Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή για πανεπιστημιακή εκπαίδευση

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Εγκέφαλος
• Μέρος 2 Ξεκινήστε τη διαδικασία γραφής
• Μέρος 3 Δομή της επιστολής
• Μέρος 4 Γράψτε ένα σκληρό γράμμα

Η επιστολή παροχής κινήτρων (ή η επιστολή υποστήριξης) είναι πάνω απ 'όλα ένα είδος συμπληρωματικού εγγράφου στο βιογραφικό σημείωμα που αποστέλλεται σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων για να τον ενημερώσει για την προθυμία του υποψηφίου να συνεργαστεί μαζί του. Ωστόσο, μπορεί επίσης να συνοδεύσει ένα φάκελο αίτησης όταν θέλετε να γίνετε δεκτοί σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα ή υποτροφία. Όταν είναι καλά γραπτό, αυτό το έγγραφο παρέχει βασικές πληροφορίες για τον υποψήφιο, πρέπει να είναι γραμμένο με δημιουργικό και προσεγμένο τρόπο. Δεδομένου ότι αυτό το μέρος της διαδικασίας αίτησης μπορεί να είναι τόσο σημαντικό, θα πρέπει να γράψετε και να τελειοποιήσετε την επιστολή σχολαστικά πριν την αποστείλετε.

στάδια

Μέρος 1 Εγκέφαλος

1. 
   

   
   Σημειώστε. Καθ 'όλη τη διαδικασία του brainstorming, γράψτε μερικές σημαντικές σημειώσεις για να συμβουλευτείτε κατά τη σύνταξη της επιστολής. Σημειώστε τόσο τα πρωτογενή όσο και τα δευτερεύοντα στοιχεία, είτε τα χρησιμοποιείτε στη συνοδευτική επιστολή είτε όχι.

2. 
   

   
   Κάνετε μια έρευνα για το πανεπιστήμιο και το πρόγραμμα σπουδών του. Διαβάστε όλη την τυπωμένη ή ψηφιακή τεκμηρίωση που παρέχεται από το πανεπιστήμιο και βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει την ιστοσελίδα του. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα κριτήρια αποδοχής του προγράμματος που θέλετε να ακολουθήσετε.
   • Γενικά, τα πανεπιστήμια περιγράφουν τα προσόντα που περιμένουν από διαφορετικούς υποψηφίους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να προσαρμόσετε την συνοδευτική επιστολή στο ίδρυμα στο οποίο επιθυμείτε να εγγραφείτε.
   • Για παράδειγμα, εάν το πανεπιστήμιο συμμετέχει σε πολλές ανθρωπιστικές αιτίες που σχετίζονται με το θέμα του προγράμματος, θα μπορούσατε να δώσετε περισσότερη έμφαση στα δικά σας ανθρωπιστικά συμφέροντα. Από την άλλη πλευρά, αν τα κριτήρια αποδοχής περιορίζονται αυστηρά στους ακαδημαϊκούς, θα πρέπει να επικεντρωθείτε στις προσδοκίες σας και στις ακαδημαϊκές σας εμπειρίες.

3. 
   

   
   
   
   Ρωτήστε τον εαυτό σας γιατί είστε ο ιδανικός υποψήφιος. Η Επιτροπή Εισόδου του προγράμματος θα θέλει να μάθει γιατί θα πρέπει να επιλέξει εσάς και όχι κάποιον άλλο. Ωστόσο, προτού δώσετε την απάντησή σας, θα πρέπει να ρωτήσετε τον εαυτό σας αυτή την ερώτηση.
   • Σκεφτείτε την καριέρα σας στο πανεπιστήμιο μέχρι στιγμής. Σκεφτείτε τα μαθήματα, τους εκπαιδευτικούς και τις επιρροές που σας έκαναν να επιλέξετε την τρέχουσα ακαδημαϊκή πορεία σας και να καθορίσετε την πορεία της καριέρας σας.
   • Σκεφτείτε γιατί επιλέξατε αυτό το σχολείο και αυτό το πρόγραμμα. Εξετάστε όλα τα κίνητρά σας, προσωπικά ή επαγγελματικά.

Μέρος 2 Ξεκινήστε τη διαδικασία γραφής

1. 
   

   
   Αναπτύξτε το σχέδιο της επιστολής. Συγκεντρώστε όλες τις σημειώσεις σας και προσπαθήστε να τις οργανώσετε σε γενικές γραμμές.Το σχέδιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει ξεχωριστά τμήματα για την εισαγωγή, την ανάπτυξη και τις παρατηρήσεις κλεισίματος.
   • Εάν δεν γνωρίζετε πώς μπορείτε να διαρθρώσετε το γράμμα, σκεφτείτε να ταξινομήσετε τις σημειώσεις σας σε ένα παρόμοιο διάγραμμα ροής ή δομή. Ο στόχος αυτού του βήματος είναι να οργανώσετε τις αδόμητες ιδέες σας.

2. 
   

   
   
   
   Γράψτε το γράμμα. Μετά την οργάνωση των ιδεών σας, θα πρέπει να αρχίσετε να γράφετε το πρώτο σχέδιο της επιστολής σας. Λάβετε υπόψη ότι αυτό είναι μόνο ένα τραχύ σχέδιο: θα χρειαστεί να κάνετε τροποποιήσεις για να το βελτιώσετε πριν το στείλετε.
   • Συμπεριλάβετε οποιεσδήποτε ιδέες που νομίζετε ότι είναι σχετικές και περιγράψτε τις με όσο το δυνατόν πιο αισθητικές λεπτομέρειες. Ενώ μπορεί να καταλήξετε με πάρα πολλές πληροφορίες, θα έχετε το περιθώριο να αφαιρέσετε άσχετες ιδέες κατά τη διάρκεια της φάσης επανάληψης.
   • Ελέγξτε τις άτυπες σημειώσεις σας και το επίσημο σχέδιο για αυτό το μέρος της διαδικασίας. Σημειώστε επίσης ότι θα πρέπει να ακολουθήσετε τις οδηγίες στην τρίτη ενότητα αυτού του άρθρου.

3. 
   

   
   Διαβάστε το γράμμα και πάλι λίγες μέρες αργότερα. Αφού ολοκληρώσετε το πρώτο σχέδιο, πάρτε τουλάχιστον μια ή δύο ημέρες ξεκούρασης προτού σκεφτείτε να τροποποιήσετε την επιστολή.
   • Τουλάχιστον, πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη γραμματική και τη δομή της επιστολής σας.
   • Και το πιο σημαντικό, πρέπει επίσης να διορθώσετε την επιστολή σας για να εξασφαλίσετε την ακρίβεια και τη συνέπεια. Τα γεγονότα πρέπει να είναι σωστά, οι ιδέες πρέπει να είναι πρωτότυπες και ο τόνος πρέπει να είναι επαγγελματικός.

4. 
   

   
   Αναζητήστε εποικοδομητική κριτική. Αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να αποκτήσετε εξωτερικές γνώμες από ειδικευμένους ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένων των εκπαιδευτικών και συναδέλφων που ακολουθούν την ίδια πορεία με εσάς.
   • Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να προσπαθήσετε να επικοινωνήσετε με κάποιον που έχει ήδη εγγραφεί στο πρόγραμμα για το οποίο υποβάλλετε αίτηση. Αυτό το άτομο θα έχει καλύτερη ιδέα για τις προσδοκίες του πανεπιστημίου.

5. 
   

   
   Αναθεωρήστε το γράμμα όπως είναι απαραίτητο. Αναθεωρήστε την επιστολή παρακίνησης από μια κρίσιμη άποψη (δική σας και άλλες). Μη φοβάστε να το ξαναγράψετε αρκετές φορές μέχρι να είναι σωστά γραμμένο.
   • Καταργήστε τις περιττές ιδέες ή λέξεις, καθώς και πληροφορίες που δεν σχετίζονται άμεσα με την βασική ιδέα της επιστολής. Κατά μέσο όρο, η συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να έχει μόνο μία πλήρη σελίδα, όλες οι επιπρόσθετες σελίδες θεωρούνται γενικά περιττές και απαρχαιωμένες.
   • Παρόλα αυτά, ορισμένα πανεπιστήμια ενδέχεται να απαιτούν από τους αιτούντες να υποβάλλουν μακρύτερες επιστολές, με δύο ή τρεις σελίδες. Είναι καλύτερο να διαβάσετε τα έντυπα αίτησης ή τις οδηγίες του προγράμματος για να βρείτε αυτές τις λεπτομέρειες. Αν δεν μπορείτε να βρείτε τίποτα, είναι καλύτερο να κολλήσετε σε μια σελίδα.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει τις πιο σημαντικές ιδέες στην αρχή της επιστολής σας και αναδιατάξετε το περιεχόμενο όσο χρειάζεται για να το δώσετε κάποια ρευστότητα.

Μέρος 3 Δομή της επιστολής

1. 
   

   
   Αντιμετωπίστε όσο το δυνατόν ακριβέστερα το γράμμα. Εάν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που μελετάει τα έντυπα εισδοχής στο πανεπιστήμιο, είναι καλύτερο να του αποστείλετε το γράμμα με το όνομα.
   • Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα αυτού του ατόμου, θα πρέπει τουλάχιστον να προσπαθήσετε να απευθυνθείτε στον αναγνώστη σύμφωνα με τη θέση του. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα:
     • Αγαπητέ σύμβουλος εισδοχής.
     • Αγαπητή Επιτροπή Εισαγωγών.
     • αγαπητέ διευθυντή εισαγωγής.
   • Χρησιμοποιήστε μόνο γενικές φόρμες χαιρετισμού (Σε ποιον, Αγαπητέ κύριε και κυρία) εάν δεν έχετε άλλη επιλογή.

2. 
   

   
   Δηλώστε σαφή στόχο. Η πρώτη παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να συνοψίζει όλο το περιεχόμενό της και να δίνει στον αναγνώστη μια σαφή ιδέα για το τι να περιμένει.
   • Αυτή η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιέχει μόνο μία έως τρεις προτάσεις, στις οποίες θα πρέπει να δηλώσετε έμμεσα ότι υποβάλλετε μια συνοδευτική επιστολή για το πρόγραμμα που έχετε επιλέξει.
   • Η εισαγωγική πρόταση σας μπορεί να μοιάζει με αυτό το παράδειγμα: "Γράφω αυτή την επιστολή για να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για το πρόγραμμα ABC του Πανεπιστημίου XYZ. "

3. 
   

   
   Συγκεντρώστε τους λόγους σας. Στο σώμα της επιστολής, πρέπει να πείτε στο συμβούλιο εισαγωγής γιατί πιστεύετε ότι αυτό το πανεπιστήμιο και το πρόγραμμά του είναι τα καλύτερα του ενεργητικού σας. Πρέπει επίσης να εξηγήσετε γιατί το συμβούλιο πρέπει να σας δεχτεί αντί για άλλους πιθανούς υποψηφίους.
   • Δείτε τις σημειώσεις που κάνατε σχετικά με τα κίνητρά σας και τα προσόντα σας.
   • Εξηγήστε γιατί είστε ο ιδανικός υποψήφιος. Προσπαθήστε να περιγράψετε τις προηγούμενες ακαδημαϊκές και επαγγελματικές σας εμπειρίες στο πρόγραμμα που σας ενδιαφέρει. Παρέχετε πληροφορίες για τα γεγονότα, αλλά δείξτε πώς αυτά τα γεγονότα έχουν επηρεάσει τη ζωή σας.
     • Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε πώς αντιδράσατε στα θεματικά μαθήματα σε πανεπιστημιακό επίπεδο, για παράδειγμα, το πρώτο έτος σπουδών σας. Αντί να λέτε ότι έχετε παρακολουθήσει μαθήματα σχετικά με το εν λόγω θέμα, εξηγήστε πώς σας ενέπνευσε το περιεχόμενο αυτών των μαθημάτων, ενίσχυσε την αποφασιστικότητά σας ή την περιέργειά σας.
   • Εξηγήστε γιατί επιλέξατε αυτό το πανεπιστήμιο, αυτό το πρόγραμμα και αυτή τη θέση. Πολλά πανεπιστημιακά σχολεία είναι πιο πιθανό να δεχτούν υποψηφίους που έχουν πάθος ή κίνητρο.
     • Περιγράψτε τους επαγγελματικούς στόχους σας και εξηγήστε γιατί νομίζετε ότι το συγκεκριμένο πρόγραμμα σας προσφέρει την καλύτερη ευκαιρία να τα προσεγγίσετε. Μπορείτε να ανατρέξετε στα κύρια περιουσιακά στοιχεία που περιγράφονται στη φόρμα προγράμματος χωρίς να τα αναφέρετε απευθείας.
     • Αναφέρετε τι προκαλεί το ενδιαφέρον σας για το πανεπιστήμιο. Αν είστε ξένος φοιτητής, πρέπει επίσης να εξηγήσετε γιατί θέλετε να σπουδάσετε στη χώρα που επιλέγετε. Για παράδειγμα, αν πρόκειται για αγγλικό πανεπιστήμιο, εξηγήστε γιατί θέλετε να συνεχίσετε την τριτοβάθμια εκπαίδευση στην Αγγλία.

4. 
   

   
   Περιγράψτε τα κύρια προσόντα σας. Παρουσιάζοντας τον λόγο για τον οποίο είστε ο ιδανικός υποψήφιος για το πρόγραμμα, θα πρέπει να αναφέρετε τις ακαδημαϊκές σας εμπειρίες, τις προσωπικές σας ιδιότητες και άλλες συναφείς εμπειρίες. Εστίαση στα σημεία που σχετίζονται περισσότερο άμεσα με το ίδιο το πρόγραμμα.
   • Ελέγξτε το βιογραφικό σας, αλλά μην το αντιγράφετε. Συχνά, οι αιτούντες πρέπει να επισυνάψουν αντίγραφο του βιογραφικού τους σημειώματος στο έντυπο της αίτησης που συνοδεύει τη συνοδευτική επιστολή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες του βιογραφικού σας σημείου για να θυμάστε σημαντικά στοιχεία, αλλά το γράμμα δεν πρέπει να είναι ακριβές αντίγραφο του ίδιου του βιογραφικού σημειώματος. Εάν είναι απαραίτητο, ανατρέξτε στους αναγνώστες της συνοδευτικής επιστολής στο βιογραφικό σημείωμα για να τους παράσχετε οποιεσδήποτε πρόσθετες λεπτομέρειες που δεν μπορούν να περιληφθούν συνοπτικά στη συνοδευτική επιστολή.
   • Υποστηρίξτε τα γραπτά σας Κάθε φορά που αναφέρετε μία από τις ιδιότητές σας, πρέπει να την πληκτρολογήσετε χρησιμοποιώντας κατάλληλους όρους. Είναι πολύ εύκολο να πείτε ότι είστε σκληρός εργάτης: πρέπει να το αποδείξετε με παραδείγματα εμπειριών.
   • Μην καυχιέμαι. Δεν πρέπει να βγείτε από το δρόμο σας να κοιτάξετε ταπεινά, αλλά και να αποφύγετε να περιγράφετε οτιδήποτε σας κάνει να νιώθετε αλαζονική ή υπερβολική. Για να γίνει αυτό, επικεντρωθείτε κυρίως στα γεγονότα, χωρίς να κάνετε την υποκειμενική ανάλυση.

5. 
   

   
   Επαναβεβαιώστε την άποψή σας. Για να ολοκληρώσετε την επιστολή, επαναλάβετε σύντομα την προθυμία σας να ακολουθήσετε το πρόγραμμα πριν κλείσετε την επιστολή και να υπογράψετε την υπογραφή σας, εκφράστε ευγενικά τις ευχαριστίες σας στα μέλη της Επιτροπής Εισδοχής για το χρόνο και την προσοχή που σας έχουν δώσει.
   • Η τελευταία παράγραφος πρέπει να έχει περίπου τρεις προτάσεις. Επαναδιαμορφώστε την εισαγωγική γραμμή και συνοψίστε τα βασικά σημεία που καλύπτονται σε κάθε παράγραφο σε μία πρόταση.
   • Τελειώστε την επιστολή ευχαριστώντας τους αναγνώστες για το χρόνο και την προσοχή και βάζοντας την υπογραφή σας με μια επαγγελματική ευγενική φράση (όπως "Σεβασμό"), ακολουθούμενη από το πλήρες όνομά σας.

Μέρος 4 Γράψτε ένα σκληρό γράμμα

1. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε σαφή και συνοπτική γλώσσα. Συνεχίστε με το θέμα της επιστολής, χρησιμοποιώντας μια γραμματικά σωστή γλώσσα που περιγράφει τις ικανότητες και την πρόθεση σας με άμεσους όρους. Αποφύγετε τις ανθισμένες ή λασπώδεις περιγραφές και χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή.
   • Μη χρησιμοποιείτε φράσεις ή όρους που θεωρούνται κλισέ. Οι κοινές φράσεις σας δίνουν μια πολύ κακή εικόνα, επειδή δημιουργούν την εντύπωση ότι δεν είστε πολύ δημιουργικοί. Όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο κλισέ, ρωτήστε τον εαυτό σας γιατί πρέπει να το χρησιμοποιήσετε και πώς να το κάνετε, ενώ ταυτόχρονα αποδεικνύετε την αλήθεια αυτής της ιδέας με εύγλωττα παραδείγματα αντί να χρησιμοποιείτε φράσεις πρωτογενείς.
     • Ακολουθούν μερικά παραδείγματα κοινών στιγμιότυπων:
     • "Είμαι πολύ κίνητρο για ...";
     • "Πάντα αγάπησα ...";
     • "Οι κύριοι στόχοι μου είναι ..."
   • Αποφύγετε τη λογοκλοπή. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε πληροφορίες από την τεκμηρίωση που παρέχεται από το Συμβούλιο Εισαγωγής για να διατυπώσετε τις ιδέες σας, δεν πρέπει να επαναλάβετε αυτή τη λέξη πληροφοριών για λέξη. Αν το πρόγραμμα επικεντρώνεται στον "πιο σύγχρονο εξοπλισμό", αποφύγετε τη φράση "πιο σύγχρονο εξοπλισμό".
   • Μην αντιγράφετε τα τυπικά γράμματα. Ίσως να είναι χρήσιμο να ψάξετε αντίγραφα των συνοδευτικών επιστολών για να πάρετε μια ιδέα για τη δομή και τον τόνο για να υιοθετήσετε, αλλά πρέπει να αποφύγετε την υπερβολική αντιγραφή του περιεχομένου αυτών των αντιγράφων. Μετά από όλα, όλοι μπορούν να αντιγράψουν μια τυποποιημένη επιστολή και να συμπληρώσουν τις προτάσεις. Πρέπει να δείξετε ότι δεν είστε όλοι. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε έναν αυθεντικό τόνο.

2. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε έναν θετικό ήχο. Η επιστολή σας θα πρέπει να επικεντρωθεί στις θετικές και όχι τις αρνητικές πτυχές. Αν αποφασίσετε να περιγράψετε τις δυσκολίες ή τις προκλήσεις που αντιμετωπίσατε στο παρελθόν, επικεντρωθείτε στον τρόπο με τον οποίο τους ξεπερνάτε και όχι πόσο σοβαροί είναι.
   • Μη περιγράφετε τα αδύνατα σημεία σας. Πιθανότατα θα μιλήσετε γι 'αυτό κατά τη φάση της συνέντευξης, αλλά η συνοδευτική επιστολή σας θα πρέπει να επισημάνει τα δυνατά σας.
   • Επικεντρωθείτε στο μέλλον. Αν και πρέπει να περιγράψετε τα προηγούμενα προσόντα σας, είναι επίσης σημαντικό να αποδείξετε ότι έχετε ένα μελλοντικό όραμα. Για παράδειγμα, αντί να περιγράψετε την έλλειψη εμπειρίας σας σε μια συγκεκριμένη περιοχή που καλύπτεται από ένα ευρύτερο πρόγραμμα, απλά υποδείξτε ότι θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτόν τον τομέα.

3. 
   

   
   Ανασυγκροτήστε επαγγελματικό τόνο και προσωπικές πληροφορίες. Αν και πρέπει να προσαρμόσετε την συνοδευτική επιστολή σας για να περιγράψετε τα ενδιαφέροντα και τις εμπειρίες σας, θα πρέπει να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή και να υιοθετήσετε την κατάλληλη μορφή.
   • Επικεντρωθείτε στα πνευματικά σας κίνητρα. Ακόμη και αν έχετε θρησκευτικά, αλτρουιστικά ή προσωπικά κίνητρα που προέρχονται από την καρδιά, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενδιαφέρονται περισσότερο για τα πνευματικά σας κίνητρα. Επικεντρωθείτε στους ακαδημαϊκούς και επαγγελματικούς στόχους σας.
   • Ταυτόχρονα, προσπαθήστε να ξεχωρίσετε από τους υπόλοιπους υποψηφίους. Μην γενικεύετε πάρα πολύ για τους επαγγελματικούς σας στόχους: να είστε συγκεκριμένοι, χωρίς να εκφράζετε συναισθηματικά ή προσωπικά κίνητρα.

4. 
   

   
   Να είστε ειλικρινείς. Δεν έχει σημασία τι γράφετε, μην ψέματα. Αποφύγετε την υπερβολή προηγούμενων εμπειριών ή άλλων προσόντων πέρα ​​από την πραγματική τους εμβέλεια.
   • Από ηθική άποψη, η θέση στην οποία απευθύνεστε πρέπει να καλυφθεί από τους πιο καταρτισμένους υποψηφίους. Πρέπει να πιστέψετε στη δική σας ικανότητα να ξεπεράσετε κάτι τόσο ανταγωνιστικό και ψέματα για τις ικανότητές σας μπορεί να σημαίνει ότι δεν εμπιστεύεστε τον εαυτό σας.