Πώς να γράψετε ένα έργο για να υποβάλετε στη διοίκησή του

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Σύνταξη του έργου σας
• Μέρος 2 Μοιραστείτε το έργο σας

Η γνώση του τρόπου υποβολής ενός σχεδίου στη διοίκησή σας είναι χρήσιμη δεξιότητα που πρέπει να έχετε εάν θέλετε να παρουσιάσετε νέες ευκαιρίες για να καταγράψετε πρόσθετα έσοδα, να προτείνετε διαδικαστικές βελτιώσεις ή να εκθέσετε αποτελεσματικές τεχνικές για να είναι πιο οικονομικές. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε να γράψετε μια πρόταση όταν αισθάνεστε ότι κάτι πρέπει να αλλάξει. Αν σκοπεύετε να περιγράψετε ένα τέτοιο έγγραφο για να το υποβάλλετε στη διοίκηση της εταιρείας σας, πρέπει πρώτα να πάρετε τον απαραίτητο χρόνο για να συγκεντρώσετε τις σχετικές πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε τις ιδέες σας στους συναδέλφους σας για να έχετε τη γνώμη τους και να ξέρετε αν τηρούν το πρόγραμμά σας, μετά από την οποία θα πρέπει να σιγουρευτείτε ότι προσεγγίζετε την κατεύθυνση σας με σιγουριά.

στάδια

Μέρος 1 Σύνταξη του έργου σας

1. 
   

   
   Προσδιορίστε ακριβώς το συγκεκριμένο πρόβλημα ή την ιδέα σας. Αν θέλετε να περιγράψετε λειτουργίες μείωσης κόστους ή εξορθολογισμού, θα πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε το κύριο πρόβλημα. Τις περισσότερες φορές, η ιδέα θα μπορούσε να είναι σαφής σε σας, αλλά αν θέλετε να επικοινωνήσετε σχετικά με αυτό ή να παράσχετε λύσεις, θα ήταν σοφό να είστε πολύ προσεκτικοί.

2. 
   

   
   Κάνετε την έρευνά σας. Πριν γράψετε ένα έργο, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχετε αναλύσει όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με αυτό. Ζητήστε συζήτηση με τα εμπλεκόμενα μέρη, είτε τους συναδέλφους, τους διευθυντές ή τους πελάτες σας. Θα κερδίσετε επίσης να διαβάσετε παρόμοια προγράμματα που εκτελούνται από άλλες εταιρείες για να δείτε τι κάνουν διαφορετικά.
   • Εάν, για παράδειγμα, αισθάνεστε ότι η διοίκηση πρέπει να αλλάξει την τροφοδοσία της, συζητήστε πρώτα με το προσωπικό της κουζίνας. Τι σκέφτονται; Έπρεπε να εργαστούν αλλού με άλλους καταστηματάρχες; Τι πιστεύουν οι συνάδελφοί σας για αυτό; Αυτές είναι όλες οι πτυχές που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Ίσως η δυσαρέσκεια σας να είναι απλώς θέμα προσωπικής γεύσης και όχι ζήτημα ποιότητας.

3. 
   

   
   
   
   Γράψτε μια περιγραφή του προβλήματος. Για να αρχίσετε να γράφετε το σχέδιό σας, περιγράψτε πρώτα την τρέχουσα κατάσταση. Στη συνέχεια, επισημάνετε τα σχετικά γεγονότα (μέρη, ημερομηνίες, άτομα που εμπλέκονται). Σε αυτό το επίπεδο, μην κρίνετε, εστιάζετε αντ 'αυτού στην εξήγηση των πραγμάτων όπως είναι.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε "Η εταιρεία X έχει επωφεληθεί από τις υπηρεσίες τροφοδοσίας Y για τα τελευταία επτά χρόνια. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο αριθμός των κύριων διαθέσιμων πιάτων μειώθηκε από πέντε σε δύο. Ο αριθμός των πιάτων κυρίως για χορτοφάγους έχει μειωθεί επίσης και υπάρχουν ακόμη και ημέρες που δεν προτείνονται τίποτα τέτοιο.

4. 
   

   
   Εξηγήστε τι προτείνετε ως λύση. Μόλις εντοπίσετε το πρόβλημα, μπορείτε να αρχίσετε να γράφετε ακριβώς αυτό που προτείνετε να κάνετε. Επικεντρωθείτε στην πιο σημαντική πτυχή. Αποδείξτε ότι οι παρατηρήσεις σας βασίζονται στην έρευνά σας.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε "Προτείνω να αντικατασταθεί ο προμηθευτής της Εταιρείας X από έναν άλλο. Η εταιρεία Χ έχει πολλές επιλογές σε αυτό το θέμα. Οι εταιρείες W και Z προσφέρουν μια ευρύτερη ποικιλία μενού και προσφέρουν ένα κόστος συγκρίσιμο με εκείνο του σημερινού προμηθευτή μας. Επιπλέον, δεδομένου ότι ο κηπευτής Ζ προσφέρει καθημερινά χορτοφαγικά, βέγκαν και γλουτένη, θα μπορούσε να ανταποκριθεί καλύτερα στις ανάγκες του εργατικού μας δυναμικού. Όσον αφορά τον καταπιεστή W, προσφέρει λιγότερα πιάτα για vegans, αλλά θα μπορούσε επίσης να είναι μια καλή επιλογή. Μια έρευνα που διεξήχθη το 2011 έδειξε ότι το 40% των εργαζομένων μας είναι χορτοφάγοι, το 10% είναι vegans και το 2% προτιμούν τρόφιμα χωρίς γλουτένη.

5. 
   

   
   
   
   Αναπτύξτε ένα σχέδιο. Περιγράψτε κάθε βήμα και επικεντρωθείτε σε χρονοδιαγράμματα ή κόστος για την εφαρμογή τους. Να είστε σαφής σχετικά με αυτό που γνωρίζετε και τι μένει να ανακαλυφθεί. Θυμηθείτε να γράψετε αριθμημένα βήματα και στη συνέχεια να δώσετε περισσότερες λεπτομέρειες. Μην υπερεκτιμάτε τη σημασία της καινοτομίας που επιδιώκετε να φέρετε, αλλά παρουσιάστε τα αποτελέσματα που αναμένετε να επιτύχετε.
   • Για να αλλάξουμε τον κτηνοτρόφο, θα πρέπει να: 1: τερματίσουμε τη σύμβασή μας με τον προμηθευτή Υ, 2: δοκιμάστε τα πιάτα των παρόχων υπηρεσιών W και Z, 3: επιλέξτε έναν από αυτούς, 4: υπογράψτε μια σύμβαση με τον επιλεγμένο προμηθευτή. Τα τέλη θα πρέπει να είναι συγκρίσιμα με αυτά που προσφέρονται επί του παρόντος από την Caterer Y. Εφόσον καταγγείλουμε τη σύμβασή μας με τον προμηθευτή Y, δεν θα πρέπει να υπάρχει χρηματική ποινή. Επιπλέον, αν οι εργαζόμενοι μας εκτιμούν περισσότερο τα νέα γεύματα, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να είναι πιο ευτυχισμένοι στο χώρο εργασίας τους.

6. 
   

   
   Αυξήστε τις πιθανές αντιρρήσεις. Δείξτε ότι έχετε πλήρη επίγνωση τυχόν ελλείψεων που μπορεί να προκύψουν στο σχέδιό σας. Θα υπάρξει αντίσταση μεταξύ των εργαζομένων; Για παράδειγμα, μερικοί άνθρωποι μπορεί να προτιμούν τις υπηρεσίες της τροφοδοσίας σας. Θα μπορούσατε να πείσετε μια κυβερνητική υπηρεσία ότι η νέα σας ιδέα είναι ασφαλής; Συζητήστε τα βήματα που σκοπεύετε να κάνετε για να πείσετε τους άλλους για τη σκοπιμότητα και τη συνάφεια του έργου σας.

7. 
   

   
   Καθορίστε τα απαραίτητα υλικά και προσωπικό. Εάν το νέο έργο που προτείνετε απαιτεί την αγορά υλικού ή την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, να το δηλώσετε αφού έχετε περιγράψει τα βήματα. Επίσης, θυμηθείτε να αναφέρετε τον απαιτούμενο χρόνο, καθώς αυτό είναι επίσης πόρος. Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου για να βγείτε από αυτήν. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε τα παρακάτω.
   • Απαραίτητο: υποεπιτροπή για την αξιολόγηση του καταστήματος (4 άτομα από διαφορετικά μέρη της εταιρείας), 2 ώρες για τη δοκιμή και 3 ώρες για τη σύνταξη της έκθεσης.

8. 
   

   
   Συγκεντρώστε συμπεράσματα βασισμένα στα κύρια οφέλη. Ανεξάρτητα από την αλλαγή που σκοπεύετε να κάνετε, επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία και πάλι στο τέλος. Συζητήστε για μια ακόμη φορά τα τρία βασικά στοιχεία του έργου σας και στη συνέχεια δώστε μια καταληκτική πρόταση. Σκεφτείτε το ως περίληψη σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε τα εξής.
   • "Όπως δείχνει αυτή η πρόταση, ο Caterer Y έχει μειώσει τον αριθμό των προσκλήσεων που προσέφερε κατά τα τελευταία επτά χρόνια. Οι προμηθευτές W και Z προσφέρουν πιο διαφοροποιημένα μενού σε σχετικά συγκρίσιμες τιμές. Προτείνω να μπορούμε να κάνουμε δοκιμές γευσιγνωσίας με αυτούς τους προμηθευτές για να επιλέξουμε έναν νέο προμηθευτή τροφίμων για αυτήν την εταιρεία. Αυτό ασφαλώς θα προωθήσει την ικανοποίηση και τη διατήρηση των εργαζομένων. "
   • Αναφέρετε συγκεκριμένα χρηματικά ή ποσοτικά οφέλη. Εάν για παράδειγμα η καινοτομία σας μπορεί να μειώσει το κόστος, πρέπει να το επισημάνετε αυτό.
   • Παρουσιάστε τα ποιοτικά οφέλη. Μια εταιρεία επωφελείται μερικές φορές από ορισμένα οφέλη που δεν μπορούν να ποσοτικοποιηθούν με συγκεκριμένα στοιχεία και αριθμητικά στοιχεία. Εάν η ιδέα σας συμβάλλει στην αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων, είναι σημαντικό να το αναφέρετε. Αυτές οι βελτιώσεις μπορούν να είναι εξίσου επωφελείς με αυτές που είναι ποσοτικές.

Μέρος 2 Μοιραστείτε το έργο σας

1. 
   

   
   Ζητήστε από έναν συνάδελφο να το διαβάσει. Θα πρέπει ιδανικά να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να διαβάσει το σχέδιό σας και να σας δώσει τη γνώμη του. Μπορεί να εγκρίνει το περιεχόμενο του προγράμματος σας, αλλά εάν δεν συμβαίνει αυτό, εξετάστε το ενδεχόμενο να λάβετε υπόψη τις αντιρρήσεις του. Αν νομίζετε ότι αυτά είναι σχετικά και είναι καλύτερα από αυτά που προτείνετε, τότε εξετάστε μια αναθεώρηση. Διαφορετικά, εάν κατανοήσετε τη συνάφεια των επιχειρημάτων σας, αλλά δεν τα εγκρίνετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριληφθείτε στην ενότητα των αιτιάσεών σας.

2. 
   

   
   Επανεξετάστε το έργο σας. Μόλις γράψετε το σχέδιό σας και ένας συνάδελφος το έχει διαβάσει, πρέπει να το αναθεωρήσετε για να βελτιώσετε την ευχέρεια, τη γραμματική, την ακρίβεια και τον αριθμό των λέξεων.Δεν πρέπει να κάνετε μια πρόταση πάρα πολύ, διαφορετικά κινδυνεύετε να δείτε ότι οι ηγέτες σας δεν το διαβάσουν. Κάνετε ό, τι χρειάζεται για να κρατήσετε τα πάντα το πολύ σε μία έως δύο σελίδες.

3. 
   

   
   Υποβάλετε το έργο στη διοίκησή σας. Μόλις αισθανθείτε ότι το σχέδιό σας είναι έτοιμο, προσδιορίστε το άτομο στο οποίο πρέπει να το υποβάλετε. Σε μερικούς οργανισμούς υπάρχει ένας ηγέτης που είναι γνωστός σε όλους όσους είναι υπεύθυνοι για τη λήψη των αποφάσεων. Σε άλλες κοινωνίες με περισσότερες πλευρικές δομές, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να γνωρίζουμε ποιοι είναι οι πραγματικοί φορείς λήψης αποφάσεων. Διεξάγετε εμπεριστατωμένη έρευνα στην εταιρεία σας για να προσδιορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για τέτοια θέματα.
   • Αφού γνωρίζετε ποιον να παραδώσει το σχέδιό σας, κοιτάξτε για να δείτε αν μπορείτε να έχετε ένα tête-à-tête μαζί του. Πολύ συχνά, οι άνθρωποι ανταποκρίνονται ευνοϊκότερα στις αιτήσεις για καινοτομίες όταν οι ανταλλαγές είναι πρόσωπο με πρόσωπο. Εάν όχι, στείλτε μια έκδοση σε χαρτί του έργου ή ενός.