Πώς να λάβετε μια κλήση

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέθοδος 1 Απαντήστε στο τηλέφωνο ενώ εργάζεστε
• Μέθοδος 2 Απαντήστε στο τηλέφωνο ιδιαιτέρως
• Μέθοδος 3 Απάντηση σε τηλεφωνική κλήση από άγνωστο αριθμό

Γνωρίζοντας πώς να απαντάτε στο τηλέφωνο είναι μια σημαντική δεξιότητα στη ζωή. Σε επαγγελματικές περιστάσεις, όπως η λήψη επιχειρηματικής κλήσης ή η κλήση από δυνητικό εργοδότη, απαιτείται πιο επίσημη μέθοδος χαιρετισμού. Αν λάβετε μια κλήση από έναν φίλο, έναν εραστή ή ένα μέλος της οικογένειας, θα έχετε την τάση να απαντάτε με έναν απλούστερο και πιο φυσικό τρόπο. Αν λάβετε μια κλήση από έναν άγνωστο αριθμό, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια αποδεδειγμένη τεχνική και να είστε προσεκτικοί.

στάδια

Μέθοδος 1 Απαντήστε στο τηλέφωνο ενώ εργάζεστε

1. 
   

   
   Να είστε επαγγελματίας. Όταν λαμβάνετε μια κλήση προς την υπηρεσία, δεν μπορείτε πάντα να γνωρίζετε ποιος βρίσκεται στην άλλη άκρη της γραμμής. Η επαγγελματική απάντηση θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε τη συζήτηση.
   • Όταν αμφιβάλλετε, απλά πείτε "γεια, είναι Carl στο τηλέφωνο".
   • Ακόμα κι αν γνωρίζετε ποιος είναι ο καλών, μπορεί να είναι το αφεντικό σας καλώντας από το τηλέφωνο ενός από τους συναδέλφους σας! Απαντώντας λέγοντας "ναι, τι; Θα δώσει μια αρνητική εντύπωση ή υπερβολικά άστοχες για εσάς.

2. 
   

   
   Εστίαση στη συζήτηση. Δείξε τον εαυτό σου απολύτως παρόν Σταματήστε όλη τη δουλειά και πάρτε μια σύντομη στιγμή για να ετοιμαστείτε.
   • Εκφράστε στο πρόσωπό σας την έκφραση που θέλετε να προβάλετε πριν από την προσγείωση. Αυτό κάνει τη διαφορά: είτε χαμογελάς, κρύβεταις είτε κλαίει, ο συνομιλητής σου θα νιώθει με τον τόνο της φωνής σου.
   • Κρατήστε τον εαυτό σας από το να σερφάρετε στο διαδίκτυο ή να αποσπά την προσοχή σας κατά τη διάρκεια της κλήσης. Εάν δεν είστε παρόντες, ο συνομιλητής θα είναι σε θέση να το αισθανθεί.

3. 
   

   
   
   
   Πάντα παρουσιάστε τον εαυτό σας. Στην επιχείρηση, είναι σωστό να απαντήσετε σε μια τηλεφωνική κλήση λέγοντας το όνομά σας και αυτό της εταιρείας σας: "Γεια σας, σας ευχαριστώ που τηλεφωνήσατε στην εταιρεία XYZ. Είμαι ο Καρλ. Τι μπορώ να κάνω για σας; "
   • Αν πρόκειται για εσωτερική κλήση και το γνωρίζετε, μπορείτε να απαντήσετε δίνοντας το όνομα του τμήματος σας και το όνομά σας αντί: "Γεια σας, βρίσκεστε στο τμήμα WebDev, Carl στο τηλέφωνο. Τι μπορώ να κάνω σήμερα; Αυτό θα επιτρέψει στον συνομιλητή σας να γνωρίζει ότι έχει απευθυνθεί στο σωστό άτομο και ότι είστε έτοιμοι να τον βοηθήσετε. Μιλώντας με ένα φιλικό, φιλικό τόνο, η συζήτηση θα είναι πιο ευχάριστη για τον καθένα σας.
   • Στις περισσότερες υπηρεσίες, υπάρχουν κανόνες για τη λήψη κλήσεων που όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να ακολουθήσουν. Πάντα να δείχνετε ειλικρίνεια, ακόμη και αν είστε αναγκασμένοι να ακολουθήσετε τις οδηγίες με ηλίθιο τρόπο, επειδή ο πελάτης θα είναι σε θέση να πει εάν είστε πραγματικά ενθουσιώδης ή αν διαβάζετε απλώς τις οδηγίες: "Καλώς ήρθατε στην τηλεφωνική γραμμή Καλό Burger, το σπίτι της καλής ζαχαροπλαστικής! Θα ακούγεται γελοίο αν δεν το πείτε με πεποίθηση.

4. 
   

   
   
   
   Απαντήστε με αρκετή ισχύ. Δείξε τον εαυτό σου ασθενή, σεβαστή και πειστική. Κάνετε το καλύτερό σας για να κάνετε τον εαυτό σας χρήσιμο. Προσπαθήστε να μην μιλάτε υπερβολικά casual τρόπο μέχρι να ξέρετε ποιος είναι στη γραμμή.
   • Εάν το άλλο άτομο δεν εμφανίζεται, πείτε: "Μπορώ να μάθω ποιος είναι στο τηλέφωνο; Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος καλεί σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσετε μαζί του ξανά ή να τον μεταφέρετε σε άλλη γραμμή. Αυτή η στάση επιτρέπει επίσης στο άτομο να αισθάνεται ότι αυτός ή αυτή αντιμετωπίζεται προσωπικά, και κατ 'επέκταση ότι αυτός ή αυτή είναι ξεχωριστός. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε θετικές επαγγελματικές σχέσεις με ανθρώπους που σας καλούν περισσότερες από μία φορές.
   • Προσπαθήστε να μην είστε αγενής, ακόμα και αν αισθάνεστε απογοητευμένοι. Θυμηθείτε ότι στην επιχείρηση, τα λόγια και οι ενέργειές σας αντικατοπτρίζουν άμεσα την εικόνα της επιχείρησής σας. Εάν δίνετε μια κακή εικόνα της επιχείρησής σας, θα χαλάσετε την επιχείρηση και οι διαχειριστές σας δεν θα την αποδεχθούν.

5. 
   

   
   Προετοιμαστείτε για να λάβετε ένα. Αν καλέσετε κάποιον να μιλήσει με τον διευθυντή ή τον συνάδελφό σας, αλλά είστε το μόνο άτομο που είναι διαθέσιμο για να λάβετε αυτό το άτομο αυτή τη στιγμή, ρωτήστε ευγενικά ποιος είναι στο τηλέφωνο και να του ζητήσετε να σας πει τι ζητούν. Ακούστε προσεκτικά και γράψτε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες:
   • Αν το άτομο που προσπαθεί να φτάσει δεν είναι διαθέσιμο, πείτε του: "Λυπάμαι, αλλά ο κ. O'Halloran δεν είναι διαθέσιμος αυτή τη στιγμή. Θα θέλατε να τον αφήσετε ένα; "
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου και το θέμα της κλήσης. Αξιολογήστε τον επείγοντα χαρακτήρα της κλήσης: Πιστεύετε ότι ο καλών έχει ανάγκη βοήθειας τις επόμενες δύο ώρες ή μόλις μια εβδομάδα; Εάν πρόκειται για επείγουσα κλήση, θα χρειαστεί να επιλύσετε το πρόβλημα όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά, οπότε φροντίστε να προχωρήσετε το συντομότερο δυνατό.

6. 
   

   
   Να είστε προσεκτικοί για κλήσεις που αποσκοπούν στη συλλογή πληροφοριών. Εάν δεν αναγνωρίζετε ποιος σας καλεί και ζητάτε πληροφορίες για εσάς ή για άλλους, προσέξτε να μην δώσετε πάρα πολλές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας εσωτερικά.
   • Ακόμη και αν ο συνομιλητής δίδει το όνομά του και το όνομα της εταιρείας του, πρέπει να είστε προσεκτικοί αν δεν είναι αξιόπιστη επαφή. Εάν έχετε αμφιβολίες, θέστε την κλήση σε αναμονή για ένα λεπτό και ζητήστε από έναν συνάδελφο για συμβουλές: "Έχουμε συνεργαστεί με κάποιον που ονομάζεται Dave Neal πριν; Ρωτάει πολλές ερωτήσεις σχετικά με τις διαδικασίες και τις ικανότητές μας και θέλω να σιγουρευτώ ότι μπορώ να τον εμπιστευθώ ».
   • Στην επιχείρηση, πρέπει να πείτε: "Λυπάμαι, κύριε ή κυρία. Σύμφωνα με τον κανόνα της εταιρείας, δεν είμαι εξουσιοδοτημένος να δώσω αυτές τις πληροφορίες. Μπορώ να γνωρίζω τον σκοπό για τον οποίο ψάχνετε αυτές τις πληροφορίες; Στη συνέχεια, τραβήξτε την ανάλυσή σας.

Μέθοδος 2 Απαντήστε στο τηλέφωνο ιδιαιτέρως

1. 
   

   
   Χαιρετήστε, όποιος καλεί. Αν γνωρίζετε ποιος σας καλεί, λαμβάνοντας υπόψη την ταυτότητα και την εμπειρία του, χαιρετήστε τον όπως θα κάνατε αν βρεθήκατε μπροστά του. Αν δεν γνωρίζετε το άτομο που καλεί, απαντήστε πιο επίσημα και περιμένετε να της πει το θέμα της κλήσης της.
   • Ως πρότυπο, διεθνώς αναγνωρισμένο χαιρετισμό: πείτε "allo? Απαντήστε με μια ελαφρά κλίση στο τέλος του χαιρετισμού σας, σαν να ζητούσατε μια ερώτηση. Ο όρος "allo; Θα οδηγήσει τον συνομιλητή να απαντήσει και στις περισσότερες περιπτώσεις θα συνεχίσει να σας λέει τον σκοπό της κλήσης του.
   • Εάν ο καλών είναι φίλος, χαιρετήστε τον τυχαία: "Γειά, Tom! Πώς είσαι; "
   • Αν ο καλών είναι ένας διευθυντής, ένας γνωστός ή ένας δυνητικός εργοδότης τους χαιρετίζει με πιο επίσημο αλλά οικείο τρόπο: "Καλησπέρα, κύριε Lynch, πώς είσαι;" "
   • Εάν δεν γνωρίζετε το άτομο που καλεί, περιορίστε τον εαυτό σας σε ένα απλό "allo"; "

2. 
   

   
   Αφού είπε "γεια; ", Περιμένετε την απάντηση του συνομιλητή. Αυτός ο τρόπος εκκίνησης της συνομιλίας ενθαρρύνει τον συνομιλητή σας να παρουσιαστεί. Δείτε το παρακάτω παράδειγμα. Αυτό που πρέπει να πείτε σημειώνεται στο λίπος και τι πρέπει να πει ο συνομιλητής κυρτά γράμματα :
   • Γεια σας;
   • Γεια σου, Carl, είναι ο Τομ.
   • Ω, γεια σου, Tom! Τι είναι καινούργιο;
   • Απλώς καλώ να δω αν θα είστε αργότερα διαθέσιμος. Νόμιζα ότι θα πρότεινα να παρακολουθήσετε τη νέα ταινία Star Wars.
   • Ναι, είμαι για την παρακολούθηση της ταινίας Star Wars!

3. 
   

   
   Εξατομικεύστε το χαιρετισμό σας. Μόλις αποκτήσετε περισσότερη εμπειρία στην απάντηση σε τηλεφωνικές κλήσεις, μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα δικά σας χαιρετιστικά πρότυπα και συγκεκριμένες φράσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.
   • Θυμηθείτε να αναγνωρίσετε τον εαυτό σας μέσω του χαιρετισμού σας: "γεια, είναι Carl" ή "Carl στο τηλέφωνο".
   • Σκεφτείτε να πειραματιστείτε με γνωστές παραλλαγές του χαιρετισμού "γεια σας; "Γεια" ή "γεια" ή "κούκος, τι συμβαίνει;" Ή "γεια σου, πώς είσαι;" Αυτά τα γνωστά χαιρετισμούς είναι πιο κατάλληλα μεταξύ φίλων και μη επαγγελματικών γνώσεων.

4. 
   

   
   Σχεδιάστε ένα φωνητικό για τις στιγμές που θα είναι μακριά. Όποιος είναι φίλοι, γονείς ή εργοδότες σας μπορεί να πέσει στον αυτόματο τηλεφωνητή σας, οπότε βεβαιωθείτε ότι η φωνή σας είναι ευγενική και συνοπτική. Αποφύγετε τα αστεία ή αστεία φωνητικά, εκτός και αν είστε απολύτως βέβαιοι ότι θα καλέσουν μόνο οι φίλοι σας.
   • Πείτε "είστε στο τηλεφωνητή του Carl. Λυπάμαι που δεν μπορώ να σας απαντήσω αμέσως. Αφήστε ένα και θα σας απαντήσω το συντομότερο δυνατό.
   • Σκεφτείτε να σχεδιάσετε μια φωνητική οικογένεια σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε ένα οικογενειακό τηλέφωνο. Πέστε, "Γεια σου, αυτή είναι η οικογένεια Rogers. Λυπούμαστε που δεν μπορούμε να σας απαντήσουμε αυτή τη στιγμή, αλλά αφήστε ένα και θα σας καλέσουμε το συντομότερο δυνατόν! Κάνετε διασκεδαστικές καταγραφές των φωνών όλων των μελών της οικογένειας. Προσπαθήστε να κάνετε όλη την οικογένεια να μιλήσετε σε χορωδία ή να πείτε σε κάθε μέλος της οικογένειας μέρος της οικογένειας.
   • Θυμηθείτε να ρωτήσετε άμεσα τις πληροφορίες του καλούντος, αντί να ζητήσετε απλώς από αυτόν να αφήσει: "Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και το θέμα της κλήσης σας και θα σας καλέσω το συντομότερο δυνατόν. " Η εφαρμογή αυτής της πιο συγκεκριμένης προσέγγισης μπορεί να φαίνεται πιο κατάλληλη για έναν αριθμό τηλεφώνου στον οποίο αναμένετε να λάβετε πολλές επιχειρηματικές κλήσεις.

Μέθοδος 3 Απάντηση σε τηλεφωνική κλήση από άγνωστο αριθμό

1. 
   

   
   Εξετάστε το άτομο που θα μπορούσε να σας καλέσει. Εάν περιμένετε μια κλήση από κάποιον (έναν νέο γνωστό, έναν οργανισμό ή έναν πιθανό εργοδότη), απαντήστε στο τηλέφωνο με αυτό το πνεύμα. Βαθμολογήστε τον εαυτό σας για να μάθετε αν αυτή η κατάσταση απαιτεί ένα χαιρετισμό λίγο πιο επίσημο ή λίγο λιγότερο επίσημο, παρ 'όλα αυτά μείνετε επίσημο, γιατί ποτέ δεν ξέρετε.
   • Απαντήστε ευγενικά και με λιγότερο επίσημο τρόπο, στην προκειμένη περίπτωση. Ένα απλό "allo; Θα ήταν σκόπιμο. Δεν χρειάζεται να αναφέρετε αμέσως. Εάν το άτομο που σας καλεί γνωρίζει ή βλέπει το όνομά σας σε μια κάρτα, θα ρωτήσει: "Μπορώ να μιλήσω με τον Carl; "
   • Εάν η κλήση εμφανίζεται ως ως άγνωστη ή μασκοφόροι, δεν αισθάνονται υποχρεωμένοι να απαντήσουν. Απαντήστε, αν θέλετε, ή απλά περιμένετε να δείτε αν ο καλών θα αφήσει μια φωνή. Μπορείτε πάντα να το καλέσετε πίσω, σε περίπτωση που πρόκειται για μια σημαντική κλήση.

2. 
   

   
   Προσοχή στις φάρσες. Αν απαντήσετε στην κλήση και διαπιστώσετε ότι είναι πραγματικά μια γελοία ή επιθετική κλήση, μπορεί να είναι ένα αστείο. Ορισμένες φάρσες είναι χυδαίες και προφανείς, ενώ άλλοι θα προσπαθήσουν να σας εξαπατήσουν να σκέφτονται ότι πρόκειται για μια νόμιμα σημαντική κλήση. Αντιμετωπίστε τους τζόκερ όπως θα κάνατε με τους μαστούρες: εάν παραμείνετε συνδεδεμένοι και παίξετε το παιχνίδι τους, θα τους ενθαρρύνετε. Ωστόσο, θα ήταν ακόμα χρήσιμο να παραμείνετε στο διαδίκτυο και να παίζετε το παιχνίδι, σε περίπτωση που σας δίνει μια ιδέα για το ποιος καλεί. Ορισμένες τηλεφωνικές υπηρεσίες των ΗΠΑ προσφέρουν μια υπηρεσία προβολής κλήσεων: Εάν καλέσετε το * 69 αφού κλείσετε το τηλέφωνο, μια υπηρεσία αυτόματης κλήσης θα σας δώσει όλες τις δημόσιες πληροφορίες σχετικά με τον τελευταίο αριθμό που σας τηλεφώνησε.

3. 
   

   
   Προσοχή στα telemarketers. Εάν απαντήσετε σε μια τηλεφωνική κλήση από έναν άγνωστο αριθμό και το άτομο που βρίσκεται στο άλλο άκρο σας αρχίζει να σας ρωτάει ερωτήσεις σχετικά με εσάς, μπορεί να ψάχνουν για έναν τρόπο να σας βγάλουν από το τηλέφωνο χρήματα.
   • Telemarketers κλήση δεκάδες άνθρωποι κάθε μέρα και οι περισσότεροι από αυτούς τους ανθρώπους δεν ενδιαφέρονται για το τι πωλούν. Μην ντρέπεστε να πείτε "σας ευχαριστώ που σας τηλεφωνούσα, αλλά δεν με ενδιαφέρει. Σας εύχομαι καλή μέρα! Στη συνέχεια, μπορείτε να κλείσετε έτσι ώστε να μην χάσετε το χρόνο σας ή το δικό τους.
   • Αν δεν θέλετε να λαμβάνετε περισσότερες κλήσεις από αυτήν τη συγκεκριμένη εταιρεία, ζητήστε από τον τηλεκατευθυνόμενο πελάτη να βάλει τον αριθμό σας στη "μαύρη λίστα" του. Οι περισσότερες εταιρείες θα τείνουν να συμμορφώνονται με το αίτημά σας και να σταματήσουν να σας ενοχλούν.
   • Αν ενδιαφέρεστε για το τι προσφέρει το τηλεαγορά, μπορείτε να μείνετε online και να το ακούσετε. Θυμηθείτε, όσο περισσότερο παραμένετε στο διαδίκτυο, τόσο περισσότερο θέλετε να πουλήσετε προϊόντα!
   • Εάν σας ζητήσουν πληροφορίες σχετικά με εσάς ή κάποιον άλλο στην οικογένειά σας, ρωτήστε τους για το όνομα και το όνομα της επιχείρησής τους, προτού τους πει οτιδήποτε. Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δώσετε πάρα πολλές πληροφορίες σε τηλεκαταστήματα! Εάν είναι ύποπτοι ή δεν θέλουν να πουν ποιοι είναι, θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να τους μιλάτε.