Πώς να γράψετε ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέθοδος 1 Γράψτε ένα σχέδιο διαχείρισης των οργανωτικών αλλαγών
• Μέθοδος 2 Παρακολουθήστε αλλαγές στο έργο

Υπάρχουν δύο τύποι σχεδίων διαχείρισης αλλαγών. Το ένα αφορά την επίδραση των αλλαγών σε έναν οργανισμό και διευκολύνει τη μετάβαση. Το δεύτερο βοηθά στην παρακολούθηση των αλλαγών σε ένα ενιαίο έργο, δημιουργώντας ένα σαφές αρχείο αλλαγών στα προϊόντα ή το πεδίο εφαρμογής του έργου. Αυτά τα σχέδια αφορούν την επικοινωνία με τι πρέπει να γίνει με σαφήνεια και ακρίβεια.

στάδια

Μέθοδος 1 Γράψτε ένα σχέδιο διαχείρισης των οργανωτικών αλλαγών

1. 
   

   
   Δείξτε τους λόγους για τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν. Καταγράψτε τους παράγοντες που οδήγησαν στην απόφαση για αλλαγές, όπως η κακή απόδοση, η νέα τεχνολογία ή η αλλαγή στην αποστολή του οργανισμού.
   • Μια προσέγγιση είναι να περιγράψουμε την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης και τη μελλοντική κατάσταση που το σχέδιο αυτό έχει ως στόχο να δημιουργήσει.

2. 
   

   
   Καθορίστε τη φύση και το εύρος των αλλαγών. Περιγράψτε συνοπτικά τον αναμενόμενο χαρακτήρα του έργου. Προσδιορίστε εάν αυτό θα επηρεάσει τις θέσεις, τις αλλαγές διαδικασιών, τις αλλαγές πολιτικής ή την οργανωτική δομή. Κατάλογος τμημάτων, ομάδων εργασίας, συστημάτων ή οποιουδήποτε άλλου στοιχείου που μπορεί να προσαρμοστεί.

3. 
   

   
   
   
   Περιγράψτε την υποστήριξη των ενδιαφερομένων. Καταγράψτε όλους τους εμπλεκόμενους στο σχέδιο φορείς, για παράδειγμα, το υποκατάστημα, τον επικεφαλής της αποστολής, τον υποστηρικτή, τους καταναλωτές ή τους υπαλλήλους που επηρεάζονται από την αλλαγή. Για κάθε ένα από αυτά τα τμήματα, προσδιορίστε αν ο ενδιαφερόμενος θα υποστηρίξει τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν.
   • Θυμηθείτε να συντάξετε έναν πίνακα που θα μπορούσε να εξηγήσει με σαφήνεια και συνοπτικά αυτές τις πληροφορίες. Για κάθε συμβαλλόμενο μέρος, αξιολογήστε το επίπεδο προτεραιότητας (υψηλό, μεσαίο ή χαμηλό) των ακόλουθων δεδομένων: ευαισθητοποίηση, επίπεδο υποστήριξης, επιρροή.
   • Εάν είναι δυνατόν, διεξάγετε προσωπικές συνεντεύξεις για την αξιολόγηση της υποστήριξης των ενδιαφερομένων.

4. 
   

   
   Δημιουργήστε μια ομάδα. Αυτή η ομάδα θα είναι υπεύθυνη για την επικοινωνία με όλους τους ενδιαφερόμενους, για να ακούσει διάφορες ανησυχίες και να εξασφαλίσει ότι η επιχείρηση θα διεξαχθεί υπό τις καλύτερες δυνατές συνθήκες. Επιλέξτε ανθρώπους που είναι πολύ αξιόπιστοι στην επιχείρηση και που έχουν καλές δεξιότητες επικοινωνίας.
   • Θα πρέπει να προσλάβετε υποστηρικτή από ανώτερα στελέχη. Υπογραμμίστε ότι θα είναι ενεργό έργο για την προώθηση της αλλαγής, όχι μόνο για την έγκριση του σχεδίου.

5. 
   

   
   
   
   Ανάπτυξη μιας προσέγγισης με τη διοίκηση. Η λήψη της όλης υποστήριξης της εταιρείας είναι απαραίτητη για την επιτυχία της επιχείρησης. Επιτρέψτε σε όλα τα ανώτερα στελέχη να σχολιάσουν τις αλλαγές και να συνεργαστούν μεταξύ τους για να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο σε αυτό το έργο.

6. 
   

   
   Κάντε ένα σχέδιο για κάθε ηθοποιό. Για κάθε ενδιαφερόμενο, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που υποστηρίζουν το έργο, αξιολογεί τους κινδύνους και τα θέματα που εμπλέκονται. Αναθέστε στην υπεύθυνη ομάδα την αποστολή να αντιμετωπίσει αυτές τις ανησυχίες.

7. 
   

   
   Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Η επικοινωνία αποτελεί το βασικό στοιχείο αυτής της διαδικασίας. Επικοινωνήστε συχνά με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Ενισχύστε τους λόγους πίσω από τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν και τα οφέλη που θα προκύψουν από αυτά.
   • Οι ηθοποιοί πρέπει να λαμβάνουν επικοινωνία one-to-one, αμφίδρομη. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο είναι απαραίτητες.
   • Η επικοινωνία πρέπει να προέρχεται από έναν υπεύθυνο της κύριας διοίκησης, τον άμεσο επόπτη κάθε υπαλλήλου και κάθε άλλο εκπρόσωπο τον οποίο εμπιστεύονται οι φορείς. Όλες οι επικοινωνίες πρέπει να περάσουν με συνέπεια.

8. 
   

   
   Δώστε προσοχή σε οποιαδήποτε αντίσταση. Υπάρχει πάντα αντίσταση στην αλλαγή. Αυτό συμβαίνει σε ατομικό επίπεδο και επομένως πρέπει να επικοινωνήσετε προσωπικά με τους ενδιαφερόμενους για να ανακαλύψετε την αιτία αυτών των αντιστάσεων. Δώστε προσοχή στα παράπονα, ώστε η ομάδα διαχείρισης να τα διορθώσει. Αυτές οι ανησυχίες περιλαμβάνουν συνήθως τα ακόλουθα σημεία.
   • Δεν υπάρχει κίνητρο, ή καμία αίσθηση επείγουσας ανάγκης.
   • Καμία κατανόηση της γενικής κατάστασης ή των λόγων για την ανάγκη αλλαγών.
   • Η έλλειψη συμμετοχής στη διαδικασία.
   • Αβεβαιότητα σχετικά με τη σταθερότητα της εργασίας, τους μελλοντικούς ρόλους ή τις απαιτήσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για τις μελλοντικές θέσεις.
   • Η αποτυχία της διοίκησης να ανταποκριθεί στις προσδοκίες όσον αφορά την εφαρμογή της αλλαγής ή της επικοινωνίας.

9. 
   

   
   Πάρτε τα εμπόδια. Πρέπει να απαντήσετε σε αξιώσεις ενισχύοντας την επικοινωνία ή αλλάζοντας στρατηγική. Άλλες αξιώσεις μπορεί να απαιτούν συμπληρωματικές προσεγγίσεις, τις οποίες μπορείτε να συμπεριλάβετε στο σχέδιό σας ή να αναθέσετε σε τρίτους τη διοίκηση. Εξετάστε ποια από αυτές τις επιλογές είναι καλύτερο για τον οργανισμό σας.
   • Για οποιεσδήποτε αλλαγές στις θέσεις ή στη διαδικασία, καταστήστε την εκπαίδευση των εργαζομένων ύψιστη προτεραιότητα.
   • Εάν σχεδιάζετε μια μεταβατική περίοδο όσο το δυνατόν πιο ομαλή, προγραμματίζετε συνεδριάσεις ή αυξάνετε τα οφέλη των εργαζομένων.
   • Εάν οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν κίνητρα, να τους προσφέρει κίνητρα.
   • Αν αισθάνονται αποσυνδεδεμένα από το έργο, οργανώστε μια συνάντηση για να συγκεντρώσετε ανατροφοδότηση και να επανεξετάσετε τυχόν αλλαγές στο σχέδιο.

Μέθοδος 2 Παρακολουθήστε αλλαγές στο έργο

1. 
   

   
   Ορίστε τους ρόλους. Καταχωρίστε τους ρόλους που θα εκχωρηθούν σε κάθε ένα για αυτό το έργο. Περιγράψτε τις ευθύνες και τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε ρόλο. Τουλάχιστον, αναθέστε σε έναν αρχηγό της αποστολής να εφαρμόζει τις αλλαγές σε καθημερινή βάση, καθώς και ένας υποστηρικτής για να παρακολουθεί όλη την πρόοδο και να λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις.
   • Για μεγάλα έργα σε μια μεγάλη εταιρία, ίσως χρειαστεί να διαιρέσετε τους ρόλους μεταξύ πολλών ανθρώπων με εξειδικευμένες γνώσεις.

2. 
   

   
   Δημιουργήστε μια επιτροπή ελέγχου. Τα έργα πληροφορικής περιλαμβάνουν συνήθως μια επιτροπή ελέγχου αλλαγών που αποτελείται από εκπροσώπους από κάθε ομάδα ενδιαφερομένων. Αυτή η επιτροπή θα είναι υπεύθυνη για την έγκριση των αιτήσεων, αντί για τον επικεφαλής της αποστολής, και για την κοινοποίηση των αποφάσεων στους ενδιαφερόμενους. Αυτή η προσέγγιση είναι πολύ κατάλληλη για σχέδια με πολλούς ενδιαφερόμενους και μπορεί να απαιτεί συχνή επανεκτίμηση των βασικών στόχων.

3. 
   

   
   Δημιουργήστε μια διαδικασία για την εφαρμογή των αιτημάτων. Μόλις ένα μέλος της ομάδας εντοπίσει την πρόοδο, πώς μετακινείτε από την ιδέα στην πραγματικότητα; Περιγράψτε αυτήν τη διαδικασία εδώ, όπως συμφωνήθηκε από την ομάδα.Εδώ μπορεί να μοιάζει.
   • Τα μέλη της ομάδας πρέπει να συμπληρώσουν ένα έντυπο αίτησης και να το στείλουν στην Αρχή Έργου.
   • Το HOM θα πρέπει να εισαγάγει τις πληροφορίες από τη φόρμα στο αρχείο καταγραφής αιτημάτων και να ενημερώσει αυτό το αρχείο καταγραφής καθώς τα αιτήματα εξετάζονται ή απορρίπτονται.
   • Ο διαχειριστής καλεί τα μέλη της ομάδας να γράψουν ένα πιο συγκεκριμένο σχέδιο και να εκτιμήσουν την απαιτούμενη προσπάθεια.
   • Ο επικεφαλής της αποστολής αποστέλλει το σχέδιο στον υποψήφιο για πιθανή υιοθεσία.
   • Οι αλλαγές έγιναν. Τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται συχνά για την πρόοδο.

4. 
   

   
   Δημιουργήστε μια φόρμα αίτησης. Τα παρακάτω στοιχεία πρέπει να περιλαμβάνονται στη φόρμα και πρέπει να καταχωρούνται στο αρχείο καταγραφής αλλαγών.
   • Η ημερομηνία της αίτησης αλλαγής.
   • Ο αριθμός αιτήσεων που έχει ανατεθεί από τον διαχειριστή του έργου.
   • Τίτλος και περιγραφή.
   • Το όνομα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ο αριθμός τηλεφώνου του ατόμου που συμπληρώνει το έντυπο.
   • Η προτεραιότητα που δίνεται σε κάθε αίτημα (υψηλή, μεσαία ή χαμηλή). Για επείγουσες αλλαγές, μπορεί να χρειαστείτε συγκεκριμένες προθεσμίες.
   • Αριθμός προϊόντος και έκδοσης (για έργα πληροφορικής)

5. 
   

   
   Προσθέστε επιπλέον πληροφορίες. Το αρχείο καταγραφής αλλαγών πρέπει επίσης να είναι σε θέση να παρακολουθεί τις αποφάσεις που λαμβάνονται και να παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς την εφαρμογή τους. Εκτός από τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στα έντυπα υποψηφιότητας, θα χρειαστεί να κάνετε κράτηση για:
   • την έγκριση ή την απόρριψη των αιτήσεων,
   • την υπογραφή του προσώπου που θα εγκρίνει ή θα απορρίψει τις αιτήσεις,
   • το χρονοδιάγραμμα για την εφαρμογή των αλλαγών,
   • τις ημερομηνίες κατά τις οποίες θα λήξουν οι αλλαγές.

6. 
   

   
   Παρακολουθήστε τις σημαντικές αποφάσεις Εκτός από το αρχείο καταγραφής αλλαγών, το έργο θα μπορούσε να επωφεληθεί από μια σειρά σημαντικών αποφάσεων. Αυτή η δήλωση μπορεί να σας διευκολύνει μακροπρόθεσμα ή να συμβάλλετε στην παρακολούθηση έργων που έχουν λάβει κάποιες αλλαγές στη διαχείριση. Αυτός ο φάκελος μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως οδηγός επικοινωνίας για πελάτες ή φορείς διοίκησης. Για κάθε αλλαγή που πραγματοποιείται εγκαίρως, το πεδίο ή οι απαιτήσεις του έργου, τα επίπεδα προτεραιότητας ή η στρατηγική που πρόκειται να υιοθετηθεί περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες.
   • Ενεργοποιητής έργου.
   • Η ημερομηνία λήψης της απόφασης.
   • Περίληψη των λόγων που οδήγησαν στην απόφαση και της προσέγγισης που χρησιμοποιήθηκε για την επίτευξή τους. Παρακαλείσθε να συμπεριλάβετε όλα τα σχετικά έγγραφα στη διαδικασία.