Πώς να κάνετε ένα χρονοδιάγραμμα

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Καταγράψτε τις σημαντικότερες καθημερινές σας εργασίες
• Μέρος 2 Δημιουργία χρονοδιαγράμματος
• Μέρος 3 Βελτιστοποίηση του χρονοδιαγράμματος

Σήμερα, οι περισσότεροι άνθρωποι οδηγούν έναν ταραχώδη τρόπο ζωής. Επομένως, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να οργανώσετε τον χρόνο σας καλά. Ο χρόνος είναι ο μόνος πόρος που δεν μπορούμε να αγοράσουμε με χρήματα. Και όμως, κάποια στιγμή, πολλοί από εμάς δεν το βελτιστοποιούμε ή το χάνουμε άσκοπα. Ένα πρόγραμμα θα σας επιτρέψει να πάρετε τον έλεγχο της ημέρας σας από τη μία ώρα στην άλλη. Επιπλέον, ένα καλό πρόγραμμα θα σας βοηθήσει πολύ στην επίτευξη των μεγάλων και μικρών στόχων που έχετε ορίσει για σας.

στάδια

Μέρος 1 Καταγράψτε τις σημαντικότερες καθημερινές σας εργασίες

1. 
   

   
   Καταγράψτε όλες τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Δεν έχει σημασία αν η λίστα σας είναι χρονολογική ή όχι. Αυτό το πρώτο σχέδιο είναι απλά μια καταιγίδα ιδεών και όχι μια λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνουμε. Πάρτε περίπου 1 ώρα για να καταγράψετε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε κάθε μέρα (και όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε αλλά δεν το κάνετε).
   • Αν έχετε πρόβλημα να θυμηθείτε όλα όσα κάνετε καθημερινά, φυλάξτε ένα μικρό σημειωματάριο μαζί σας και γράψτε όλες τις καθημερινές σας δραστηριότητες όπως τις κάνετε.

2. 
   

   
   Καταγράψτε τα σημαντικά καθήκοντα και αυτά που είναι λιγότερο σημαντικά. Όταν ξεκινάτε το brainstorming σας, μην θεωρείτε ότι κάποια δραστηριότητα είναι πολύ ασήμαντη. Εάν η εργασία είναι σημαντική ή όχι, πρέπει να το κάνετε. Σε ένα πρώιμο πρόγραμμα, είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε όλες τις δραστηριότητές σας και αργότερα να κάνετε κάποιες αλλαγές εάν χρειάζεται.
   • Εάν πρέπει να πάρετε το σκυλί σας έξω το πρωί και το βράδυ, γράψτε το κάτω.

3. 
   

   
   
   
   Ρωτήστε τον εαυτό σας ερωτήσεις για τις δραστηριότητές σας Ποια καθήκοντα πρέπει να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ταΐσετε τον εαυτό σας; Ποια καθήκοντα πρέπει να κάνετε για να εργαστείτε καθημερινά; Πώς οργανώνετε για κάποιον να πάρει την κόρη σας στο σχολείο;
   • Σίγουρα θα εκπλαγείτε να ανακαλύψετε όλα τα μικρά καθήκοντα που πρέπει να εκτελέσετε για να είστε σε θέση να αναλάβετε τις μεγαλύτερες ευθύνες σας. Ωστόσο, μην αποθαρρύνετε: το φως είναι στο τέλος της σήραγγας. Ένα χρονοδιάγραμμα θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε τα καθήκοντα και τις θέσεις που δεν είναι ή δεν είναι πολύ παραγωγικές. Στη συνέχεια, μπορείτε να εργαστείτε για να τα εξαλείψετε όπως και πότε.

4. 
   

   
   Αναλύστε τη λίστα σας. Αν συνειδητοποιήσετε ότι έχετε λίγη ή καθόλου ελεύθερο χρόνο, ελέγξτε τη λίστα των εργασιών σας για να δείτε αν όλοι χρειάζονται πραγματικά. Μπορεί να ανακαλύψετε ότι μπορείτε να αναλάβετε μερικές από τις ευθύνες σας πιο αποτελεσματικά ή να τις μεταβιβάσετε σε άλλους ανθρώπους.
   • Εάν διαπιστώσετε ότι μαγειρεύετε πάρα πολύ, θα μπορούσατε να ζητήσετε από τον γείτονά σας (ή τον γείτονά σας) αν ήταν πρόθυμος να μοιραστεί την προετοιμασία μερικών γευμάτων; Θα μπορούσατε να συμφωνήσετε σε πιάτα που σας αρέσουν και μαγειρεύετε κάθε στροφή μία ή δύο φορές την εβδομάδα.

Μέρος 2 Δημιουργία χρονοδιαγράμματος

1. 
   

   
   
   
   Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας στο Microsoft Excel ή παρόμοιο λογισμικό. Διατηρήστε την πρώτη αριστερή στήλη στις ώρες και την κορυφαία σειρά στις ημέρες της εβδομάδας.

2. 
   

   
   Συνδέστε εργασίες με τα αντίστοιχα προγράμματα. Ξεκινήστε με τις δραστηριότητες που πρέπει να κάνετε κάθε μέρα ταυτόχρονα. Χρησιμοποιήστε την ανάλυση που έχετε κάνει για να θέσετε αυτά τα καθήκοντα στην καλύτερη δυνατή θέση. Μην ξεχάσετε να κλείσετε ένα ή περισσότερα διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας.

3. 
   

   
   Δώστε στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο για να πραγματοποιήσετε τις δραστηριότητές σας. Κατά γενικό κανόνα, επαρκούν οι διαθέσιμοι χρόνοι μιας ώρας. Εντούτοις, μπορεί να χρειαστείτε 90 λεπτά ή ακόμα και δύο ώρες για να ολοκληρώσετε ορισμένες εργασίες, καθώς μπορεί να χρειαστεί χρόνος για να εστιάσετε σε αυτό που πρέπει να κάνετε. Μην ξεχάσετε να διατηρήσετε τις θέσεις των 30 λεπτών. Μην πέσετε στην ίδια παγίδα με πολλούς άλλους ανθρώπους: μην έχετε πολύ σφιχτό χρονοδιάγραμμα.
   • Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μεγαλύτερες θυρίδες, μπορείτε να συγχωνεύσετε πολλά κελιά.

4. 
   

   
   Να είστε ευέλικτοι. Είναι μερικές φορές δύσκολο να γνωρίζετε το χρόνο που απαιτείται για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Ένα ευέλικτο πρόγραμμα θα σας επιτρέψει να επιμηκύνετε ή να συντομεύσετε τη διάρκεια των δραστηριοτήτων σας εάν είναι απαραίτητο. Λάβετε υπόψη τις αποτυχίες προσθέτοντας μερικά επιπλέον λεπτά για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας.
   • Να είστε προσεκτικοί: μην χρησιμοποιείτε τις στιγμές χαλάρωσης σας ως εξισώσεις "εξισορροπήσεων", δηλαδή κουλοχέρηδες που μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε μια εργασία που δεν ολοκληρώθηκε στον αναμενόμενο χρόνο. Οι στιγμές χαλάρωσης δεν είναι πολυτέλεια. Δώστε τους την ίδια σημασία με οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα.

5. 
   

   
   Εκτυπώστε το υπολογιστικό φύλλο. Ίσως θα ήταν χρήσιμο να εκτυπώσετε πολλά αντίγραφα. Βάλτε το ένα στο ψυγείο, ένα στο δωμάτιό σας και ένα στο μπάνιο σας. Επισημάνετε ή επισημάνετε σημαντικές δραστηριότητες.

6. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε έναν κωδικό χρώματος. Χρησιμοποιήστε δείκτες διαφορετικών χρωμάτων για να εντοπίσετε κάθε περιοχή της ζωής σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κίτρινο για εργασία, κόκκινο για σωματική άσκηση, μπλε για το σχολείο και ούτω καθεξής. Μια γρήγορη ματιά θα σας επιτρέψει να έχετε μια καλή ιδέα για το πρόγραμμα της ημέρας. Για παράδειγμα, αν δείτε πολλά μπλε, θα ξέρετε αμέσως ότι είστε υπερφορτωμένοι με τις σχολικές δραστηριότητες αυτές τις μέρες.

Μέρος 3 Βελτιστοποίηση του χρονοδιαγράμματος

1. 
   

   
   Αναλύστε την ενέργεια που έχετε το πρωί. Η πλειοψηφία των ανθρώπων αναλύει τα πράγματα καλύτερα και έχει καλύτερη δημιουργικότητα το πρωί. Ωστόσο, οι ικανότητές τους τείνουν να μειώνονται καθώς η μέρα εξελίσσεται. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας, προγραμματίστε τις δραστηριότητες που απαιτούν τη συγκέντρωσή σας και τη σκέψη σας το πρωί. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να περιγράψετε το πρωί.
   • Ωστόσο, είναι επίσης πιθανό να κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της δημιουργικής εργασίας σας το βράδυ. Δεν υπάρχει κακός χρόνος στην ημέρα για να κάνουμε πράγματα. Ο στόχος σας είναι να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα που να ταιριάζει στις ανάγκες και την προσωπικότητά σας.

2. 
   

   
   Αναλύστε την ενέργεια που έχετε στο απόγευμα. Αν είστε σαν τους περισσότερους ανθρώπους, σίγουρα δεν έχετε τόση ενέργεια το απόγευμα. Σε αυτή την περίπτωση, επωφεληθείτε από αυτό για να κάνετε πιο επαναλαμβανόμενα και πιο βαρετά καθήκοντα. Μιλάμε εδώ για δραστηριότητες που δεν απαιτούν βαθύ προβληματισμό ή έντονη συγκέντρωση. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε αυτή τη χρονική περίοδο για να κάνετε ραντεβού, να βγείτε για μερικές αποστολές ή να απαντήσετε σε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.

3. 
   

   
   Αναλύστε την ενέργεια που έχετε το βράδυ. Πολλοί άνθρωποι απολαμβάνουν τη βραδιά τους για να προετοιμάσουν και να οργανώσουν τις δραστηριότητες της επόμενης ημέρας. Μπορείτε να προετοιμάσετε το μεσημεριανό σας καλάθι την επόμενη μέρα, να επιλέξετε και να αφαιρέσετε τα ρούχα που φοράτε, να ξοδέψετε χρόνο στο σπίτι σας ή να απαλλαγείτε από αντικείμενα που δεν χρειάζεστε πλέον.

4. 
   

   
   Σφυρηλατήστε καλές συνήθειες για να πετύχετε τους στόχους σας. Για παράδειγμα, αποφασίστε να περάσετε 30 λεπτά την ημέρα που εργάζονται για το μυθιστόρημά σας, αποθηκεύοντας το γκαράζ σας ή εκμάθηση κηπουρικής. Αυτό θα σας επιτρέψει να εργάζεστε λίγο κάθε μέρα για να επιτύχετε τους στόχους σας και να αναπτύξετε καλές συνήθειες για να τις επιτύχετε. Θα είστε με κάποιο τρόπο στο "αυτόματο πιλότο". Εξ ορισμού, όλα τα πράγματα που κάνετε τακτικά, είτε καλά είτε κακά, καταλήγουν να γίνονται συνήθεια.

5. 
   

   
   Δοκιμάστε το πρόγραμμά σας. Σας ταιριάζει; Έχετε προγραμματίσει τις δραστηριότητές σας λογικά; Είναι απαραίτητο να γίνουν κάποιες αλλαγές; Αλλάξτε τι είναι λάθος ανατρέχοντας τα πράγματα ένα προς ένα. Για αυτό, μην περιμένετε το Σαββατοκύριακο ή το τέλος του μήνα. Σταδιακά, κάθε δύο ή τρεις μέρες, σκεφτείτε να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές μέχρι να αισθανθείτε ότι το πρόγραμμά σας είναι κατάλληλο για εσάς. Κάθε μήνα, ίσως χρειαστεί να το δείτε ξανά και να κάνετε μικρές ή μεγάλες αλλαγές. Πράγματι, το μόνο που μπορούμε να είμαστε απολύτως βέβαιοι στη ζωή είναι ότι τα πράγματα αλλάζουν.