Πώς να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτεί επιβεβαίωση συμμετοχής

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Αποφασίστε πώς και πότε πρέπει να απαντήσετε
• Μέρος 2 Προετοιμασία απάντησης
• Μέρος 3 Διαχείριση αυτόματων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίλυση προβλημάτων

Με την αυξανόμενη δημοτικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εναλλακτική λύση στις παραδοσιακές ταχυδρομικές υπηρεσίες, οι προσκλήσεις κοινωνικής εκδήλωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απίστευτα δημοφιλείς για συναντήσεις διακοπών, γενέθλια, γάμους και πολλά άλλα. Σήμερα, οι διοργανωτές εκδηλώσεων είναι πολύ πιο ικανοποιημένοι με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν επιβεβαίωση συμμετοχής (γνωστό και ως RSVP, που σημαίνει "παρακαλούμε να απαντήσετε") από ό, τι πριν. Ωστόσο, επειδή τα ηλεκτρονικά μηνύματα που ζητούν απαντήσεις είναι τόσο καινούργια, πολλοί άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να ανταποκριθούν κατάλληλα. Ας ελπίσουμε ότι θα μπορούσατε να απαντήσετε καλύτερα αν γνωρίζετε την ώρα και πώς να το κάνετε, να προετοιμάσετε την απάντησή σας και να ελέγξετε την παραλαβή της πρόσκλησης.

στάδια

Μέρος 1 Αποφασίστε πώς και πότε πρέπει να απαντήσετε

1. 
   
   

   
   Δείτε αν πραγματικά θα πάτε στην εκδήλωση. Η πρώτη απόφαση ή βήμα θα είναι να καθορίσετε αν θα πάτε πραγματικά στην εκδήλωση. Θα πρέπει να σκεφτείτε τη δυνατότητα συμμετοχής στην εκδήλωση μόλις λάβετε την πρόσκληση μέσω RSVP μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Λάβετε υπόψη σας πού θα λάβει χώρα το γεγονός και αν πρέπει να ταξιδέψετε. Εάν, για παράδειγμα, κάποιος σας προσκαλέσει σε γάμο έξω από την πόλη, μπορεί να χρειαστεί να αγοράσετε ένα αεροπορικό εισιτήριο για να φτάσετε εκεί, το οποίο μπορεί να είναι ακριβό.
   • Κάντε το πρόγραμμά σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε άλλα γεγονότα την ίδια ημέρα και την ίδια στιγμή.
   • Συζητήστε με το σύζυγό σας και με άλλα μέλη της οικογένειας για να βεβαιωθείτε ότι θα είναι διαθέσιμα. Μερικοί ενδέχεται να παραβούν και άλλοι μπορεί να αποδεχθούν.

2. 
   
   

   
   
   
   Προσδιορίστε τον τύπο πρόσκλησης. Οι διαφορετικές συνθήκες απαιτούν διαφορετικές αποχρώσεις και επίπεδα διατυπώσεων. Επομένως, πρέπει να σκεφτείτε τον τύπο της εκδήλωσης πριν απαντήσετε στην πρόσκληση. Αυτό θα σας επιτρέψει να είστε σίγουροι ότι δεν κάνετε κοινωνικό λάθος.
   • Δείτε αν πρόκειται για άτυπη κοινωνική εκδήλωση, όπως μια πρόσκληση σε ένα μπάρμπεκιου που ένας γείτονας κάνει χωρίς λόγο και σας στέλνει ανεπίσημη πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχετε την επιλογή να απαντήσετε ανεπίσημα σε αυτούς τους τύπους προσκλήσεων και μπορεί να έχετε λιγότερο χρόνο για να στείλετε την απάντηση.
   • Αν πρόκειται για ένα επίσημο κοινωνικό γεγονός όπως προσκλήσεις σε γάμους, πάρτι γενεθλίων, κοινωνίες ή επιβεβαιώσεις, χρειάζονται απάντηση με επίσημο τόνο, ακριβώς όπως έλαβε η πρόσκληση.

3. 
   
   

   
   Απαντήστε στη σωστή στιγμή. Αφού αποφασίσετε και σκεφτείτε την πρόσκληση, πρέπει να απαντήσετε έγκαιρα. Τέλος, αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά θέματα όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP επειδή πρέπει να δώσετε στο άτομο την απαραίτητη επιβεβαίωση της συμμετοχής σας ή όχι στην εκδήλωση.
   • Διαβάστε την πρόσκληση για να δείτε αν a η ημερομηνία είναι υποχρεωμένη να απαντήσει στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP. Αυτή η ημερομηνία δεν είναι μια πρόταση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει εντός της καθορισμένης ώρας.
   • Απαντήστε το συντομότερο δυνατό. Παρόλο που το άτομο που σας προσκάλεσε θα μπορούσε να δώσει ένα ή δύο μήνες για να απαντήσει, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να πάρετε όλη αυτή την περίοδο. Αντίθετα, θα πρέπει να απαντήσετε μόλις αποφασίσετε συγκεκριμένα αν θα πάτε εκεί ή όχι.

Μέρος 2 Προετοιμασία απάντησης

1. 
   
   

   
   
   
   Συμπληρώστε το πεδίο θέματος. Αφού αποφασίσετε πότε και πώς θα ανταποκριθείτε, θα πρέπει να προετοιμάσετε ένα τραχύ σχέδιο της απάντησης που θα δώσετε. Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε να γράφετε στο πεδίο αντικειμένου. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει την αποδοχή ή την απόρριψη της πρόσκλησης και να αντικατοπτρίζει τον τόνο της εκδήλωσης.
   • Για επίσημα γεγονότα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν επίσημο τόνο. Για παράδειγμα, γράψτε Η Anne και ο Roger δεν θα μπορέσουν να παρευρεθούν στο πανηγύρι στις 11 Μαΐου.
   • Για άτυπες περιστάσεις όπως μπάρμπεκιου σε έναν γείτονα, μπορείτε να γράψετε Δεν μπορώ να παρακολουθήσω το μπάρμπεκιου στις 11.

2. 
   
   

   
   Γράψτε το γράμμα. Είναι σημαντικό να απαντήσετε σωστά καθώς αντικατοπτρίζει τον τόνο της απάντησής σας. Επιπλέον, εάν χρησιμοποιήσετε ένα κατάλληλο χαιρετισμό, θα δώσετε στο άτομο που σας προσκάλεσε μια ιδέα για το πώς το βλέπετε.
   • Επιλέξτε ένα χαιρετισμό που μπορεί να περιλαμβάνει Ο καλός μου φίλος, À ή αγαπητός.
   • Ένα ανεπίσημο γεγονός απαιτεί μια απλή απάντηση στο άτομο που σας έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε Αγαπητέ Martine και Jean.

3. 
   
   

   
   Γράψτε το περιεχόμενο του. Το σώμα του e είναι ίσως το πιο σημαντικό μέρος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP. Αυτό αντικατοπτρίζει τον τόνο της πρόσκλησης και αποκρίνεται άμεσα σε αυτήν. Ορισμένα παραδείγματα αποδοχής ή απόρριψης μιας πρόσκλησης περιλαμβάνουν αυτά.
   • Ένα ανεπίσημο γεγονός εγγυάται μια ανεπίσημη απάντηση αυτού του είδους Θωμάς, εκτιμούμε πραγματικά την πρόσκληση για μπάρμπεκιου, αλλά θα είμαστε έξω από την πόλη εκείνη την ημέρα.
   • Ένα επίσημο γεγονός αξίζει παρόμοιο τόνο. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε Η οικογένεια Dupont αποδέχεται την πρόσκληση σας για το γάμο του José και Belinda στις 5 Νοεμβρίου 2019. Ένα άλλο παράδειγμα είναι τα εξής Η Jean και η Sara Appleby αποδέχονται ευχαρίστως την πρόσκλησή σας στο 15ο πάρτυ γενεθλίων της Marta Rodriguez.
   • Μια επίσημη άρνηση πρόσκλησης μπορεί να είναι η ακόλουθη Η οικογένεια Parker δεν θα μπορέσει να παρευρεθεί στο γάμο του José και Belinda στις 5 Νοεμβρίου 2019.

4. 
   
   

   
   Υπογράψτε και γράψτε το όνομά σας. Αφού γράψετε το μήνυμα, πρέπει να υπογράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP. Αυτό είναι κάτι παραπάνω από μια τυπική διαδικασία, επειδή η υπογραφή δείχνει τον τύπο της σχέσης που έχετε με το άτομο που σας προσκάλεσε. Είναι επίσης ένα σημάδι για το πώς αισθάνεστε για αυτό το άτομο.
   • Επιλέξτε ένα επίσημο χαιρετισμό. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε εγκάρδια, Οι καλύτερες ευχές μου, Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε ή κυρία, με τις καλύτερες ευχαριστίες μου, ή Παρακαλώ δεχθείτε, κύριε ή κυρία, την έκφραση των διακεκριμένων συναισθημάτων μου.
   • Επιλέξτε έναν άτυπο τύπο όπως Πολύ ειλικρινά, Χαιρετισμούς μου, Φορέστε καλά ή ειλικρινά.
   • Επιλέξτε το κατάλληλο τέλος εάν αποδεχτείτε ή απορρίψετε την πρόσκληση. Για παράδειγμα, γράψτε Με μεγάλη λύπη ή σας ευχαριστώ.
   • Υπογράψτε με το όνομά σας μετά τον τελικό τύπο. Για πιο ανεπίσημες εκδηλώσεις, μην διστάσετε να υπογράψετε με το όνομά σας και το όνομα άλλων ατόμων που έχουν επίσης προσκληθεί. Για πιο επίσημες περιπτώσεις, υπογράψτε με το όνομα όλων των επισκεπτών και το επώνυμο μετά το τελευταίο πρόσωπο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως αυτές στις οποίες έχετε μια στενή σχέση εξοικείωσης με το άτομο που σας προσκάλεσε, έχετε την ευκαιρία να γράψετε Η οικογένεια Sanchez.

Μέρος 3 Διαχείριση αυτόματων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίλυση προβλημάτων

1. 
   
   

   
   Κάντε κλικ στο απορρίπτω ή δέχομαι. Κάνετε αυτό εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαθέτει ένα αυτοματοποιημένο κουμπί. Οι περισσότεροι επίσημοι διοργανωτές εκδηλώσεων βασίζονται όλο και περισσότερο στις αυτόματες υπηρεσίες RSVP για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν κάποιος χρησιμοποιεί παρόμοια υπηρεσία για να σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP, είναι πιθανό να δημιουργηθεί από τρίτο μέρος. Επιπλέον, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνει πιθανώς επιλογές με κουμπιά που σας επιτρέπουν να κάνετε κλικ για δέχομαι ή απορριμμάτων η πρόσκληση.
   • Δεν χρειάζεται να απαντήσετε στο άτομο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν λάβετε ένα από αυτά.
   • Αφού αποδεχτείτε ή απορρίψετε την πρόσκληση, η απάντηση θα σταλεί στο τρίτο μέρος που διαχειρίζεται το μήνυμα και θα το διαβιβάσει στο άτομο που διοργανώνει το συμβάν.
   • Οι αυτοματοποιημένες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP χρησιμοποιούνται συχνά για ημι-τυπικές συνθήκες, όπως πάρτι γενεθλίων, εθνικές συναντήσεις και άλλα παρόμοια γεγονότα.

2. 
   
   

   
   Κάντε κλικ στην επιλογή επιβεβαίωσης. Εάν ανησυχείτε για τη λήψη της απάντησής σας, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να κάνετε κλικ στο κουμπί Βεβαίωση παραλαβής στη σελίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάνοντας κλικ σε αυτό, η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα δημιουργήσει μια επιβεβαίωση αποστολής όταν το άτομο στο οποίο απαντάτε θα λάβει ή θα ανοίξει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Με αυτό τον τρόπο, θα ξέρετε ότι έχει λάβει σας.
   • Η επιβεβαίωση της αποστολής μπορεί να βρεθεί σε διάφορες τοποθεσίες ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε.
   • Αυτή η επιλογή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη σε ορισμένες υπηρεσίες.

3. 
   
   

   
   Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης εάν αλλάξετε προγράμματα. Σε σπάνιες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να τροποποιήσετε την απάντησή σας. Εάν έχετε αποδεχτεί την πρόσκληση και έχετε συνειδητοποιήσει ότι δεν θα μπορείτε να παρευρεθείτε ή αν έχετε αρνηθεί και ξαφνικά, έχετε την ευκαιρία να πάτε, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το άτομο που σας προσκάλεσε για ενημερώστε σχετικά.
   • Αν έχετε ακούσει ακούσια το κουμπί αυτόματης αποδοχής σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP, θα πρέπει να στείλετε ένα απευθείας στο άτομο για να διορθώσετε το σφάλμα σας.
   • Αν πρέπει να απορρίψετε μια πρόσκληση που αρχικά έγινε αποδεκτή, ενημερώστε τον παραλήπτη. Μπορείτε, για παράδειγμα, να του στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θέτοντας ως αντικείμενο Αλλαγή απάντησης και γράφοντας κάτι σαν Λόγω απρόβλεπτων γεγονότων, η Sara και εγώ δεν θα είμαστε πλέον σε θέση να παρευρεθούμε στην εορταστική εκδήλωση της 20ής επετείου σας στις 14, ζητούμε συγνώμη για την αλλαγή και ανυπομονούμε να σας δούμε σύντομα.
   • Εάν πρέπει να αποδεχτείτε μια πρόσκληση που έχετε ήδη απορρίψει, ενημερώστε το άτομο. Για παράδειγμα, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τοποθετήστε το ως αντικείμενο Αλλαγή της απάντησής μου και γράψτε Θα ήθελα να παρακολουθήσω την εκδήλωση εάν εξακολουθείτε να έχετε τη διαθεσιμότητα για να λάβετε περισσότερους επισκέπτες.
   • Οι αλλαγές στις προσκλήσεις RSVP θα πρέπει να γίνονται το συντομότερο δυνατό. Οι προσκλήσεις σε ανεπίσημα γεγονότα μπορούν να αλλάξουν μετά από μερικές ημέρες. Ωστόσο, για επίσημες εκδηλώσεις (όπως γάμους), πρέπει να γίνονται τουλάχιστον ένα μήνα εκ των προτέρων.