Πώς να απαντάτε στο τηλέφωνο ενώ εργάζεστε

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Πάρτε το τηλέφωνο
• Μέρος 2 Συζητήστε στο τηλέφωνο

Η προβολή μιας επαγγελματικής εικόνας στην εργασία είναι σημαντική για οποιαδήποτε επαγγελματική επιτυχία. Ανεξάρτητα από τη θέση τους στην εταιρεία, η απάντηση στο τηλέφωνο αποτελεί καθήκον σχεδόν για όλους τους υπαλλήλους. Η απάντηση θα σας επιτρέψει να δώσετε θετικό ήχο στην τηλεφωνική κλήση, να βοηθήσετε τον ανταποκριτή να αισθάνεται άνετα και να σας επιτρέψει να απαντήσετε με ευκολία στις διάφορες ερωτήσεις του.

στάδια

Μέρος 1 Πάρτε το τηλέφωνο

1. 
   

   
   Απάντηση γρήγορα. Δεν είναι ευγενικό να κρατάτε τους ανθρώπους απασχολημένους όταν εργάζεστε ή σε επαγγελματικό περιβάλλον. Σηκώστε το ακουστικό και απαντήστε στην κλήση πριν από τον τρίτο ήχο κλήσης.

2. 
   

   
   Βάλτε το ακουστικό στο αυτί σας. Είναι σημαντικό να απαντάτε γρήγορα στο τηλέφωνο, αλλά θα πρέπει να είστε αρκετά υπομονετικοί για να τοποθετήσετε το μικρόφωνο κοντά στο στόμα σας. Μην ξεκινάτε να μιλάτε μέχρι να είστε απολύτως βέβαιοι ότι το ακουστικό του τηλεφώνου είναι κολλημένο σε εσάς και στο αυτί σας, έτσι ώστε το άλλο μέρος να μην χάσει καμία πληροφορία.

3. 
   

   
   
   
   Αναπνεύστε βαθιά πριν απαντήσετε. Αρχίστε με την αναπνοή βαθιά πριν εισαγάγετε τον εαυτό σας, μόλις το τηλέφωνο είναι κοντά στο στόμα σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε την ηρεμία και τον εαυτό σας κύριε, που θα σας επιτρέψει να συγκεντρώσετε το μυαλό σας και να μιλήσετε ήρεμα.

4. 
   

   
   Εισάγετε τον εαυτό σας και την επιχείρησή σας. Θα χρειαστεί να βεβαιωθείτε ότι ο ανταποκριτής σας έχει καλέσει το σωστό μέρος και το σωστό άτομο, γι 'αυτό είναι σημαντικό για σας να τους πείτε ποιοι είστε και ποια είναι η επιχείρησή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει πρώτα το όνομα της εταιρείας. Μπορείτε να σκεφτείτε για τη δημιουργία του σπιτιού σας, ώστε να μην χρειάζεται να σκεφτείτε τι να πείτε όταν το τηλέφωνο κουδουνίζει και να το αλλάξετε ελαφρώς ανάλογα με τις περιστάσεις.
   • Εάν εργάζεστε ως χειριστής υποδοχής ή τηλεφωνικού καταλόγου, είναι σημαντικό να ελέγχετε πολύ καλά τη λειτουργία της επιχείρησης, επειδή εσείς πρέπει να βοηθήσετε τον καλούντα να λάβει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται. Μπορείτε απλά να πείτε, "γειά σου, εδώ το Εταιρείες, Joseph με τη συσκευή. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω; Έτσι, ο ανταποκριτής θα γνωρίζει σε ποιον μιλάει και ποια είναι η ταυτότητα της εταιρείας σας που θα του δώσει την ευκαιρία να συνεχίσει τη συζήτηση. Εάν εργάζεστε ως ιδιωτικός γραμματέας, προσδιορίστε το άτομο στο οποίο εργάζεστε (για παράδειγμα, "το γραφείο του κ. Smith, Joseph on the device"), διότι είναι πιθανό ότι αυτό είναι ακριβώς αυτό που αναζητά ο ανταποκριτής σας. ενταχθούν.
   • Εάν είστε μέρος μιας υπηρεσίας, ενημερώστε το άτομο τι κάνετε για να μάθετε τι είδους ερωτήσεις θα ζητήσετε. Προσδιορίστε τον εαυτό σας λέγοντας "γεια, αυτό είναι το λογιστικό της Jessica". Επιτρέψτε στον αναιρεσείοντα να γνωρίζει εάν έχει έλθει σε επαφή με το γραφείο ή το πρόσωπο που επιθυμεί και αν πρέπει να μιλήσει σε κάποιον άλλο.

5. 
   

   
   
   
   Κρατήστε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό κοντά στο τηλέφωνο. Αυτό θα σας επιτρέψει να σημειώσετε γρήγορα σημειώσεις σε περίπτωση που το άτομο θα ήθελε να σας αφήσει ή να σας δώσει άλλες πληροφορίες. Αποφύγετε να έχετε τον ανταποκριτή σας να περιμένει για το χρόνο να ψάξει κάτι για να γράψει.

Μέρος 2 Συζητήστε στο τηλέφωνο

1. 
   

   
   Χαμογελάστε ενώ μιλάτε. Ακόμα κι αν δεν είστε σε καλή διάθεση, απλώς χαμογελώντας και προσποιώντας ότι είναι έτσι μπορεί να κάνει ο ανταποκριτής σας να σκεφτεί ότι είστε συμπαθητικοί. Θα μπορούσε επίσης να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη διάθεσή σας.

2. 
   

   
   Μιλήστε καθαρά και επαγγελματικά. Δεδομένου ότι βρίσκεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, είναι σημαντικό εσείς και ο ανταποκριτής σας να κατανοούν ο ένας τον άλλον με σαφήνεια και ακρίβεια. Μιλήστε ήρεμα και προφέρετε τα λόγια σας έτσι ώστε να είστε σίγουροι ότι έχει πάει καλά και το καταλάβετε.
   • Αποφύγετε τη χρήση γνωστών εκφράσεων αργαλειού όπως "ναι", "σίγουρος" ή "nah." Μιλήστε με αυτόν, χρησιμοποιώντας σαφή λόγια και φράσεις όπως "ναι" και "όχι". Οποιεσδήποτε πληροφορίες ανταλλάσσετε με τον ανταποκριτή σας κατά τη διάρκεια του διαλόγου, αποφύγετε τυχόν σύγχυση μεταξύ σας.Μην ξεχάσετε να αναφέρετε τις συνήθεις ευγενείς φράσεις όπως "ευχαριστώ" και "τίποτα", αν υπάρχουν.
   • Εάν θέλετε να επικοινωνήσετε με τις συγκεκριμένες πληροφορίες του ατόμου, όπως είναι τα γράμματα ή οι αριθμοί τηλεφώνου (όπως όνομα ή αριθμός τηλεφώνου), ίσως είναι χρήσιμο να έχετε καλή γνώση του φωνητικού αλφάβητου. Με αυτό τον τρόπο, θα μπορούσατε να αποφύγετε τη σύγχυση των γραμμάτων που προφέρονται σχεδόν με τον ίδιο τρόπο όπως το "M" και το "N", εφαρμόζοντας χρήσιμες συμβουλές όπως το "M like eating".

3. 
   

   
   Μιλήστε επαγγελματικά στον ανταποκριτή. Χρησιμοποιήστε το όνομα του ατόμου ("Mr. Smith") και όχι το όνομά του, ειδικά αν δεν γνωρίζετε προσωπικά τον ανταποκριτή. Μην ξεχνάτε το όνομά του και τον απευθυνθείτε χρησιμοποιώντας το κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
   • Μπορεί να θέλετε να γράψετε το όνομα του ατόμου αμέσως μόλις σας λέει έτσι ώστε να το θυμάστε. Αυτό θα μπορούσε να είναι πολύ χρήσιμο.

4. 
   

   
   Μεταφέρετε την κλήση εάν είναι απαραίτητο. Αν κάποιος σας καλεί να εργαστείτε, είναι πολύ πιθανό ότι προσπαθούν να λύσουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή να θέσουν ερωτήσεις για να υποβληθούν σε συγκεκριμένο άτομο. Εάν δεν γνωρίζετε πραγματικά πώς να απαντήσετε σε μια ερώτηση ή ανησυχία, μην προσπαθήσετε να απαντήσετε σε αυτήν. Αντ 'αυτού, προτείνετε να μεταφέρετε την κλήση σας σε κάποιον που θα είναι σε καλύτερη θέση να απαντήσει και να σας βοηθήσει. Θα του δείξει επίσης ότι ενδιαφέρεστε για το πρόβλημά του και είστε διατεθειμένοι να τον βοηθήσετε να το λύσει.
   • Η πλειοψηφία των επιτραπέζιων τηλεφώνων έχει σήμερα μια δυνατότητα μεταφοράς κλήσεων. Μάθετε εάν αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη στο γραφείο σας και πώς λειτουργεί. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, πάρτε τον αριθμό του ατόμου που θα καλέσει ο ανταποκριτής σας και θα του δώσει τις πληροφορίες.
   • Θυμηθείτε να είστε όσο το δυνατόν πιο ευγενικοί με αυτό και προσφέρετε τη μεταφορά της κλήσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Φοβάμαι ότι δεν μπορώ να απαντήσω στην ερώτησή σας. Θα ήθελες να μεταφέρω την κλήση σας στον Jacques, ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει καλύτερα; "
   • Αν δεν υπάρχει κανένας άλλος, προτείνετε να το πάρετε. Μην ξεχάσετε να προωθήσετε αυτό αργότερα.

5. 
   

   
   Τερματίστε την κλήση επαγγελματικά. Μπορείτε να του πείτε καθαρά και ευγενικά ότι η συζήτηση έχει τελειώσει και ότι μπορεί να σταματήσει απλά λέγοντας "ευχαριστώ" ή "αντίο". Δεν πρέπει να υπάρχει σύγχυση σχετικά με το αν η συζήτηση πρέπει να συνεχιστεί ή όχι.
   • Αφήστε τον ανταποκριτή σας να τερματίσει. Έχει την κλήση, οπότε πρέπει να τον αφήσεις να πάρει αυτό που ήθελε όταν κάλεσε στην πρώτη θέση και έκλεισε τη συζήτηση. Εάν κλείσετε, ακόμα κι αν δεν είναι έτοιμος να τερματίσει τη συζήτηση, ίσως φαίνεται αγενής ή θα μπορούσατε να αφήσετε τη ζωτική πληροφορία να σας ξεφύγει.