, μέχρι την ημέρα του γεγονότος.

στάδια

Μέρος 1 Ετοιμάστε μήνες εκ των προτέρων

1. 
   

   
   Ορίστε το αντικείμενο του συμβάντος. Μια βασική φράση ή δύο μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε σαφώς τον σκοπό της εκδήλωσής σας και να τη διατηρήσετε στο πλαίσιο. Σκοπεύετε να εκπαιδεύσετε μέλη της κοινότητάς σας; Προσπαθείτε να πείσετε τους δωρητές να χρηματοδοτήσουν ορισμένα από τα έργα σας; Θέλετε να τιμήσετε μερικούς ανθρώπους ή μια ομάδα ανθρώπων; Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε το πεδίο δράσης σας. Ανεξάρτητα από το τι πρόκειται να κάνετε, να εκπαιδεύσετε, να πείσετε ή να τιμήσετε, κλπ., Απαντήστε στην ερώτηση: γιατί πρόκειται να οργανώσετε αυτή την εκδήλωση;
   • Πάρτε την ως δήλωση αποστολής. Το πλαίσιο της επιτυχίας σας Όταν ξέρετε σαφώς τι θέλετε να κάνετε, θα είναι πιο εύκολο για σας να ενεργήσετε!

2. 
   

   
   
   
   Ορίστε στόχους. Τι θέλετε να επιτύχετε ακριβώς ; Όχι ποιος θα είναι ο αριθμός των συμμετεχόντων ή ακόμα και αν το συμβάν θα λάβει χώρα, τι θέλετε να βγει από αυτό το γεγονός; 5 άτομα που γυρίζουν τις πλάτες τους σε μια νέα συνιστώσα του οργανισμού σας; Συλλογή € 1.000; Μια αλλαγή νοοτροπίας; Ένα ενθουσιώδες ακροατήριο;
   • Προσδιορίστε τα πρώτα τρία πράγματα που θέλετε να ολοκληρώσετε μέσω της οργάνωσης της εκδήλωσής σας και επικεντρωθείτε στην πραγματοποίησή τους. Μπορεί να έχετε έναν οικονομικό στόχο, έναν κοινωνικό στόχο και έναν προσωπικό στόχο. Αυτό εξαρτάται μόνο από εσάς!

3. 
   

   
   Συγκεντρώστε τους εθελοντές. Θα χρειαστείτε μια καλή ομάδα με διαφορετικές δεξιότητες. Οι εθελοντές σας μπορούν να σας βοηθήσουν με διάφορους τρόπους, όπως η προετοιμασία προγραμμάτων, προσκλήσεων και αφισών, η φιλοξενία συμμετεχόντων και η οργάνωση μετά το συμβάν. Με άλλα λόγια, μπορούν να σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Και αν μπορείτε, να έχετε εθελοντές που μπορείτε να βασιστείτε!
   • Βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές και τα μέλη των ομάδων σας σέβονται το πρόγραμμα εργασίας σας. Η συνεργασία μπορεί να κάνει πολλά πράγματα ευκολότερα. Όταν τους ζητάτε να δανείσουν ένα χέρι, από την αρχή πρέπει να είναι σαφές για τις προσδοκίες τους και το βαθμό συμμετοχής τους.
   • Εάν δεν μπορείτε να προσλάβετε εθελοντές, προσλάβετε μια ομάδα! Όλα εξαρτώνται από τη φύση του γεγονότος που διοργανώνετε. Οι διαχειριστές του ιστότοπου που φιλοξενεί την εκδήλωσή σας μπορούν να σας δώσουν μια ομάδα, διαφορετικά μπορείτε να περάσετε από μια υπηρεσία προσωρινής απασχόλησης.

4. 
   

   
   
   
   Προετοιμασία προϋπολογισμού. Πρέπει να συμπεριλάβετε στον προϋπολογισμό σας όλες τις πιθανές δαπάνες, έσοδα, δωρεές και απρόβλεπτα έξοδα. Αν δεν έχετε προϋπολογισμό, θα καταλήξετε με μια δέσμη λογαριασμών στα χέρια σας, ένα άδειο πορτοφόλι και καμία ιδέα για το τελευταίο πρόβλημα. Να είστε ρεαλιστές από την αρχή για να αποφύγετε τις εκπλήξεις την ημέρα της εκδήλωσης.
   • Ψάξτε για τρόπους για να μειώσετε το κόστος σας. Μπορείτε να προσλάβετε εθελοντές που θα δουλεύουν δωρεάν; Μπορείτε να επιλέξετε ένα φθηνότερο σπίτι, όπως το σπίτι ενός από τους φίλους σας; Θυμηθείτε ότι ένας απλός αλλά επιτυχημένος αγώνας είναι πιο εντυπωσιακός από ένα γεγονός που βρίσκεται στο δρόμο του, αλλά αυτό μετατρέπεται σε ένα φιάσκο.

5. 
   

   
   Αποφασίστε πού και πότε. Αυτό είναι το πράγμα το πιο σημαντικό να κάνετε, όταν πρόκειται για την εκδήλωσή σας.Ποιος είναι ο τόπος και ποια είναι η ημερομηνία που θα κάνει κάποιον να πει: "Ναι, θα το δω! Επιλέξτε μια εποχή που ο καθένας είναι ελεύθερος, ένας εύκολα προσβάσιμος τόπος και κάτι στο χείλος σας!
   • Ελέγξτε το ημερολόγιο των γεγονότων στην περιοχή σας και καθορίστε το κοινό σας. Εάν στοχεύετε σε άτομα που περνούν το χρόνο τους στο σπίτι, η καλύτερη επιλογή σας είναι να οργανώσετε τη συνάντησή σας στη γειτονιά, κατά τη διάρκεια της ημέρας, ίσως προσφέροντας παιδική φροντίδα. Αλλά αν στοχεύετε σπουδαστές, είναι καλύτερο να πραγματοποιήσετε τη συνάντησή σας το βράδυ στο κέντρο της πόλης. Εάν μπορείτε, πηγαίνετε όπου το ακροατήριό σας που έχουν ήδη βρεθεί.
   • Φυσικά, σε ορισμένες περιπτώσεις θα αναγκαστείτε να κάνετε κράτηση του ιστότοπού σας. Επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο του χώρου που θα χρησιμοποιήσετε το συντομότερο δυνατόν. Μην ξεχνάτε ότι είναι πιθανώς τόσο απασχολημένος όσο εσείς!

6. 
   

   
   Σκεφτείτε την εφοδιαστική. Χρειάζεστε υλικοτεχνική υποστήριξη για τα πάντα. Ποιες θα είναι οι δυνατότητες στάθμευσης; Ποια είναι τα μέσα πρόσβασης για άτομα με ειδικές ανάγκες; Τι μπορείτε να κάνετε ανάλογα με το μέγεθος του τόπου συνάντησής σας; Τι εξοπλισμό θα χρειαστείτε; Ποια επιπλέον στοιχεία, όπως ποτά, κονκάρδες, φυλλάδια, θα χρειαστείτε και χρειάζεστε επιπλέον έξοδα; Πόσα άτομα χρειάζεστε για την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης;
   • Σκεφτείτε όλα αυτά τα θέματα με την ομάδα σας και συζητήστε όλες τις πτυχές του προβλήματος. Μπορείτε να προβλέψετε κάποια απρόβλεπτα γεγονότα και να τα αποφύγετε; Υπάρχουν ειδικοί επισκέπτες για να παρακολουθήσουν; Πρέπει να κάνετε εξαιρέσεις;

7. 
   

   
   Σκεφτείτε το μάρκετινγκ και τη διαφήμιση. Ενώ είστε σε αυτό, δημιουργήστε μια αφίσα. Πρέπει να περιέχει την ημερομηνία, τον τόπο, την ώρα, το όνομα του επισκέπτη, τον τίτλο και το θέμα ή το σύνθημα της εκδήλωσης. Δεδομένου ότι βρίσκεστε ακόμα στην προκαταρκτική φάση, μπορείτε να αφιερώσετε το χρόνο σας για να διευθετήσετε αυτές τις λεπτομέρειες. Ωστόσο, είναι ενδιαφέρον να κάνετε γρήγορα ένα προσωρινό αρχείο για να έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα του οργανισμού σας!
   • Επίσης, σκεφτείτε άλλους τρόπους διάδοσης πληροφοριών. Μία είσοδος; Μια αλληλογραφία; Facebook ή άλλες μισές άλλες ιστοσελίδες συμβάντων (περισσότερες πληροφορίες λίγο παραπάνω); Τι θα χρειαστείτε προτού το γεγονός για να προσελκύσετε τους συμμετέχοντες και ποιες θα είναι οι ανάγκες σας για την εκδήλωση για να διατηρήσουν το ενδιαφέρον τους;

8. 
   

   
   Οργανωθείτε. Είναι πιθανόν ότι προς το παρόν τα πάντα προκαλούν σύγχυση στο κεφάλι σας και δεν ξέρετε πώς να ξεκινήσετε. Πάρτε μια βαθιά αναπνοή και ανοίξτε το Excel. Προετοιμάστε ένα προσωρινό ημερολόγιο του συμβάντος σας. Δημιουργήστε μερικά υπολογιστικά φύλλα για να οργανώσετε τις ιδέες σας. Αυτό μπορεί να σας φανεί περιττό, αλλά σε δύο μήνες θα συγχαρούμε τον εαυτό σας για να κάνει αυτή τη δουλειά.
   • Για κάθε δραστηριότητα, να ετοιμάσετε ένα χρονοδιάγραμμα με προθεσμίες. Γράψτε τα ονόματα των συνεργατών σας και καθορίστε τα καθήκοντά τους και τις περιόδους εκτέλεσης. Έτσι μπορείτε να οργανώσετε και να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν.

Μέρος 2 Οργανώστε δύο εβδομάδες πριν

1. 
   

   
   Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι καλά. Ρυθμίστε την ημερομηνία και τη θέση της εκδήλωσής σας, επιλέξτε τον υπεύθυνο τιμής, το προσωπικό σας, το θέμα και το σύνθημα της εκδήλωσής σας. Ποια είναι τα θέματα που είναι πιθανόν να προκαλέσουν προβλήματα; Ποιες είναι οι ερωτήσεις που μπορεί να προκύψουν την τελευταία στιγμή; Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να ολοκληρώσετε όλες τις λεπτομέρειες.

2. 
   

   
   Συνενωθείτε με την ομάδα σας. Αποκτήστε τον προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα κλπ. Που εγκρίθηκε από τα μέλη της ομάδας και τους διευθυντές σας. Ήρθε η ώρα να εξετάσουμε και να επιλύσουμε όλα τα ζητήματα. Έχουν οι υπάλληλοί σας κατανοητό τι πρέπει να κάνουν; Νιώθουν άνετα με όλη τη διαδικασία;
   • Για μια ακόμη φορά, συγκεντρώστε με τους συνεργάτες και τους εθελοντές σας για να συζητήσετε τυχόν προβλήματα. Είναι επίσης η κατάλληλη στιγμή για την ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης.
   • Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας δεν έχει εσωτερικά προβλήματα. Μείνετε σε επαφή με τους ηγέτες και τα μέλη κάθε ομάδας, καθώς και τους εθελοντές σας.

3. 
   

   
   Αναθέστε ευθύνες σε μερικούς από τους συνεργάτες σας και αναθέστε στους πιο έμπειρους από αυτούς να συντονίσουν όλες τις δραστηριότητες. Εάν πρόκειται για ένα γιγαντιαίο γεγονός, χρεώστε αρκετούς ανθρώπους να συντονίσουν διάφορες δραστηριότητες, υπό την επίβλεψη ενός μόνο υπεύθυνου. Να θυμάστε ότι τα μέλη μιας ομάδας πρέπει να εμπιστεύονται τον αρχηγό ομάδας τους.
   • Την ημέρα της εκδήλωσης, σκεφτείτε να αναθέσετε έναν ή δύο άτομα να συναντηθούν και να χαιρετήσουν τους συμμετέχοντες καθώς φθάνουν στη σκηνή. Κατ 'αρχήν, η επιτροπή υποδοχής είναι υπεύθυνη για την ευθυμία όλων και την παροχή στους συμμετέχοντες της αίσθησης ότι είναι σε καλά χέρια.

4. 
   

   
   Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε ενημερωμένους τους ιστότοπους που σχετίζονται με την εκδήλωση. Είστε πιθανώς στο Facebook και, αλλά υπάρχουν και αρκετοί άλλοι ιστότοποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προωθήσετε καλύτερα την εκδήλωσή σας. Eventbrite, Evite και Meetup είναι 3 από τις πιο σημαντικές τοποθεσίες που πρέπει να σκεφτείτε. Αν δεν τα γνωρίζετε ακόμα, πηγαίνετε στο διαδίκτυο τώρα!
   • Και φυσικά, μην ξεχνάτε τη δική σας ιστοσελίδα, το blog σας ή τη σελίδα σας στο Facebook, αν έχετε. Μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις, να δημοσιεύσετε φωτογραφίες και να διαχειριστείτε τις αιτήσεις απάντησης (RSVP). Όσο πιο ενεργητικός είστε, τόσο καλύτερα θα παρατηρήσετε από όλους.

5. 
   

   
   Ζητήστε από τους εκπροσώπους να χρηματοδοτούν και να χρηματοδοτούν ορισμένες δραστηριότητες. Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε διάφορες δαπάνες κατά τις επόμενες ημέρες και δεν θα πληρώσετε τα πάντα από την τσέπη σας! Συγκεντρώστε τουλάχιστον λίγα χρήματα για να καλύψετε τα έξοδα εκκίνησης, όπως η ενοικίαση δωματίου και εξοπλισμού και ίσως οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών εστίασης. Μπορεί να χρειαστεί να πληρώσετε για ορισμένα πράγματα ή υπηρεσίες.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε την κατάλληλη διοικητική διαδικασία για τη λήψη, την επιβεβαίωση και τη χρέωση των υπηρεσιών που θα χρειαστείτε. Πρέπει να παρακολουθείτε όλα όσα κάνετε, ώστε να μπορείτε να τα αναφέρετε αργότερα, ώστε να οργανώσετε τον εαυτό σας νωρίτερα, ειδικά εάν οι εμπορικοί εταίροι σας κάνουν κάτι λάθος.

6. 
   

   
   Διαφημίστε την εκδήλωσή σας. Προετοιμάστε φυλλάδια, τρέξτε διαφημίσεις, ενημερώστε τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, πραγματοποιήστε άμεση αλληλογραφία, τηλεφωνήστε, στείλτε ομάδες σε ομάδες και επισκεφθείτε πιθανούς συμμετέχοντες ή χορηγούς. Τι άλλο πρέπει να κάνετε για να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να έρχονται; Προσέξτε να διαδώσετε πλήρεις πληροφορίες που αφήνουν ελάχιστο περιθώριο για ερωτήσεις. Αλλά μετά από όλα, ψάχνετε επίσης να διεγείρετε την περιέργεια του ακροατηρίου σας!
   • Ορίστε το κοινό-στόχο σας. Αν προσπαθείτε να προσεγγίσετε τους ηλικιωμένους, δεν θα χάσετε το χρόνο σας να τους στείλετε snapchats. Πηγαίνετε στα μέρη που επισκέπτονται οι συμμετέχοντες σας και χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που εξοικειώνονται με αυτά. Προσπαθήστε να είστε πολύ προσβάσιμοι και συμπεριφέρεστε κανονικά.

7. 
   

   
   Συγκεντρώστε όλα όσα χρειάζεστε για την εκδήλωσή σας. Για παράδειγμα, μετάλλια, παιχνίδια, μικρά αναμνηστικά, βραβεία ή πιστοποιητικά. Υπάρχουν πολλά πράγματα και gadgets που μπορούν να περάσουν απαρατήρητα για ένα άπειρο μάτι, αλλά γνωρίζετε κάθε γωνιά και κούνια και όλα αυτά που μπορούν να πάνε εκεί. Και μην ξεχνάτε τα τραπέζια, τις καρέκλες, το ηχοσύστημα, τις αφίσες, τα τραπεζομάντιλα και όλα αυτά τα σημαντικά πράγματα!
   • Μόνο αυτό το ερώτημα αξίζει μια ολόκληρη σύνοδο εργασίας με το προσωπικό σας. Μη σταματάτε να σκέφτεστε για αυτό μέχρι να εντοπίσετε 5 πράγματα όπως στυλό, κιτ πρώτων βοηθειών, μπαταρίες, παγωτά και επεκτάσεις. Πρέπει να σιγουρευτείτε, σε κάθε τιμή, ότι έχετε τα πάντα καλυμμένα.

8. 
   

   
   Οργανώστε τον εαυτό σας όλα. Κάντε ρυθμίσεις για να τραβήξετε φωτογραφίες και βίντεο. Οργανώστε τις κινήσεις των επισκεπτών. Φροντίστε επίσης για την ομάδα φαγητού και καθαρισμού. Ο κατάλογος μπορεί να επιμηκυνθεί από μέρα σε μέρα, αλλά είναι φυσιολογικό, επειδή διοργανώνετε την εκδήλωσή σας!
   • Φροντίστε για φαγητό και αναψυκτικά. Είναι επίσης καιρός να σχεδιάσετε ειδικές εγκαταστάσεις, όπως αυτές για άτομα με ειδικές ανάγκες, κλπ. Ελέγξτε επίσης εάν κάποιοι συμμετέχοντες είναι χορτοφάγοι ή έχουν ειδικές διατροφικές ανάγκες.
   • Παρέχετε καρέκλες, τραπέζια, σετ, μικρόφωνα, ηχεία, υπολογιστές, προβολείς υγρών κρυστάλλων (LCD), βάθρα, όλο τον εξοπλισμό που απαιτείται για τη σωστή ρύθμιση της τοποθεσίας του συμβάντος.

9. 
   

   
   Προετοιμάστε τη λίστα των ατόμων που θα επικοινωνήσουν. Θα χρειαστείτε τηλεφωνικούς αριθμούς, διευθύνσεις και όλους τους υπαλλήλους σας. Ομοίως, προετοιμάστε τη λίστα VIP και τους προμηθευτές σας. Αυτές οι λίστες θα είναι χρήσιμες αν κάποιος είναι σαγηνευτικός ή καθυστερημένος.
   • Ας υποθέσουμε ότι οι προμηθευτές σας καθυστερούν; Ξέρετε πώς να το κάνετε; Παίρνετε την όμορφη λίστα σας και τους δίνετε μια κλήση. Μήπως πραγματικά σκέφτονται ότι πηγαίνετε επιδιώξει αυτά τα 100 kg τραβηγμένου χοιρινού κρέατος; Λοιπόν, δεν έχει σημασία. Δίνετε τη λίστα στον François και τον ζητάτε να πάει με το φορτηγό του στη διεύθυνση που υποδεικνύεται. Και αυτό είναι! Τώρα ξέρετε τι πρέπει να κάνετε, είτε να σταματήσετε να τα χρησιμοποιείτε είτε να είστε πιο ακριβείς με την επικοινωνία των λεπτομερειών σας!

10. 
    

    
    Πηγαίνετε στον τόπο της εκδήλωσης με τους υπαλλήλους σας. Κάντε μια περιήγηση και ελέγξτε προσεκτικά τους χώρους στάθμευσης, τουαλέτες, χώρους πρασίνου, παροχή εισόδων και εξόδων. Βρείτε κοντινά μέρη όπου μπορείτε να φτιάξετε φωτοαντίγραφα ή να πραγματοποιήσετε τηλεφωνικές κλήσεις και να κάνετε αγορές σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Με μια λέξη, προσπαθήστε να μάθετε το έδαφος ως την τσέπη σας.
    • Επίσης, μιλήστε στο άτομο επαφής σας. Πρέπει να γνωρίζει τον τόπο καλύτερα από οποιονδήποτε. Υπάρχει κάποιο ιδιαίτερο πρόβλημα που πρέπει να ξέρετε; Υπάρχουν χρονικοί περιορισμοί; Θα πρέπει να κρατήσετε τις πόρτες κλειστές σε συγκεκριμένες ώρες; Θα υπάρξει, ο Θεός να απαγορεύεται, τα καθημερινά τρυπάνια πυρκαγιάς κατά τη διάρκεια της διαμαρτυρίας;

Μέρος 3 24 ώρες πριν από το συμβάν

1. 
   

   
   Κρατήστε την ηρεμία. Έχετε σχεδόν φτάσει στο τέλος των ποινών σας. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να διατηρήσετε τις ιδέες σας σαφείς και να παραμείνετε σε καλό δρόμο. Έχετε περάσει μήνες προετοιμασία! Όλα θα είναι καλά. Εάν διατηρήσετε την ησυχία σας, η ομάδα σας θα συμπεριφέρεται σαν εσάς και η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί σε καλές συνθήκες. Επιπλέον, όλα θα ολοκληρωθούν πολύ γρήγορα!
   • Σοβαρά, έχετε σχεδόν φτάσει στο τέλος των ποινών σας. Έχετε προγραμματίσει τα πάντα, έχετε σκεφτεί όλα τα πιθανά προβλήματα. Εάν συμβεί κάτι, θα ξεπεράσετε τη δυσκολία. Και θυμηθείτε, κανείς δεν θα σας κατηγορήσει. Ένας θορυβώδης επισκέπτης, μέτριο φαγητό, μην ανησυχείτε πάρα πολύ, επειδή οι συμμετέχοντες ξέρουν ότι δεν μπορείτε να ελέγξετε τα πάντα. Έτσι, χαλαρώστε, όλα θα είναι καλά.

2. 
   

   
   Εκτελέστε τους τελευταίους ελέγχους με την ομάδα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πει ο καθένας την ώρα της εκδήλωσης και πώς θα φτάσετε εκεί. Δεν θέλετε την ημέρα της εκδήλωσης να σας ρωτούν όλοι οι υπάλληλοί σας την ίδια στιγμή που βρίσκεται αυτή η θύρα ιερής υπηρεσίας.
   • Ακόμη και αν δεν λαμβάνετε ερωτήσεις, κάντε το καλύτερο για να αξιολογήσετε τη συμπεριφορά των υπαλλήλων σας. Είναι ικανοποιημένοι με την περιγραφή των καθηκόντων τους; Μήπως μυρίζουν μεταξύ τους; Αν όχι, συζητήστε μαζί τους και προσπαθήστε να εξομαλύνετε τη δυσκολία μαζί. Ίσως κάποιος θα ήταν πιο άνετα να κάνει κάτι άλλο ή να συνεργαστεί με κάποιον άλλο.

3. 
   

   
   Ελέγξτε όλες τις προσκλήσεις και τις απαντήσεις που έχετε λάβει. Κάνετε τη λίστα των επισκεπτών και χρεώνετε κάποιον να μετράει τους παρόντες. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο αριθμός των παρόντων θα είναι διαφορετικός των ανθρώπων που απάντησαν. Μπορεί να έχετε λάβει 50 καταφατικές απαντήσεις και να καταλήξετε με 5 ή 500 άτομα παρόντες. Έτσι, ακόμη και γνωρίζοντας τον αριθμό των απαντήσεων που έχετε λάβει, να είστε προετοιμασμένοι για ακραίες καταστάσεις!
   • Ενώ είστε εκεί, θυμηθείτε την εκδήλωση στους διακεκριμένους επισκέπτες σας. Θα εκπλαγείτε από τον αριθμό των ανθρώπων που θα πουν, "Ω ναι, αυτό είναι σωστό! Είναι αύριο δεν είναι; Μπορείτε να αποφύγετε παραλείψεις κάνοντας μια απλή τηλεφωνική κλήση ή στέλνοντας ένα SMS.

4. 
   

   
   Πηγαίνετε στο χώρο και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι έτοιμα. Είναι το δωμάτιο καθαρό και διαθέσιμο; Είναι εγκατεστημένος ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός; Έχουν γίνει οι δοκιμές της καλής λειτουργίας; Μπορείτε να εγκαταστήσετε εκ των προτέρων τον εξοπλισμό, αν είναι απαραίτητο; Είναι έτοιμο το προσωπικό;
   • Ελέγξτε εάν ο αριθμός των παρόντων ατόμων για την επίβλεψη του συμβάντος είναι επαρκής. Φυσικά, είναι πάντα καλύτερο να έχουμε περισσότερους ανθρώπους. Μπορεί να χρειαστεί κάποιος που μπορεί να κάνει μια επείγουσα φυλή, να φιλοξενήσει έναν προσκεκλημένο ή να εγκαταστήσει ένα απρόβλεπτο γεγονός. ή να πάρετε καφέ, απλά.

5. 
   

   
   Προετοιμάστε τα κιτ των συμμετεχόντων. Κάθε κιτ μπορεί να περιλαμβάνει ένα μπουκάλι νερό, ένα ελαφρύ σνακ, ένα σημειωματάριο, ένα στυλό, ένα φυλλάδιο και τις απαραίτητες πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μικρές μνήμες. Είναι πραγματικά η λεπτομέρεια που θα οδηγήσει τους συμμετέχοντες να πιστεύουν ότι η εκδήλωση ήταν καλά σχεδιασμένη και καλά οργανωμένη. Και θα σκεφτούν πραγματικά ότι φροντίζετε και τους δύο!
   • Αυτό μπορεί να γίνει αποκλειστικά για τους επισκέπτες ή το προσωπικό σας ή και τα δύο! Ποιος δεν αρέσει να λαμβάνει ένα μπαρ granola και ένα στυλό;

6. 
   

   
   Κάντε ένα σενάριο. Είναι ένας κατάλογος που περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που ταξινομούνται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και το δωμάτιο. Προετοιμάστε ένα χρονομετρημένο πρόγραμμα για σημαντικές δραστηριότητες. Η δομή της φόρμας εξαρτάται από εσάς. Προσπαθήστε να μην το φορτώσετε για εύκολη ανάγνωση.
   • Εάν είστε πραγματικά επιλεκτικοί και πολύ επιμελής, μπορείτε να διαπιστώσετε διάφοροι σενάρια. Οι ομιλητές μπορούν να σας ζητήσουν μια λίστα με άλλα ηχεία με την τοποθεσία και το χρονοδιάγραμμά τους. Η ομάδα σας θα θέλει τον κατάλογο του εξοπλισμού, των ωραρίων και των κανόνων καθαρισμού. Αν έχετε χρόνο για να τα προετοιμάσετε, αυτές οι λίστες μπορεί να είναι χρήσιμες.

7. 
   

   
   Προετοιμάστε μια λίστα ελέγχου των ενεργειών που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη διάρκεια του συμβάντος. Θα ήταν καταστροφή αν βρίσκεστε εκεί, όλα είναι εκεί, ο καθένας είναι εκεί και ξαφνικά συνειδητοποιείτε ότι έχετε ξεχάσει στο σπίτι τα 1.200 κύπελλα για το διάλειμμα για καφέ. Θα είχατε καταστρέψει τα πάντα. Έτσι, κάντε μια λίστα ελέγχου και πάρτε μαζί σας ό, τι χρειάζεστε!
   • Εάν τα πράγματα τείνουν να συσσωρεύονται, αναθέστε μια συγκεκριμένη εργασία σε κάθε μέλος της ομάδας σας. Έτσι, την ημέρα της εκδήλωσης, δεν θα χάσετε το χρόνο σας να τρέχει δεξιά και αριστερά, υποδηλώνοντας κρίσεις. Δύο ακόμη χέρια διευκολύνουν το φορτίο ... όπως λέει η παροιμία.

Μέρος 4 Διαχείριση της εκδήλωσης

1. 
   

   
   Να είστε έγκαιρα στον ιστότοπο της εκδήλωσης με το προσωπικό και τους εθελοντές σας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι παρόντες και βεβαιωθείτε ότι ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός λειτουργεί σωστά. Υπάρχουν ερωτήσεις τελευταίας στιγμής; Αν έχετε χρόνο, παραδώστε ένα ποτό, πείτε τους μερικά λόγια ενθάρρυνσης, και στη συνέχεια δώστε τους ένα διάλειμμα! Το αξίζετε. Είστε έτοιμοι.
   • Βεβαιωθείτε ότι οι διοργανωτές φέρουν ένα διακριτικό σήμα ή άλλα διακριτικά, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν εύκολα να τα βρουν όταν το χρειάζονται. Ορισμένες φορές η φθορά δεν αρκεί.

2. 
   

   
   Εγκαταστήστε τα πάντα. Μέσα και έξω. Πρέπει να κρεμάσετε μπαλόνια στο γραμματοκιβώτιο ή μια πινακίδα στη γωνία; Και τι πιστεύετε για τις πόρτες και την κύρια είσοδο; Εάν οι συμμετέχοντες πρέπει να πλοηγηθεί σε μια περίπλοκη διαδρομή, τοποθετήστε όσες πινακίδες μπορείτε για να τους καθοδηγήσετε καλύτερα.
   • Μην ξεχνάτε ευπρόσδεκτα πανό και ενημερωτικά banners που είναι πολύ χρήσιμα. Θυμηθείτε να διευκολύνετε τους συμμετέχοντες να εντοπίζουν τη θέση του συμβάντος. Είναι αυτονόητο!
   • Εγκαταστήστε ένα γραφείο υποδοχής και εγγραφής. Κατά την άφιξη στον ιστότοπο, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να σημειώσουν τι χρειάζονται για να καθοδηγήσουν τον εαυτό τους. Διαφορετικά, μπορεί να τρέχουν σε κύκλους και να αισθάνονται άβολα.Θυμάσαι την επιτροπή υποδοχής για την οποία μιλήσαμε νωρίτερα; Τοποθετήστε κάποιον στην είσοδο για να χαιρετήσει τους συμμετέχοντες και να απαντήσει στις ερωτήσεις τους.
   • Δημοσιεύστε κάποια μουσική! Μπορεί να διαλύσει οποιαδήποτε αμηχανία που διαφορετικά θα είχε αυξήσει τη διάθεση.

3. 
   

   
   Βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικοί άνθρωποι γνωρίζουν τα γεγονότα. Σε περίπτωση καθυστέρησης ενός ομιλητή, προσαρμόστε το χρονοδιάγραμμά σας και ενημερώστε τα ενδιαφερόμενα μέρη. Εάν το γεύμα διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, θα πρέπει να το ειδοποιήσετε για την αλλαγή του προγράμματος. Είναι σπάνιο τα πράγματα να πάνε σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, οπότε φροντίστε να ενημερώσετε τους ανθρώπους για τις αλλαγές που συμβαίνουν.

4. 
   

   
   Κάνε φωτογραφίες! Ίσως θέλετε να κρατήσετε αναμνήσεις από την εκδήλωσή σας. Και βλέποντας κάποιον που περπατά γύρω με μια φωτογραφική μηχανή μπορεί να ενθουσιάσει τους συμμετέχοντες. Μην ξεχνάτε το πανό του χορηγού, τη δική σας, την είσοδο, τη ρεσεψιόν κλπ. Ίσως μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε το επόμενο έτος!
   • Αν είναι δυνατόν, ζητήστε από τους φίλους σας ή από έναν επαγγελματία φωτογράφο να φροντίσει για όλες αυτές τις λεπτομέρειες. Εκεί έχετε αρκετά να κάνετε! Αλλά πρέπει να φροντίζετε τους καλεσμένους σας, ώστε κάποιος να φροντίζει τις φωτογραφίες, κλπ.

5. 
   

   
   Προσφέρετε ένα σουβενίρ. Οι συμμετέχοντες σας μπορεί να έχουν μάθει κάτι παρευρισκόμενοι στην εκδήλωσή σας και θέλετε τους να αφήσουν να σκεφτούν κάτι ή να θέσουν ερωτήσεις ή να σκέφτονται να αναλάβουν δράση. Διανέμουν λοιπόν ένα φυλλάδιο ή κάτι που μπορούν να πάρουν μαζί τους για να τους δώσουν ιδέες ενεργούν μετά το συμβάν.
   • Θυμηθείτε να δημιουργήσετε ένα φόρουμ για σχόλια. Δώστε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να παρακολουθήσουν, να πω τι πιστεύουν, να προτείνουν βελτιώσεις και να μοιραστούν τις επιθυμίες τους για την επόμενη εκδήλωση. Και φυσικά, πώς μπορούν να απλοποιήσουν!

6. 
   

   
   Καθαρίστε τον χώρο υποδοχής! Σηκώστε το ηλεκτρικό μετρητή, σηκώστε τα πανό, αφαιρέστε τα τραπέζια κ.λπ. Βάλτε τα μέρη πίσω στην αρχική τους κατάσταση, όπως ήταν πριν από την εκδήλωση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν νοικιάζατε το δωμάτιο και θα ήθελα να επιστρέψω. Οι ιδιοκτήτες μπορούν να σας χρεώσουν ένα τέλος, το οποίο θα μπορούσατε να αποφύγετε αλλιώς. Χωρίστε τις εργασίες για να κάνετε τη λειτουργία όσο το δυνατόν πιο εύκολη.
   • Ελέγξτε ότι τίποτα πολύτιμο δεν έχει ξεχαστεί επιτόπου και αν ναι, να δημιουργηθεί μια υπηρεσία απώλειας ιδιοκτησίας
   • Δώστε προσοχή στον υπεύθυνο του τόπου, τις ζημιές που θα μπορούσαν να φτάσουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Είναι καλύτερο να είσαι ειλικρινής και άμεσος.
   • Φροντίστε τα σκουπίδια και ενεργήστε με τα μέσα σας. Η υπηρεσία καθαρισμού θα φροντίσει αυτό το ζήτημα.

7. 
   

   
   Φροντίστε για όλα τα καθήκοντα που προκύπτουν από την πραγματοποίηση της εκδήλωσής σας. Στην πραγματικότητα, εξαρτάται από τη φύση του εν λόγω γεγονότος. Μπορεί να μην έχετε πολλά να κάνετε, αλλά μπορείτε επίσης να καταλήξετε με μια μακρά λίστα ανθρώπων που θα σας ευχαριστήσουν και μια συνταγή για να διαχειριστείτε. Ακολουθούν μερικές ιδέες για να ξεκινήσετε.
   • Ευχαριστώ όλα τα μέλη της ομάδας σας, τους εθελοντές και τους χορηγούς. Δεν θα μπορούσατε να έχετε κάνει την εκδήλωσή σας χωρίς αυτούς!
   • Ενημερώστε και ολοκληρώστε τους λογαριασμούς σας. Αυτή η εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί το συντομότερο δυνατό. Είναι καλύτερα να έχετε ελάχιστα στοιχεία για να ρυθμίσετε.
   • Οργανώστε μια υποδοχή ευχαριστιών για όλους εκείνους που σας βοήθησαν, το προσωπικό σας πρέπει να αισθάνεται ευγνώμονες και οι δωρητές σας να αισθάνονται ότι έχουν συμμετάσχει σε μια καλή υπόθεση.
   • Δώστε στους ενδιαφερόμενους αναμνηστικά ή φυλλάδια.
   • Διανέμουν στους χορηγούς και τους ενδιαφερόμενους το μερίδιό τους στη συνταγή.
   • Δημοσιεύστε τις φωτογραφίες του συμβάντος στον ιστότοπό σας.

8. 
   

   
   Οργανώστε μια συνάντηση αξιολόγησης μετά την εκδήλωση για να βελτιώσετε τον οργανισμό σας στο μέλλον. Τώρα που έχετε ολοκληρώσει τα πάντα, υπάρχουν πράγματα που θα μπορούσατε να κάνετε διαφορετικά; Ποια πράγματα λειτουργούσαν καλά και που δεν λειτουργούσαν; Συμφωνείτε να οργανώσετε ξανά μια τέτοια εκδήλωση; Τι μάθατε;
   • Αν λάβετε σχόλια, σκεφτείτε αυτό. Εάν οι καλεσμένοι σας δεν το ζητήσουν, ζητήστε από το προσωπικό σας να το κάνουν! Τι σκέφτονται για την εκδήλωση; Τουλάχιστον, εκτιμούσαν οι ίδιοι; Φυσικά, επειδή είχαν ένα μπαρ με κόκκους και ένα στυλό, έτσι δεν ήταν;