Πώς να γράψετε μια εφαρμογή αλληλογραφίας για μια πρακτική άσκηση

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Προετοιμασία της σύνταξης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Μέρος 2 Γράψτε την πρώτη παράγραφο
• Μέρος 3 Γράψτε τη δεύτερη παράγραφο
• Μέρος 4 Συμπέρασμα

Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, γίνεται όλο και πιο συνηθισμένο να υποβάλετε αίτηση για πρακτική άσκηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δείτε μια ανακοίνωση πρακτικής άσκησης ή θα θέλατε να σας ενημερώσουμε για την ευκαιρία να κάνετε μια πρακτική άσκηση, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προαναφερθείσα επαφή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο τόσο επίσημα όσο και για μια κανονική επιστολή. Χρησιμοποιήστε τους σωστούς ευγενικούς, κλεισίματος και γραμματικής φόρμουλες. Ξαναδιαβάστε το έργο σας και όχι δύο φορές και ετοιμαστείτε να λάβετε απαντήσεις!

στάδια

Μέρος 1 Προετοιμασία της σύνταξης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. 
   
   

   
   Δημιουργήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια σαφή και επαγγελματική διεύθυνση για την επαγγελματική αλληλογραφία σας. Αποφύγετε τα ψευδώνυμα ή τα σύμβολα και τους περιττούς αριθμούς. Μια παραλλαγή του ονόματός σας θα μπορούσε να κάνει το τέχνασμα. Για παράδειγμα, το [email protected] θα ήταν εντάξει.
   • Εάν η τρέχουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι συνδεδεμένη σε ένα προφίλ κοινωνικού δικτύου που μπορεί να περιέχει αντιπαραγωγικά πράγματα, δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε διαφορετική διεύθυνση. Επίσης, θυμηθείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις απορρήτου στα κοινωνικά δίκτυα.

2. 
   
   

   
   Κάνετε κάποια έρευνα για την εταιρεία. Πριν υποβάλετε αίτηση για πρακτική άσκηση, πρέπει να ερευνήσετε την εταιρεία στην οποία θα θέλατε να εργαστείτε. Πηγαίνετε να δείτε την ιστοσελίδα τους. Διαβάστε τα νέα σχετικά με αυτά. Αν αυτή η εταιρεία προσφέρει ένα προσβάσιμο προϊόν (π.χ. ένα κοινωνικό δίκτυο), χρησιμοποιήστε το για μια εβδομάδα για να το δοκιμάσετε. Χρησιμοποιήστε τις εκτιμήσεις σας για να γράψετε την επιστολή σας. Οι πιθανοί εργοδότες εκτιμούν τους υποψήφιους που γνωρίζουν ήδη κάτι για την εταιρεία και μπορούν να παρουσιάσουν τις γνώσεις τους με συνεπή τρόπο.

3. 
   
   

   
   
   
   Βρείτε μια αμοιβαία επαφή. Είναι χρήσιμο να έχετε ήδη μια επαφή στην εταιρεία. Χρησιμοποιήστε κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn ή το Facebook για να κάνετε έρευνα λέξεων-κλειδιών στην εταιρεία. Αν βρείτε επαφές, ελέγξτε τις θέσεις τους στην εταιρεία. Ρωτήστε τους ευγενικά για μια συνέντευξη μέσω τηλεφώνου ή προσωπικά. Ζητήστε τους συμβουλές σχετικά με την αίτησή σας.
   • Με το LinkedIn, μπορείτε να δείτε αν οι επαφές από τις επαφές σας εργάζονται σε αυτήν την επιχείρηση. Εάν συμβαίνει αυτό, μη διστάσετε να ζητήσετε από την κοινή σας επαφή να σας παρουσιάσει. Ωστόσο, να είστε διακριτικοί και να μην ζητάτε πάντα από το ίδιο άτομο να σας βοηθήσει.
   • Πολλά πανεπιστήμια έχουν βάσεις δεδομένων αποφοίτων στην ιστοσελίδα τους. Θα μπορούσατε να αναζητήσετε άτομα που κατέχουν ορισμένες θέσεις μέσω αυτών των τύπων τοποθεσιών. Τα άτομα που δημοσιεύουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους είναι συχνά ανοικτά για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κλήσεων από φοιτητές.
   • Όταν συζητάτε την εταιρεία με την επαφή σας, πείτε τους ότι θα θέλατε να κάνετε μια πρακτική άσκηση. Δώστε ερωτήσεις σχετικά με την οργανωτική δομή της επιχείρησης, το περιβάλλον εργασίας, τους στόχους, κ.λπ.

4. 
   
   

   
   
   
   Προσδιορίστε τον παραλήπτη. Η πρόταση πρακτικής περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου επαφής; Εάν ναι, χρησιμοποιήστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτού του ατόμου. Εάν δεν είναι σαφές ποιο άτομο θα επικοινωνήσει, καλέστε την εταιρεία να ρωτήσει ποιος είναι ο υπεύθυνος προσλήψεων (συνήθως HRD, Διευθυντής Ανθρωπίνων Πόρων). Αν δεν υπάρχει ειδικός διαχειριστής, στείλτε το email σας στον διαχειριστή, διευθυντή ή διευθυντή της εταιρείας. Αν έχετε έρθει ποτέ σε επαφή με μέλος της εταιρείας, μπορείτε να το αναφέρετε στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
   • Όταν δεν μπορείτε να βρείτε ονόματα διαχειριστών περιοχής, στείλτε το email σας στο "Αγαπητέ κύριε ή κυρία".

5. 
   
   

   
   Να είστε συγκεκριμένοι στο πεδίο "Θέμα" του. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο εντοπίζεται στα εισερχόμενα του παραλήπτη, τα οποία ενδέχεται να περιέχουν πολλά άλλα πράγματα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Το αίτημα πρακτικής άσκησης της Isabelle Martin". Χρησιμοποιήστε το πεδίο Θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μέρος 2 Γράψτε την πρώτη παράγραφο

1. 
   
   

   
   Απευθυνθείτε στον παραλήπτη με επίσημο τρόπο. Στην πρώτη γραμμή, ξεκινήστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με "Αγαπητέ κύριε / κυρία / Miss Payet", ανάλογα με το όνομα, τον τίτλο και το φύλο του ατόμου. Μη γράφετε "Hi Mary"! Χρησιμοποιήστε την ίδια διατύπωση όπως και όταν γράφετε μια επίσημη επιστολή.
   • Αν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το φύλο του ατόμου, επικοινωνήστε μαζί της με το πλήρες όνομά της. Για παράδειγμα, γράψτε "Αγαπητέ Camille Renaud".
   • Αν το άτομο έχει συγκεκριμένο τίτλο, χρησιμοποιήστε το. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Αγαπητέ Γιατρό Dupont".

2. 
   
   

   
   Παρουσιάστε τον εαυτό σας. Ενημερώστε τον παραλήπτη για το όνομα και την κατάστασή σας (για παράδειγμα, άδεια βιολογίας τρίτου έτους στο πανεπιστήμιο X). Εξηγήστε πώς μάθατε για την προσφορά πρακτικής άσκησης, είτε ήταν σε ιστότοπο, είτε σε εφημερίδα είτε από στόμα σε στόμα. Εάν έχετε μια κοινή επαφή, αναφέρετε το συντομότερο δυνατό. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: είναι (ο διευθυντής του προγράμματος / ο δάσκαλός μου κλπ.) (Τίτλος και όνομα), ο οποίος πρότεινε να επικοινωνήσει μαζί σας.

3. 
   
   

   
   Αναφέρετε τις διαθεσιμότητές σας. Δώστε τις πιθανές ημερομηνίες έναρξης και λήξης και το επίπεδο ευελιξίας σας. Αν ήσασταν για παράδειγμα διαθέσιμος για μια άσκηση στο emps, ακολουθούμενος από πλήρες ωράριο κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, πείτε έτσι. Καθορίστε τον αριθμό ωρών ανά εβδομάδα που μπορείτε να εργαστείτε.

4. 
   
   

   
   Γράψτε το σκοπό της πρακτικής άσκησης. Πρέπει να κάνετε μια πρακτική άσκηση για να επικυρώσετε το έτος σας; Αν ναι, πείτε ότι θέλετε να κάνετε μια πρακτική άσκηση για να αποκτήσετε εμπειρία και ότι είστε ευέλικτοι ως προς τις ευθύνες και την αμοιβή. Γράψτε τις δεξιότητες που θέλετε να αποκτήσετε μέσω της πρακτικής άσκησης.

5. 
   
   

   
   Μοιραστείτε τι θαυμάζετε για την εταιρεία. Αναφέρετε κάτι που γνωρίζετε για την εταιρεία ή τι σκέφτεστε για τις αξίες της. Αποφύγετε να αναφέρετε αρνητικά νέα. Κρατήστε τη λέξη σας θετική. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: (όνομα εταιρείας) έχει μια φήμη για την αριστεία και αποδίδει σημασία στη δέσμευσή σας για τη φροντίδα για τα εγκαταλελειμμένα ζώα.

Μέρος 3 Γράψτε τη δεύτερη παράγραφο

1. 
   
   

   
   Συζητήστε τα προσόντα και τις εμπειρίες σας. Εξηγήστε με λίγες προτάσεις το πρόγραμμα σπουδών σας, την προηγούμενη εργασιακή εμπειρία και τις χρήσιμες δεξιότητες. Δείξτε πώς οι γνώσεις σας θα μπορούσαν να ωφελήσουν την εταιρεία. Προσθέστε πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες θέσεις σας και τις δραστηριότητες εθελοντισμού και πώς αυτές οι εμπειρίες θα σας βοηθήσουν σε αυτό το ρόλο. Επικεντρωθείτε στο πώς μπορείτε να συμβάλλετε στην οργάνωση. Ο δυνητικός εργοδότης σας πρέπει να είναι πεπεισμένος ότι θα είστε σε θέση να εκτελέσετε τα καθήκοντα που θα σας ανατεθούν.
   • Περιγράψτε τις επαγγελματικές σας εμπειρίες χρησιμοποιώντας ρητά δράσης. Αντί να περιγράψω: "Έκανα μια πρακτική άσκηση στο μάρκετινγκ για 2 χρόνια", λένε "Ως εκπαιδευόμενος μάρκετινγκ, δημιούργησα νέο περιεχόμενο, σχεδίασα χαρτί και ψηφιακά φυλλάδια και διαχειριζόμουν τα κοινωνικά μέσα για μια εταιρεία 50 υπαλλήλων ».
   • Οι δεξιότητες μπορούν να είναι κοινωνικά δίκτυα, διοργανωτικά γεγονότα ή μυριάδες άλλα πράγματα.

2. 
   
   

   
   Αναφέρετε τις ακαδημαϊκές ή εξωσχολικές επιτυχίες σας. Σημειώστε ποια είναι τα ακαδημαϊκά σας προσόντα. Εάν έχετε διαδραματίσει ηγετικούς ρόλους, περιγράψτε τα καθήκοντα και τα επιτεύγματά σας. Έχετε εκτελέσει μια προμήθεια; Εκπαιδεύσατε μια ομάδα; Σύντομα εξηγήστε αυτά τα πράγματα έτσι ώστε να μην χάσετε την προσοχή του αναγνώστη σας.
   • Αντί να χρησιμοποιείτε επίθετα για να περιγράψετε τον εαυτό σας, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα των ιδιοτήτων σας. Αντί να λέει "Είμαι φιλόδοξος φοιτητής", γράψτε "έχω μείνει σταθερά στα κορυφαία 10 της τάξης μου".

Μέρος 4 Συμπέρασμα

1. 
   
   

   
   Συζητήστε τις δυνατότητες επαφής. Ρωτήστε πότε και πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον εργοδότη για να παρακολουθήσετε την αίτησή σας. Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, δηλαδή το όνομα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διαθεσιμότητα. Θα μπορούσατε να γράψετε: "Είμαι προσπελάσιμη μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν δεν μπορείτε να επιστρέψετε σε μένα, θα σας καλέσω την επόμενη Δευτέρα. "

2. 
   
   

   
   Τερματίστε το email. Είναι ευγενικό να ευχαριστήσω τον αναγνώστη ότι πήρε το χρόνο να συμβουλευτεί τα έγγραφά σας. Τέλος με μια εγκάρδια φράση κλεισίματος, όπως "Ειλικρινά". Εάν έχετε ήδη μιλήσει στο άτομο τηλεφωνικά ή προσωπικά, μπορείτε να γράψετε "Χαιρετισμοί". Μην χρησιμοποιείτε το "Ευχαριστώ" για να συμπληρώσετε μια επίσημη αλληλογραφία. Υπογράψτε το πλήρες όνομά σας, για παράδειγμα την Isabelle Martin, αντί για την Isabelle.

3. 
   
   

   
   Εξετάστε τα συνημμένα. Μην συμπεριλάβετε το βιογραφικό σας σε αυτόματη ηλεκτρονική εφαρμογή. Εκτός αν η εταιρεία αναζητά ενεργά εκπαιδευόμενους, ενδέχεται να μην ανοίξουν την προσκόλλησή σας, ειδικά αν έχουν συγκεκριμένη πολιτική ασφαλείας σε σχέση με τα συνημμένα. Εάν η προσφορά πρακτικής ζητά ένα βιογραφικό σημείωμα, επισυνάψτε το έγγραφό σας σε μορφή PDF (όχι στο έγγραφο του Word, καθώς η μορφοποίηση μπορεί να μεταβληθεί όταν το έγγραφο ανοίξει σε διαφορετικό σύστημα).
   • Ορισμένοι εργοδότες μπορούν να διευκρινίσουν ότι δεν προσθέτουν συνημμένα. Αν ναι, συμπεριλάβετε το βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι τα διαστήματα είναι έτσι ώστε ο εργοδότης να μπορεί εύκολα να διακρίνει κάθε έγγραφο.

4. 
   
   

   
   Παρακολουθήστε όπως υποδείξατε. Εάν δεν έχετε λάβει επιστροφή από την εταιρεία, στείλτε τα ξανά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή καλέστε άμεσα (είναι καλύτερα). Θα μπορούσατε να γράψετε: "Αγαπητέ κ. Fourcade, το όνομά μου είναι (το όνομά σας) και επιστρέφω σε εσάς ακολουθώντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έστειλα σχετικά με τη δυνατότητα άσκησης πρακτικής άσκησης στην εταιρεία σας. Θα ήθελα να έχω την ευκαιρία να συζητήσω αυτή τη δυνατότητα. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων. Με εκτίμηση, Isabelle Martin ".